Doppelte Kontakte zusammenführen („Assistent für doppelte Kontakte“)

Einleitung
In diesem Video räumst du doppelte Kontakte auf. Das passiert schnell: Ein Kunde ruft an, und jemand legt ihn neu an, obwohl es ihn schon gibt. Unser Beispiel ist Nele Vorlage. Sie steht zweimal in PetWorkers, beide Male mit derselben E-Mail-Adresse. Wir finden die Dublette, übernehmen fehlende Angaben und entfernen den doppelten Eintrag.

Wo du es findest
Den Assistenten findest du links im Menü unter „System“ und „Werkzeuge“. Im Kasten „Assistent für doppelte Kontakte“ klickst du auf „Assistent starten“. Die Suche dauert einen Moment, warte einfach ab.

Die Liste lesen
Oben stehen Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse. Die musst du immer bereinigen, sonst weiß PetWorkers bei der Anmeldung im Kundenbereich nicht, wer sich anmeldet. Jede Gruppe beginnt mit einer orangen Zeile „Duplikate gefunden für E-Mail-Adresse“. Darunter steht jeder Kontakt mit Nummer, Name, Anschrift und E-Mail. Rechts steht, wie viele abgeschlossene Rechnungen ein Kontakt hat. Behalte möglichst den Kontakt, an dem schon Rechnungen und Buchungen hängen. Mit dem Stift öffnest du das Formular des Kontakts, mit dem gelben Ordner darüber seine Kundenkartei. Beides öffnet sich in einem neuen Tab. Der rote Papierkorb verschiebt einen Kontakt in den Papierkorb. Den brauchen wir gleich. Weiter unten sucht der Assistent nach Kontakten mit gleichem Vornamen, Nachnamen, gleicher Postleitzahl und gleichem Ort. Auch hier steht unsere Nele.

Angaben übernehmen
Wichtig: PetWorkers führt die beiden nicht automatisch zusammen. Schau dir deshalb zuerst beide Karteien an. Beim jüngeren Kontakt Nummer 261 steht eine Festnetznummer, die beim älteren fehlt. Wir behalten den älteren Kontakt Nummer 260. Dort steht nur die Handynummer. Also öffnest du beim Kontakt 260 das Formular und trägst die Festnetznummer bei „Telefon privat“ ein. Dann klickst du auf „Speichern“ und landest wieder in der Kontaktliste. Jetzt hat der bleibende Kontakt alle Angaben.

Das Duplikat entfernen
Zurück im Assistenten klickst du beim Duplikat Nummer 261 auf den roten Papierkorb. PetWorkers fragt nach: „Soll der gewählte Kontakt wirklich gelöscht werden?“ Mit „Kontakt löschen“ bestätigst du. Mit „Abbrechen & zurück zur Übersicht“ passiert nichts. Der Kontakt liegt jetzt im Papierkorb und steht in keiner Kontaktliste mehr. Oben erinnert dich der Hinweis „Es befinden sich Kontakte im Papierkorb.“

So siehst du, dass es geklappt hat
Im Assistenten steht beim Duplikat jetzt: „Dieser Datensatz befindet sich bereits im Papierkorb.“ Die Gruppe bleibt sichtbar, bis du das Duplikat im Papierkorb endgültig löschst. Wie das geht, zeige ich dir im Video zum Papierkorb.

Wenn sich ein Duplikat nicht löschen lässt
Hängen an einem Kontakt schon Rechnungen oder Buchungen, lässt er sich nicht löschen. Dann steht dort „Der Kontakt kann nicht gelöscht werden“ mit dem Grund. In dem Fall schaltest du im Kontakt „Account ist aktiv“ ab und trägst „Nicht mehr Kunde seit“ ein, so wie es der Hinweis sagt. Bei doppelter E-Mail-Adresse änderst du außerdem seine E-Mail, zum Beispiel auf vorname.nachname@nomail.local.

Zusammenfassung
Doppelte Kontakte findest du unter „System“, „Werkzeuge“ und „Assistent für doppelte Kontakte“. Übernimm fehlende Angaben von Hand und verschiebe das Duplikat dann in den Papierkorb. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du viele Kontakte und Tiere auf einmal aus einer Datei übernimmst.