Welche Buchung zieht vom Abo oder von der Stempelkarte ab?
Nicht jede Buchung kann ein Abo oder eine Stempelkarte nutzen, und nicht überall entscheidet PetWorkers automatisch. Diese Übersicht zeigt für jede Angebotsart, was geht und wo du es einstellst. „Abziehen" heißt: Die Buchung verbraucht Einheiten vom Abo-Kontingent des Monats oder vom Restguthaben der Karte und kommt nicht auf eine eigene Rechnung.
Wer hat Zugriff?
- Buchungen legen alle Rollen ab Beratung, Training & Betreuung an; die Wahl unter „Abrechnung" steht allen offen, die das Buchungsformular sehen.
- Zahlungsmethoden an Gruppen, Tarife und Leistungen ändern die Rollen, die diese Formulare bearbeiten dürfen (Leistungen: nur Administratoren).
- Deine Kunden — nutzen Abo und Stempelkarte auch bei ihren Online-Buchungen, wenn du den Zahlweg dort freigibst.
Welche E-Mails werden verschickt?
Das Abziehen von Einheiten verschickt keine eigenen E-Mails. Die Buchungsbestätigungen der jeweiligen Angebotsart gehen wie gewohnt raus. Wählst du beim Buchen „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)" mit „Rechnung sofort abschließen und per E-Mail versenden", geht die Rechnung an den Kunden.
Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Im Buchungsformular steht der Abschnitt Abrechnung. Dort siehst du, ob ein Abo oder eine Karte passt und wie viel frei ist. Bei Einzelterminen musst du Abo oder Karte selbst wählen, sonst entscheidet meist „Automatisch".
Die Grundregel
Die meisten Buchungsformulare im Backend haben den Abschnitt Abrechnung mit diesen Möglichkeiten:
- Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher) — Vorgabe. PetWorkers nimmt das erste, was passt.
- Einzelbuchung (Rechnung/Bar) — Abo und Karte werden übergangen, mit den Haken „Rechnungstellung beim Speichern" und „Rechnung sofort abschließen und per E-Mail versenden".
- Stempelkarte (Multipass) und Abonnement — nur dieser Weg. Wählbar erst, wenn PetWorkers eine passende Karte oder ein passendes Abo gefunden hat; daneben steht dann das Restguthaben oder der Grund, warum nicht.
Abgezogen wird immer nur, wenn Angebotsart, Leistung und Tier passen — und beim Abo nur, wenn es für den Monat des Termins einen Buchungssatz mit freiem Kontingent gibt. Eine Stempelkarte muss am Tag des Termins noch gültig sein. Archivierte, deaktivierte oder stornierte Karten werden nie belastet.
Je Angebotsart
| Angebotsart | Abo | Stempelkarte | Wo du es steuerst |
|---|---|---|---|
| Gruppenstunden | ja | ja | An der Gruppe unter Zahlungsmethoden: „Einzelbuchung (auf Rechnung)", „Abonnement", „Stempelkarte (Multipass)". Die Einheiten je Teilnahme stehen im Tarif der Gruppe („Einheiten"); weitere Karten je Tarif unter „Weitere Stempelkarten". Beim Buchen „Abrechnung" mit Automatik. |
| Einzeltermine | ja | ja | Keine Automatik: Im Terminformular unter „Abrechnung" ist „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)" vorgewählt — Abo oder Stempelkarte musst du ausdrücklich wählen. Einheiten: „Einheiten pro Buchung" an der Leistung. Ein Einzeltermin kann auch eine Gruppenstunden-Karte nutzen, wenn am Termin die Zahlung per Gruppen-Stempelkarte eingerichtet ist. Hat der Termin mehrere Tiere, richten sich Abo oder Karte nach dem ersten Tier. Mit Fahrtkosten geht nur eine Karte mit „Fahrtkosten inbegriffen" oder die Rechnung. Online: in Terminfreigaben und Verfügbarkeiten die Zahlwege „Abonnement" und „Stempelkarte (Multipass)" freigeben. |
| Kurse | nein | ja, mit einer Gruppenstunden-Karte | Im Kurstarif die Stempelkarten-Zahlung eintragen (welche Karte, wie viele Einheiten). Beim Buchen gibt es „Automatisch", „Einzelbuchung" und „Stempelkarte (Multipass)". Karten, die unter Leistungen → Kurse angelegt sind, werden dabei nicht eingelöst. |
| FlexKurse | nein | nein | FlexKurse werden immer einzeln berechnet. |
| Veranstaltungen (Einzel- und Serienveranstaltungen) | ja | ja | Über den Tarif der Veranstaltung; „Abrechnung" mit Automatik. Bei Einzelveranstaltungen zählen nur Abos und Karten ohne Tierbindung; das Abo braucht den Monat des ersten kommenden Termins. |
| Blockveranstaltungen | nein | nein | Im Buchungsformular gibt es nur die Einzelbuchung, auf Wunsch mit sofortiger Rechnung. |
| Tagesbetreuung | ja | ja | An der Tagesbetreuungs-Leistung: Reiter „Zahlung Standard-Stempelkarte / Abo" (Feld „Anzahl der Einheiten") und Reiter „Zahlung Stempelkarte für Gruppen" (Gruppenstunden-Karte als Ersatz). Reihenfolge: Abo → Tagesbetreuungs-Karte → Gruppenstunden-Karte → Einzelbuchung. Tage mit Fahrdienst laufen nur über Abo oder Karte mit „Fahrtkosten inbegriffen", sonst per Rechnung. |
| DogWalk | ja | ja | „Einheiten pro Walk (Abo-/Stempelkarten-Verbrauch)" an der Leistung; „Abrechnung" mit Automatik. |
| Hausbetreuung | ja | ja | „Einheiten pro Besuch (Abo-/Stempelkarten-Verbrauch)" an der Leistung; „Abrechnung" mit Automatik. Online: in den Verfügbarkeiten die Zahlwege freigeben. Die Anfahrt und die Zusatzleistungen werden immer extra berechnet, auch wenn der Besuch übers Abo läuft. |
| Pension pro | ja | ja | Keine Automatik: In Schritt 4 der Buchung wählst du je Tier und Zusatzleistung „Abo (…)", „Stempelkarte (…)" oder „Einzelbuchung". Abo und Karte der Leistungsart Pension; das Abo zählt im Monat der Anreise. Unterbringung, Zuschläge je Buchung und Leistungen je kg laufen immer einzeln. Details auf der Seite Abonnements. |
| Pension (Pension → Buchungen), Platzvermietung, Waren, Digitalprodukte | nein | nein | — |
So prüfst du vor dem Buchen, was abgezogen wird
- Öffne das Buchungsformular, zum Beispiel an einem Gruppentermin „Buchung hinzufügen".
- Wähle Tier und Tarif (oder Kunde, Leistung und Datum).
- Sieh im Abschnitt Abrechnung nach: Neben „Abonnement" und „Stempelkarte (Multipass)" steht, ob etwas passt und wie viel frei ist.
- Lass „Automatisch" stehen oder wähle den gewünschten Weg. Speichern.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Nach dem Speichern meldet PetWorkers zum Beispiel „Auf Abo gebucht." oder „Auf Stempelkarte gebucht.".
- Auf der Detailseite des Abos beziehungsweise der Karte steht die Buchung, und der Verbrauch ist gestiegen.
- In den Buchungslisten steht die Buchung als „keine Rechnung (Abo/Stempelkarte)".
Wenn etwas nicht klappt
- „Der Kunde besitzt kein passendes Abo (kein freies Kontingent für diesen Zeitraum)." — Monat nicht angelegt, Kontingent oder Wochenlimit voll, falsche Leistung oder falsches Tier. Siehe die Fehlersuche auf Abonnements.
- „Der Kunde besitzt keine passende Stempelkarte (kein ausreichendes Restguthaben)." — siehe die Fehlersuche auf Stempelkarten. Häufig ist die Karte am Tag des Termins schon abgelaufen.
- Einzeltermin wurde einzeln berechnet, obwohl eine Karte da ist. Bei Einzelterminen gibt es keine Automatik — „Stempelkarte (Multipass)" war nicht gewählt.
- Gruppe bucht nie aufs Abo. An der Gruppe fehlt unter „Zahlungsmethoden" der Haken „Abonnement".