CRM: Gespräche festhalten und Wiedervorlagen im Blick
Aktivitäten → CRM ist das Gedächtnis deiner Kundenbeziehungen. Jede Aktivität hält fest, wann du mit wem worüber gesprochen hast — und ob noch etwas zu tun ist. So weiß auch die Kollegin, dass Herr Zimmermann auf einen Rückruf wartet.
Die Liste erscheint erst nach dem Filtern
Beim Öffnen siehst du nur die Filterleiste. Die Liste kommt, sobald du auf Anzeigen klickst — bei vielen Einträgen bleibt die Seite so schnell.
- Datum mit Von und Bis — nur Aktivitäten in diesem Zeitraum. Ohne Haken spielt das Datum keine Rolle. Beim Kennzeichen „Wiedervorlage" wird der Zeitraum nie angewendet.
- Kennzeichen — „Alle" oder ein bestimmtes.
- Sortierung — ID, Kennzeichen, Datum (neueste zuerst) oder Fälligkeit.
- Aktivität / Kontakt — Suche im Text der Aktivität und im Namen des Kontakts. Steht hier etwas, werden alle übrigen Filter ignoriert.
- Nur unerledigte — blendet Erledigtes aus.
Die Liste zeigt Kontakt, Typ, Kennzeichen (als farbiges Etikett), Datum, Fällig und Erledigt. Im Zeilenmenü: Löschen, Als PDF anzeigen, Bearbeiten. Die Kopfzeile zählt, wie viele Wiedervorlagen fällig sind und wie viele Aktivitäten diese Woche dazukamen.
Eine Aktivität anlegen
Klick auf Neue Aktivität. Reiter Aktivität:
- Datum — wann das Gespräch war, vorbelegt mit heute.
- Fälligkeit — dein Wiedervorlage-Datum: bis wann muss etwas passieren?
- Kontakt — mit wem.
- Typ — wie, zum Beispiel Telefonat, E-Mail-Nachricht / Brief oder persönliches Gespräch.
- Kennzeichen — das farbige Etikett, etwa „Wartet auf Rückruf" oder „Wiedervorlage". Die Liste pflegst du unter Stammdaten → CRM-Kennzeichen (Anleitung).
- Aktivität — der Inhalt, mit Textformatierung.
- Anlage — eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei, zum Beispiel ein eingescannter Brief.
Erledigen
Im Reiter Erledigt trägst du Erledigt am und Anmerkungen zur Erledigung ein. Solange „Erledigt am" leer ist, gilt die Aktivität als offen und zählt bei fälliger Wiedervorlage mit.
CRM in der Kontaktkartei
Die Aktivitäten eines einzelnen Kontakts findest du auch in seiner Kartei im Reiter CRM — praktisch, wenn der Kunde gerade anruft und du die Vorgeschichte brauchst.