Importdatei vorbereiten: Kontakte und Tiere mit Beispieldateien

Hier siehst du, wie die Datei für den Import deiner Kontakte und Tiere aussehen soll. Mit den Beispieldateien zum Herunterladen sparst du dir das Ausprobieren: Du trägst deine Daten einfach in die Vorlage ein.

So lädst du die Beispieldateien herunter

Es gibt zwei Beispieldateien. Beide enthalten nur erfundene Personen.

• Beispieldatei Minimal — nur die vier wichtigsten Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Tiername. Für den schnellen Umstieg reicht das.
• Beispieldatei Vollständig — alle 101 Spalten, die der Import kennt. Darin: eine Kundin mit zwei Hunden, ein Kunde mit Katze, eine Firma mit Hund, eine Kundin ohne Tier und ein Lieferant ohne E-Mail-Adresse.

Download direkt hier: Beispieldatei Minimal (Excel) · Beispieldatei Vollständig (Excel) · Minimal (CSV) · Vollständig (CSV)

Oder in PetWorkers:

1. Klicke im Menü auf System → Datenimport.
2. Klicke unter der Tabelle auf Beispieldatei Minimal oder Beispieldatei Vollständig. Dein Browser lädt die Excel-Datei herunter.

   

3. Du kannst auch zuerst auf den Pfeil in der Zeile Kontakte und Tiere klicken. Dort stehen im Kasten So sieht die Importdatei aus alle vier Beispieldateien und die wichtigsten Regeln.

   

4. Öffne die Datei mit Excel, Numbers oder LibreOffice.
5. Lösche die Beispielzeilen ab Zeile 2. Die erste Zeile mit den Spaltennamen bleibt stehen.
6. Trage deine Kontakte und Tiere ein. Spalten, die du nicht brauchst, darfst du löschen.
7. Speichere die Datei wieder als Excel-Datei (.xlsx).

So ist die Datei aufgebaut

• Erste Zeile: die Spaltennamen. Heißen sie wie in den Tabellen unten, ordnet PetWorkers sie von selbst zu. Andere Namen ordnest du beim Import von Hand zu.
• Ab der zweiten Zeile: eine Zeile je Tier. Ein Kontakt ohne Tier bekommt eine Zeile, in der die Tierspalten leer bleiben.
• Reihenfolge der Spalten: egal.
• Höchstens 5.000 Zeilen je Datei. Mehr Zeilen teilst du auf mehrere Dateien auf.
• Dateiart: Excel (.xlsx, auch .xls und .ods) oder CSV. Bei CSV erkennt PetWorkers Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tabulator) und Zeichensatz selbst. Am sichersten ist UTF-8 mit Semikolon.

Ein Kunde mit mehreren Tieren

Für jedes Tier schreibst du eine eigene Zeile. Die Kontaktdaten wiederholst du in jeder Zeile. So sieht das in der Minimal-Datei aus:

Daraus werden drei Kontakte und drei Tiere: Anna Beispiel mit Bello und Luna, Jonas Muster mit Rocky und Petra Probe ohne Tier.

• So erkennt PetWorkers denselben Kontakt: an der gleichen E-Mail-Adresse. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Ohne E-Mail-Adresse müssen Vorname, Nachname, Firma und PLZ in allen Zeilen genau gleich sein. Schon ein Tippfehler ergibt einen zweiten Kontakt.
• Es zählen die Kontaktdaten der ersten Zeile. Stehen in der zweiten Zeile eine andere Telefonnummer oder andere Gruppen, übernimmt PetWorkers sie nicht.

Kontakte und Tiere, die es schon gibt

• Gibt es einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse schon in PetWorkers, bleibt er unverändert. Neue Tiere aus der Datei hängt PetWorkers an diesen Kontakt an.
• Ohne E-Mail-Adresse gilt dasselbe für Vorname, Nachname, Firma und PLZ.
• Hat der Kontakt schon ein Tier mit demselben Namen, überspringt PetWorkers dieses Tier.
• Ist eine Kundennummer aus der Datei schon vergeben, bekommt der neue Kontakt eine neue Nummer.

Du kannst eine Datei also ein zweites Mal importieren, ohne doppelte Kontakte anzulegen. Der Probelauf zeigt dir vorher, wie viele Kontakte es schon gibt.

Diese Formate versteht der Import

• Datum: TT.MM.JJJJ, zum Beispiel 14.05.1985. Auch 14.5.1985, 14.05.85 und 1985-05-14 gehen. In Excel darf die Zelle auch als Datum formatiert sein.
• Zahlen: mit Komma, zum Beispiel 32,5. Ohne Einheit und ohne %-Zeichen.
• Ja/Nein-Felder: ja oder nein. Auch x, 1 und 0 gehen.
• Auswahlfelder (Anrede, Land, Kundengruppe, Kontaktgruppen, Zahlungsart, Tierart, Rasse, Geschlecht, Kastrationsstatus, Verträglichkeit): genau so schreiben, wie der Eintrag in deinen Stammdaten heißt. Groß- und Kleinschreibung ist egal. Kundengruppen und Kontaktgruppen legst du vor dem Import an.
• Leere Zellen bleiben leer. Fehlt eine Spalte ganz, setzt PetWorkers Standardwerte: Kunde und aktiv, dein Standardland, deine Standard-Kundengruppe, Tierart Hund.

Alle Spalten für den Kontakt

Pflicht sind nur „Nachname“ oder „Firma“ und für jedes Tier der „Tiername“. Alle anderen Spalten sind freiwillig. Die meisten Beispiele stammen aus der Beispieldatei Vollständig.

¹ Eine der beiden Spalten „Nachname“ oder „Firma“ muss gefüllt sein.

Alle Spalten für das Tier

Tierangaben ohne Tiername übernimmt PetWorkers nicht.

So importierst du die fertige Datei

1. Klicke im Menü auf System → Datenimport.
2. Klicke in der Zeile Kontakte und Tiere auf den Pfeil.
3. Klicke im Kasten 1. Datei hochladen auf Datei auswählen und wähle deine Datei aus.
4. Klicke auf Weiter zur Zuordnung.

   

5. Prüfe unter Übernehmen als, ob jede Spalte richtig zugeordnet ist. Spalten, die du nicht brauchst, stellst du auf „– nicht importieren –“.
6. Klicke auf Probelauf.

   

7. Lies das Ergebnis im Kasten 3. Probelauf. Gespeichert ist noch nichts. Steht dort „Fehler“ oder „Hinweise“, klappe die Liste auf und korrigiere die genannten Zeilen.
8. Klicke auf 4. Jetzt importieren und bestätige die Rückfrage.

   

Geklappt hat es, wenn oben die Meldung „Import abgeschlossen: … neue Kontakte, … neue Tiere.“ erscheint. Der Import steht danach unter Bisherige Importe. Dort machst du ihn mit Rückgängig machen wieder rückgängig, solange an den Kontakten und Tieren noch nichts hängt. Mehr dazu unter Datenexport und Datenimport.

Wenn etwas nicht klappt

• „Keine Spalte ist „Nachname“ oder „Firma“ zugeordnet.“ — Keine Spalte ist dem Nachnamen oder der Firma zugeordnet. — Stelle bei der Spalte mit dem Nachnamen unter „Übernehmen als“ Nachname ein.
• „Nachname und Firma fehlen. Zeile übersprungen.“ — In dieser Zeile sind beide Zellen leer. — Trage einen Nachnamen oder eine Firma ein.
• Ein Kunde mit zwei Tieren erscheint doppelt. — Die E-Mail-Adresse ist in den beiden Zeilen unterschiedlich oder fehlt einmal. — Schreibe in beide Zeilen genau dieselbe E-Mail-Adresse.
• PLZ ohne führende Null oder Chipnummer wie 2,76E+14. — Excel hat die Zahl umgewandelt, meist beim Öffnen einer CSV-Datei per Doppelklick. — Nimm die Excel-Beispieldatei, dort sind alle Zellen als Text formatiert.
• Hinweis „Wert … nicht erkannt, Feld bleibt leer.“ — Der Wert heißt anders als in deinen Stammdaten, oder ein Datum hat ein anderes Format. — Schreibe den Wert wie in den Stammdaten bzw. als TT.MM.JJJJ und starte den Probelauf neu.