Verfügbarkeiten: wann die Pension geöffnet hat
Unter Pension → Verfügbarkeiten legst du fest, in welchen Zeiträumen deine Pension Gäste aufnimmt — zum Beispiel nur von Ostern bis Oktober, oder das ganze Jahr außer in den Betriebsferien. Außerhalb dieser Zeiträume ist die Pension geschlossen: Kunden können dann keinen Aufenthalt anfragen, und auch im Büro lässt sich keine Buchung in einen geschlossenen Zeitraum legen. Die Verfügbarkeiten gelten für die Pension und für Pension pro gemeinsam — beide teilen sich ja auch die Plätze.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — sehen und pflegen die Verfügbarkeiten und den Schalter in den Einstellungen.
- Alle anderen Rollen — sehen den Menüpunkt nicht; für sie wirken die Zeiträume beim Anlegen und Einbuchen.
- Deine Kunden — sehen im Anfragekalender nur noch die geöffneten Tage.
- Voraussetzung: Die Einstellung „Pensionsmodul aktivieren" ist unter System → Einstellungen → Module eingeschaltet. Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
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Kurz gesagt: Hast du das ganze Jahr geöffnet, musst du hier nichts tun. Sonst klicke auf „Verfügbarkeit hinzufügen" und trage Beginn und Ende deiner Saison ein. Betriebsferien trägst du unter Unternehmen → Urlaube ein.
So funktioniert es
- Keine Zeiträume eingetragen: Die Pension ist an jedem Tag geöffnet — so, wie du es bisher kennst. Wer das ganze Jahr geöffnet hat, muss hier nichts tun.
- Mindestens ein Zeitraum eingetragen: Ein Aufenthalt muss vollständig in einem geöffneten Zeitraum liegen — von der Anreise bis zur Abreise. Liegt auch nur ein Tag dazwischen außerhalb, wird die Anfrage oder Buchung abgelehnt.
- Zeiträume dürfen sich überschneiden oder direkt aneinander anschließen. Der Zeitraum gilt einschließlich Beginn- und Endtag.
- An welchen Wochentagen gebracht und geholt werden darf, regeln weiterhin die Bring- und Holzeiten. Die Verfügbarkeiten kommen als zweite Regel dazu.
So legst du einen Zeitraum an
- Klicke im Menü auf Pension → Verfügbarkeiten.
- Klicke oben rechts auf „Verfügbarkeit hinzufügen".
- Trage Beginn und Ende ein — der erste und der letzte Tag, an dem Gäste im Haus sein dürfen.
- Gib bei Bedarf eine Bezeichnung (optional) ein, zum Beispiel „Saison 2027". Notizen für dich gehören in Vermerke (intern). Beides sehen deine Kunden nicht.
- Klicke auf Speichern.
So erkennst du, dass es geklappt hat: In der Liste Geöffnete Zeiträume siehst du je Zeitraum, ob er läuft, noch kommt oder schon vorbei ist. Mit dem Stift änderst du ihn, mit dem roten Kreuz verschiebst du ihn in den Papierkorb. Bestehende Buchungen bleiben davon unberührt.
Urlaube und Sperrzeiten zusätzlich beachten
Unter Unternehmen → Urlaube trägst du Betriebsferien und andere Sperrzeiten ein; der Knopf „Urlaube / Sperrzeiten" führt direkt dorthin. Ob diese Sperrzeiten die Pension zusätzlich schließen, entscheidet der Schalter „Verfügbarkeiten: allgemeine Sperrzeiten gelten zusätzlich" unter System → Einstellungen → Pension (Knopf „Einstellungen Pension"). Ab Werk ist er eingeschaltet — eingetragene Betriebsferien schließen die Pension also. Schaltest du ihn aus, ändern Urlaube an der Pension nichts. Es zählen nur Urlaube ohne Mitarbeiter (Sperren für den ganzen Betrieb), nicht der Urlaub einer einzelnen Person.
Auf der Seite Verfügbarkeiten siehst du unten im Kasten Allgemeine Sperrzeiten, ob der Schalter an ist, und welche Sperrzeiten anstehen.
Was deine Kunden sehen
- Im Anfragekalender auf deiner Website sind geschlossene Tage rot hinterlegt, mit „geschlossen" beschriftet und nicht wählbar. Über dem Kalender stehen die geöffneten Zeiträume.
- Als Abreisetag lassen sich nur Tage wählen, bis zu denen die Pension ab der Anreise durchgehend geöffnet ist.
Für dich im Büro
- Die Buchungsformulare der Pension und von Pension pro lehnen einen Zeitraum ab, der einen geschlossenen Tag enthält, und nennen dir die Tage.
- Eine Anfrage, deren Zeitraum inzwischen geschlossen ist, lässt sich nicht einbuchen — sie bleibt offen, bis du die Zeiträume anpasst oder sie absagst.
- Bestehende Buchungen kannst du weiter bearbeiten; geprüft wird nur, wenn du den Zeitraum änderst.
Wenn etwas nicht klappt
- Der Menüpunkt „Verfügbarkeiten" fehlt — Nur Administratoren sehen ihn.
- Kunden können plötzlich keine Tage mehr wählen — Es gibt Zeiträume, aber keiner deckt die gewünschten Tage ab. Lege einen passenden Zeitraum an oder lösche alle Zeiträume, wenn du ganzjährig geöffnet hast.
- Betriebsferien sperren die Pension, obwohl du das nicht willst — Schalte „Verfügbarkeiten: allgemeine Sperrzeiten gelten zusätzlich" unter System → Einstellungen → Pension aus.
- Eine Buchung wird mit einem geschlossenen Tag abgelehnt — Der Aufenthalt reicht über das Ende eines Zeitraums oder in eine Sperrzeit. Verkürze den Aufenthalt oder passe den Zeitraum an.