Kunden Abos direkt buchen lassen (ohne Anfrage)
Stammkunden, denen du vertraust, sollen ein Abo nicht erst anfragen, sondern gleich verbindlich buchen dürfen. Das stellst du an einer Kontaktgruppe ein. Alle anderen Kunden fragen weiterhin an.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung — bearbeiten Kontaktgruppen unter Basisdaten → Kontaktgruppen.
- Deine Kunden in dieser Gruppe — buchen im Kundenbereich unter „Abonnements online buchen" verbindlich.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Abonnement: Buchungsbestätigung — an den Kunden, sobald er bucht. Automatisch.
- Neue Abo-Buchung — an dich, gleichzeitig. Automatisch.
- Rechnung — an den Kunden, sofort abgeschlossen und verschickt, wenn an der Gruppe „Rechnung sofort erstellen" an ist oder der Kunde „Per Rechnung" wählt.
Den Wortlaut der Kunden-E-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen. Jede gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung; welche verschickt wird, richtet sich nach der Anrede im Kontakt. Die Meldungen an dich gehen an die Adresse unter System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen, Feld „Empfänger: Abonnement-Buchungen/-Kündigungen" — ist dort nichts eingetragen, an die E-Mail-Adresse deiner Firma.
Voraussetzungen
- Mindestens eine Abo-Vorlage mit „Online-Buchung im Kundenbereich erlauben".
- Eine Kontaktgruppe, in der die Kunden Mitglied sind (oder werden).
Schritt für Schritt
- Klicke im Menü auf Basisdaten → Kontaktgruppen und bearbeite die Gruppe, zum Beispiel „Online-Direktbucher".
- Setze den Haken Direktbuchung von Abos für diese Gruppe erlauben.
- Wähle bei Beginn der Direktbuchung: „Sofort (Beitrittsmonat anteilig berechnet)" oder „Zum 1. des Folgemonats (voller Monat)".
- Setze Rechnung sofort erstellen, wenn die Rechnung für den ersten Zeitraum immer gleich entstehen soll. Ohne Haken entscheidet die Zahlungsart, die der Kunde wählt.
- Speichere die Gruppe.
- Nimm die Kunden, die direkt buchen dürfen, in diese Kontaktgruppe auf.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Ein Mitglied sieht im Kundenbereich unter „Abonnements online buchen" am Ende den Knopf „Abonnement verbindlich buchen" statt „Abonnement anfragen" und den Hinweis, ab wann das Abo gilt.
- Nach der Buchung steht das Abo sofort in der Kontaktkartei, Reiter Abonnements — es erscheint keine Anfrage.
Häufige Fehler
- Kunde in mehreren Gruppen mit Direktbuchung. Es gelten die Einstellungen der Gruppe mit der kleinsten Nummer.
- Kunde bekommt trotzdem nur „anfragen". Er ist nicht Mitglied der Gruppe oder die Mitgliedschaft wurde entfernt.
- Beginn „Zum 1. des Folgemonats" — Laufzeit und erster Buchungssatz liegen im nächsten Monat. Im laufenden Monat kann der Kunde noch nicht auf das Abo buchen.