„Datenexport“ und Datensicherung
PetWorkers Classic · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
So holst du deine Daten aus PetWorkers heraus. Kontakte und Kontakte mit Tieren als Excel- oder CSV-Datei, die Liste der Newsletter-Abonnenten, der Weg zum DATEV-Export und der Export der Rechnungsliste. Und zur Sicherung: PetWorkers sichert deine Daten täglich.
Kapitel im Video
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„Datenexport“ und Datensicherung
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Einleitung
In diesem Video holst du deine Daten aus PetWorkers heraus. Das brauchst du zum Beispiel für eine eigene Kopie, eine Adressliste oder dein Steuerbüro. Als Beispiel laden wir alle Kontakte als Datei herunter. Danach zeige ich dir die übrigen Exporte und wie es mit der Sicherung aussieht.
Kontakte herunterladen
Den Datenexport findest du links unter „System“ und dann „Datenexport“. Ihn sehen Administratoren und die Buchhaltung. Der Menüpunkt trägt noch das Zeichen „beta“. Die Funktion ist also neu und wird noch weiter ausgebaut. Die erste Zeile heißt „Kontakte“. Sie enthält alle Kontakte mit Adresse, Telefon, Gruppen, Bankverbindung und Einwilligungen. In Klammern steht, wie viele Einträge es sind. Rechts klickst du auf „Excel“. Die Datei landet sofort in deinem Download-Ordner. Es wird nichts verschickt. Du öffnest sie mit Excel, Numbers oder LibreOffice. So sieht die Datei aus: eine Zeile je Kontakt, mit Kundennummer, Name, Anschrift, E-Mail und vielen weiteren Spalten. Kennwörter stehen nicht in der Datei. Gelöschte Kontakte aus dem Papierkorb auch nicht. Inaktive und archivierte Kontakte sind dabei, du erkennst sie an den Spalten „Aktiv“ und „Archiviert“.
Kontakte mit Tieren und CSV
Die zweite Zeile heißt „Kontakte mit Tieren“. Hier steht eine Zeile je Tier, mit allen Angaben zum Halter, zu Impfungen und Gesundheit. Statt Excel kannst du auch „CSV“ wählen. Eine CSV-Datei ist eine einfache Textliste, die fast jedes Programm öffnen kann. Tipp: Die Datei „Kontakte mit Tieren“ ist zugleich die Vorlage für den Datenimport. Ihre Spalten erkennt der Import von selbst.
Newsletter, DATEV und Rechnungen
In der dritten Zeile öffnet der Pfeil die „Newsletter-Abonnenten“. Hier stehen alle E-Mail-Adressen mit Newsletter-Haken zum Kopieren. Setze sie in deinem Mailprogramm immer ins Feld „BCC“, nie ins Feld „An“. So sehen deine Kunden die Adressen der anderen nicht. In der letzten Zeile „DATEV“ führt dich der Pfeil zum Export für die Buchhaltung, also für dein Steuerbüro. Dort holst du Buchungsstapel, Belege und Stammdaten für dein Steuerbüro. Das erkläre ich ausführlich im Video zum DATEV-Export. Auch unter „Finanzen“, „Rechnungen“ gibt es einen Kasten „Export“. Dort lädst du die Belege als ZIP-Datei oder die Rechnungsliste als CSV-Datei herunter. Viele Listen in PetWorkers haben außerdem unten rechts den Link „CSV“. Damit lädst du genau diese Liste herunter, hier zum Beispiel die Liste deiner Portalseiten.
Datensicherung
Und die Sicherung? Darum musst du dich nicht kümmern. PetWorkers sichert deine Daten täglich. Möchtest du zusätzlich eine eigene Kopie, lade einfach regelmäßig die Kontakte und die Kontakte mit Tieren herunter.
Tipps
Wichtig: In den Dateien stehen persönliche Daten, auch Bankverbindungen und Gesundheitsangaben. Bewahre sie geschützt auf und gib sie nur weiter, wenn es nötig ist.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: Deine Daten holst du unter „System“, „Datenexport“ als Excel oder CSV. Belege fürs Steuerbüro gibt es bei DATEV und in der Rechnungsliste. Gesichert wird täglich. Im nächsten Video zeige ich dir die Cloudeinstellungen: Speicherplatz und Kalender in der PetWorkers-Cloud.