Pensionsbuchung archivieren und wiederherstellen
Abgeschlossene Aufenthalte machen die Liste unter Pension → Buchungen mit der Zeit lang. Mit dem Archiv räumst du sie weg, ohne etwas zu löschen: Die Buchung bleibt mit allen Angaben und ihrer Rechnung erhalten und lässt sich jederzeit mit einem Klick zurückholen. Diese Anleitung zeigt beide Richtungen und was das Archiv sonst noch bewirkt.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — archivieren Buchungen unter Pension → Buchungen, sehen das Archiv und holen Buchungen daraus zurück.
- Deine Kunden — merken vom Archivieren nichts. Eine archivierte Buchung steht in ihrem Kundenbereich unter „Pension" weiter bei ihren Aufenthalten.
- Voraussetzung: „Pensionsmodul aktivieren" ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Module", eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Archivieren und „Buchung aus dem Archiv nehmen" verschicken nichts, weder an den Kunden noch an dich.
- Anders beim Stornieren über das Briefumschlag-Symbol: Dort gehen die Stornierungsnachricht an den Kunden und eine Kopie an dich raus, und die Buchung landet danach ebenfalls im Archiv. Das ist ein eigener Vorgang und in Tagesbetreuung & Pension beschrieben.
Buchung archivieren
- Klicke im Menü auf Pension → Buchungen.
- Such die Buchung. Tipp: Gib den Namen des Kunden oder des Tieres ins Suchfeld ein und klicke auf „Suchen".
- Klicke rechts in der Zeile auf das unterste Symbol, ein rotes Uhr-Symbol mit Pfeil. Beim Darüberfahren steht dort „Buchung archivieren".
Es gibt keine Rückfrage: Die Buchung verschwindet sofort aus der Liste.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Öffne das Archiv (siehe unten). Die Buchung steht dort unter „Buchungen im Archiv".
Achtung: Erstelle die Rechnung, bevor du archivierst. Im Archiv gibt es kein Rechnungssymbol, keinen Knopf zum Bearbeiten und keine Knöpfe „Check-In" und „Check-Out". Brauchst du eins davon, hol die Buchung vorher zurück.
Das Archiv öffnen
- Öffne Pension → Buchungen.
- Klicke oben rechts im Seitenkopf auf das rote Uhr-Symbol mit Pfeil („Archivierte Buchungen anzeigen").
- Die Seite zeigt den Kasten „Buchungen im Archiv", die neuesten Aufenthalte oben. Mit dem Suchfeld und „Suchen" findest du eine Buchung über den Namen des Kunden oder des Tieres; „Alle anzeigen" hebt die Suche wieder auf.
Stornierte Buchungen erkennst du im Archiv an dem roten Hinweis „Storniert am … Uhr — …", bei einer Stornogebühr zusätzlich an „Stornogebühr: … €".
Buchung aus dem Archiv zurückholen
- Öffne das Archiv wie oben beschrieben.
- Such die Buchung.
- Klicke rechts in der Zeile auf das blaue Uhr-Symbol mit Pfeil. Beim Darüberfahren steht dort „Buchung aus dem Archiv nehmen".
Auch hier gibt es keine Rückfrage. Die Buchung verschwindet aus dem Archiv und steht wieder unter Pension → Buchungen, mit Rechnungssymbol, Bearbeiten, Löschen, Stornieren und Archivieren.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Klicke oben rechts auf das blaue Uhr-Symbol („Aktive Buchungen anzeigen") oder im Menü auf Pension → Buchungen. Die Buchung steht wieder in der Liste; liegt ihr Zeitraum in der Zukunft oder läuft er gerade, erscheint sie auch wieder im Belegungsplan.
Was das Archiv bewirkt
| Wo | Aktive Buchung | Archivierte Buchung |
|---|---|---|
| Pension → Buchungen | ja | nein, nur im Archiv |
| Pension → Belegung, Belegung plus, Tagesübersicht | ja | nein |
| Warnung vor Doppelbelegungen | ja | nein |
| Pension → Bestandsbuch | ja | ja (nur stornierte Buchungen fehlen dort) |
| Kundenbereich des Kunden | ja | ja (stornierte Buchungen nicht) |
Die Rechnung der Buchung bleibt in jedem Fall unverändert unter Finanzen → Rechnungen.
Worauf du achten musst
- Archivieren ist kein Storno. Der Aufenthalt bleibt gebucht, und der Kunde sieht ihn weiter. Soll ein Aufenthalt nicht stattfinden, nutze das Briefumschlag-Symbol „Buchung stornieren (mit Nachricht an Kunde und Inhaber)".
- Archiviere nur, was vorbei ist. Eine archivierte Buchung taucht im Belegungsplan nicht mehr auf, ihr Platz sieht dort frei aus. Ist das Tier eingecheckt und noch nicht ausgecheckt, zählt PetWorkers es beim Tageslimit für Anfragen aber weiter mit.
- Unvollständige Buchungen (rot markiert mit „Nicht vollständig konfiguriert", etwa ohne Unterbringung oder ohne Leistung) haben kein Archiv-Symbol. Vervollständige sie über das Stift-Symbol oder lösche sie.
- Löschen einer abgerechneten Buchung archiviert sie. Hat die Buchung eine abgeschlossene Rechnung, löscht PetWorkers sie nicht, sondern verschiebt sie ins Archiv und meldet „Buchung ist bereits abgerechnet und wurde archiviert." Eine Buchung ohne Rechnung, mit Rechnungsentwurf oder mit stornierter Rechnung wird dagegen endgültig gelöscht, samt Entwurf bzw. stornierter Rechnung.
- Stornierte Buchungen besser im Archiv lassen. Holst du eine stornierte Buchung zurück, bleibt sie storniert, erscheint aber wieder in der Buchungsliste und im Belegungsplan.
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