Veranstaltungen: Teilnehmer, Zahlung, Absage

Einleitung
In diesem Video verwaltest du die Teilnehmer einer Veranstaltung. Wir nehmen das „Erste-Hilfe-Seminar“ aus dem letzten Video. Du siehst, wie Kunden online buchen, wie du selbst einträgst und austrägst, wie bezahlt wird und wie du absagst.

Teilnehmer und Termine auf einen Blick
Öffne „Einzelveranstaltungen“. Das Kalender-Symbol in der Zeile heißt „Teilnehmer & Termine“. Die Seite zeigt drei Kästen: „Teilnehmer“, „Warteliste“ und „Termine“. Fenja Beispiel hat sich schon selbst angemeldet. Du siehst ihre E-Mail, ihre Handynummer und wie sie bezahlt.

So bucht dein Kunde online
So hat Fenja gebucht: Auf der Veranstaltungsseite steht vor dem Buchen, wie bezahlt wird, hier „auf Rechnung“. Sie hakt die Buchungsbedingungen an. Dann klickt sie auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen“. Sie liest „Ihre Anmeldung war erfolgreich.“ und bekommt eine Bestätigung per E-Mail.

Einen Teilnehmer selbst eintragen
Meldet sich jemand per Telefon an, trägst du ihn selbst ein. Klicke auf „Teilnehmer hinzufügen“. Du wählst hier einen Kontakt, kein Tier. Angemeldet wird der Mensch. Bei „Teilnehmer“ wählen wir Lena Vorlage. Mit „Buchungsbestätigung per E-Mail senden“ bekommt sie alle Termine per Mail. Ohne Haken geht keine Mail raus. Klicke auf „Speichern“. Lena steht jetzt in der Teilnehmerliste. Im Büro kannst du auch nach dem Anmeldeschluss noch eintragen. Ist die Veranstaltung voll und die Warteschlange aus, meldet PetWorkers „Die maximale Teilnehmerzahl ist erreicht.“

So wird bezahlt
Jede Buchung erzeugt eine Rechnungsposition „Teilnahme an …“. Du findest sie beim Kunden unter „Leistungen“. Solange sie auf keiner Rechnung steht, zeigt die Teilnehmerliste rot „unberechnet“. Du rechnest sie wie gewohnt in der Leistungsverwaltung ab. Alternativ zahlt der Kunde mit einer Gruppen-Stempelkarte. Hake dazu „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren“ an und wähle Einheiten und Leistung. Hat der Kunde eine passende Karte mit genug Guthaben, werden die Einheiten abgebucht. Sonst entsteht die Rechnungsposition. Ein Abo bezahlt keine Veranstaltung.

Austragen, Warteliste und Absagen
Unter jedem Kasten lädst du über „CSV“ die Liste herunter. Das ist praktisch als Teilnehmerliste für den Seminartag. Zum Austragen klickst du in der Zeile auf das graue Kreuz. Mit „Diesen Kunden benachrichtigen.“ bekommt der Kunde eine Stornobestätigung. Wir lassen den Haken leer. Klicke auf „Teilnahme stornieren“. Die noch nicht berechnete Position wird gelöscht. Stand sie schon auf einer Rechnung, entsteht eine Gutschrift. Lena steht nicht mehr in der Liste. Nur Fenja ist noch angemeldet. Mit „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren“ landen Anmeldungen auf der Warteliste, sobald alle Plätze belegt sind. Der zweite Haken füllt frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteliste auf. Einen einzelnen Termin sagst du in der Terminliste über das Kreuz ab. Der Termin wird gelöscht, die Buchungen bleiben. Die ganze Veranstaltung sagst du in „Einzelveranstaltungen“ über den Papierkorb ab. Alle Buchungen werden storniert und alle Termine gelöscht. Mit „Teilnehmer benachrichtigen.“ bekommt jeder Teilnehmer eine Absage. Achtung: Die Veranstaltung ist danach endgültig weg, auch nicht im Papierkorb. Soll sie nur nicht mehr angeboten werden, sag sie nicht ab. Setze „Veranstaltung archivieren“ und speichere.

So sieht es dein Kunde
Fenja findet ihre Buchung im Kundenbereich unter „Veranstaltungen“, mit dem nächsten Termin oben. Unter „Hinweise für Teilnehmer“ steht der Text, den du am Termin hinterlegt hast. Über „Stornierungsoptionen“ kann sie bis zur Frist selbst stornieren, spätestens bis zum ersten Termin. Dort hakt sie die Erklärung an und klickt auf „Akzeptieren & stornieren“. Die Stornierung gilt sofort.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Teilnehmer buchen online oder du trägst sie ein. Jede Buchung wird als Position oder über die Stempelkarte bezahlt. Archivieren statt absagen, wenn nichts ausfällt. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Stempelkarte verkaufst und korrigierst.