Terminfreigabe: freie Termine online anbieten

Mit einer Terminfreigabe bietest du deinen Kunden ein freies Zeitfenster für einen Einzeltermin an. Der Kunde wählt im Kundenportal Termin und Leistung und schickt eine Anfrage. Gebucht ist der Termin erst, wenn du die Anfrage einbuchst. Diese Seite zeigt, wie du einzelne Freigaben und ganze Serien anlegst, wer sie sieht, wie du eine Freigabe selbst für einen Kunden einbuchst und was du beim Löschen beachten musst.

So funktioniert die Terminfreigabe

1. Du legst eine Freigabe an: Mitarbeiter, Terminart, Datum, Uhrzeit, buchbare Leistungen.
2. Im Sichtbarkeitszeitraum der Freigabe sieht der Kunde sie auf der Portalseite für diese Terminart.
3. Der Kunde wählt eine Leistung, beschreibt sein Anliegen und klickt auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen". Die Freigabe ist damit für ihn reserviert und für andere Kunden nicht mehr zu sehen.
4. Die Anfrage erscheint unter Terminverwaltung → Anfragen. Du buchst sie ein oder lehnst sie ab.
5. Beim Einbuchen entsteht ein Einzeltermin mit Abrechnung.

Einmalig einrichten

1. Terminart: Unter Stammdaten → Terminarten braucht jede Terminart zwei Namen. „Terminart (Bezeichnung)" siehst du intern, „Name im Kalender (Freigabe)" liest der Kunde.
2. Leistungen: Unter Stammdaten → Leistungen legst du für Einzelstunden die Leistungen an, die Kunden wählen dürfen. Name, Preis und Beschreibung sieht der Kunde bei jeder Freigabe.
3. Portalseite: Unter Layout → Seitenverwaltung legst du eine Seite an oder öffnest eine vorhandene, wählst als Seitenmodul „Einzeltermine (Terminart daneben wählen)" und daneben die Terminart. Die Seite zeigt nur Freigaben genau dieser Terminart. Siehe Layout & Kundenportal.
4. Texte und Frist: Unter System → Einstellungen → Terminfreigabe findest du unter anderem:
   • „1.) Seitentext: Titel über Buchungsblock", „2.) Seitentext: Titel für Terminauswahl" und „3.) Seitentext: Text für Terminauswahl",
   • „Weitere Hinweise für die Terminbuchung (optional)" — erscheint als Kasten „Weitere Hinweise" auf der Buchungsseite und in den Mails zur Anfrage,
   • „Buchbare Termine im Kalender öffentlich" und „Anzeigelimit buchbare Termine" für den Kalender des Kundenportals,
   • „Stornoanfragen möglich vor dem Termin (in Stunden)" — die Vorgabe für alle Termine (ab Werk 48),
   • die Texte „Storno (Termin): …" für die Stornoanfrage im Kundenbereich.

Die Seite „Terminfreigabe"

Unter Terminverwaltung → Terminfreigabe steht die Liste aller Freigaben, die noch nicht eingebucht sind, sortiert nach Datum. Liegen Anfragen vor, erscheint oben der rote Hinweis „Es liegen Terminanfragen zur Bearbeitung vor." mit dem Knopf Terminanfragen bearbeiten.

Jede Zeile zeigt:

• Reservierung — den Kunden, wenn die Freigabe angefragt ist, sonst leer.
• Termin — Wochentag, Datum, Uhrzeit, Terminart und Mitarbeiter.
• Leistungen / Einschränkungen — die buchbaren Leistungen, die Kontaktgruppen (oder „Keine Einschränkungen") und den Sichtbarkeitszeitraum „Anzeige von … bis …". Bei freien Freigaben steht darunter eine Kontaktauswahl mit dem Knopf Einbuchen.

Die Liste zeigt höchstens 250 Freigaben; darüber erscheint „Die Anzeige wurde auf 250 Elemente limitiert."

Eine einzelne Freigabe anlegen

1. Klicke auf Terminfreigabe hinzufügen.
2. Abschnitt Basisdaten: Wähle Mitarbeiter / Platz und Terminart. Terminkategorie und Interne Bemerkungen sind freiwillig.
3. Abschnitt Termin & Einstellungen: Trage Datum, Beginn des Termins und Ende des Termins ein (Vorgabe 08:00 bis 09:00).
4. Lege den Sichtbarkeitszeitraum fest:
   • Ab n Tage sichtbar vor dem Termin — ab wann Kunden die Freigabe sehen, 1 bis 90 Tage (Vorgabe 7).
   • Bis n Stunden vor dem Termin sichtbar — bis wann Kunden anfragen können, 1 bis 90 Stunden (Vorgabe 24).
5. Trage bei Bedarf Stornoanfragen möglich vor dem Termin (in Stunden) ein. Leer oder 0: Es gilt die Vorgabe aus den Einstellungen. Der Wert geht beim Einbuchen in den Termin über.
6. Setze Im Kalender verbergen, wenn die Freigabe nicht im Kalender des Kundenportals erscheinen soll. Auf der Buchungsseite bleibt sie sichtbar.
7. Abschnitt Leistungen: Hake unter Buchbare Leistungen mindestens eine Leistung an. Zur Auswahl stehen die Leistungen für Einzelstunden ohne Stempelkarten. Ohne Leistung meldet PetWorkers „Es wurden keine Leistungen gewählt."
8. Abschnitt Einschränkungen: Hake Kontaktgruppen an, wenn nur deren Mitglieder die Freigabe sehen sollen. Ohne Haken sehen alle angemeldeten Kunden die Freigabe.
9. Klicke auf Speichern. PetWorkers meldet „Freigabe erfolgreich angelegt." Zurück zur Übersicht bricht ab.

Ändern: Klicke in der Liste auf den Stift, passe die Angaben an und speichere („Freigabe erfolgreich bearbeitet.").

Eine Serie von Freigaben anlegen

Mit einer Serie legst du viele Freigaben auf einmal an, zum Beispiel jeden Montag, Mittwoch und Freitag von 9 bis 10 und von 10 bis 11 Uhr über drei Monate.

1. Klicke auf Terminfreigabeserie erstellen.
2. Abschnitt Basisdaten: Wähle Mitarbeiter / Platz und Terminart, auf Wunsch Terminkategorie und Bemerkungen.
3. Abschnitt Zeitraum & Einstellungen: Trage Datum (von) und Datum (bis) ein.
4. Lege Ab n Tage sichtbar vor dem Termin (Vorgabe 90) und Bis n Stunden vor dem Termin sichtbar (Vorgabe 24) fest.
5. Trage unter Jede n. Woche anlegen den Rhythmus ein: 1 = jede Woche, 2 = jede 2. Woche, höchstens 4.
6. Trage bei Bedarf die Stornofrist ein und setze bei Bedarf Im Kalender verbergen.
7. Hake unter Wochentage die Tage an, an denen Freigaben entstehen sollen. Ohne Tag meldet PetWorkers „Es wurden keine Tage ausgwählt."
8. Lass Sperrzeiten ignorieren leer. Dann legt PetWorkers an Tagen mit Betriebsschließung und an Tagen, an denen der gewählte Mitarbeiter eine Sperrzeit hat, keine Freigaben an.
9. Trage unter Termine die Zeitfenster eines Tages ein: Beginn des 1. Termins und Ende des 1. Termins, bei Bedarf weitere bis zum 10. Termin.
10. Hake die Buchbaren Leistungen und bei Bedarf die Kontaktgruppen an.
11. Speichere. PetWorkers meldet „Serie erfolgreich angelegt." und legt für jeden passenden Tag und jedes Zeitfenster eine eigene Freigabe an.

Eine Serie lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Einzelne Freigaben der Serie bearbeitest oder löschst du wie jede andere Freigabe in der Liste.

Serien verwalten und löschen

1. Klicke auf Terminfreigabeserien verwalten. Die Liste zeigt je Serie Startdatum, Enddatum, Tage, Leistungen und Kontaktgruppen.
2. Klicke beim Löschen-Symbol („Serie löschen") und bestätige mit Löschen.
3. Über Zurück zu Terminfreigaben kommst du zur Liste der Freigaben.

Eine Freigabe selbst für einen Kunden einbuchen

Ruft ein Kunde an und will einen freien Termin, buchst du ihn direkt ein — ohne Anfrage.

1. Suche die Freigabe in der Liste.
2. Wähle in der Spalte Leistungen / Einschränkungen unter Kontakt den Kunden.
3. Klicke auf Einbuchen. Das Formular „Einzeltermin hinzufügen" öffnet sich mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Terminart, Kunde und Stornofrist der Freigabe.
4. Wähle unter Kosten die Leistung, prüfe Treffpunkt und die übrigen Angaben.
5. Setze den Haken Kunde und Mitarbeiter über den Termin benachrichtigen. …, wenn der Kunde eine Terminbestätigung bekommen soll.
6. Klicke auf Einzeltermin hinzufügen. Die Freigabe verschwindet aus der Liste.

Eine Freigabe löschen

1. Klicke in der Liste beim Löschen-Symbol („Datensatz löschen").
2. Bestätige „Terminfreigabe #… löschen?" mit Löschen. PetWorkers meldet „Terminfreigabe entfernt."

Hatte ein Kunde die Freigabe angefragt, verschwindet damit auch seine Anfrage — ohne Nachricht an ihn. Lehne die Anfrage lieber vorher ab.

Was der Kunde sieht

• Auf der Portalseite mit dem Seitenmodul „Einzeltermine" stehen alle Freigaben dieser Terminart, die gerade in ihrem Sichtbarkeitszeitraum liegen und für den Kunden nicht durch Kontaktgruppen ausgeschlossen sind.
• Je Freigabe sieht er Wochentag, Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter und darunter die Leistungen mit „Preis/Einheit" und Beschreibung. Er wählt eine Leistung aus.
• Im Kasten „Weitere Angaben" muss er beschreiben, worum es beim Termin gehen soll.
• Mit „Kostenpflichtig & verbindlich buchen" schickt er die Anfrage ab und liest: „Wir haben Ihre Anfrage für die Reservierung dieses Termins erhalten und melden uns in Kürze bei Ihnen zurück. Bitte beachten Sie, dass der Termin erst nach Erhalt einer Bestätigung als gebucht gilt."
• Nicht angemeldete Besucher sehen den Hinweis „Um eine Buchung durchzuführen, ist eine Anmeldung erforderlich." Gibt es keine freie Freigabe, steht dort „Derzeit stehen keine Termine für eine Onlinebuchung zur Verfügung."
• Seine offene Anfrage sieht er im Kundenbereich im Reiter „Einzeltermine" und kann sie dort zurückziehen. Die Freigabe ist danach wieder frei.
• Im Kalender des Kundenportals erscheinen freie Freigaben, wenn unter System → Einstellungen → Kundenportal „Kalender anzeigen" und unter Terminfreigabe „Buchbare Termine im Kalender öffentlich" an sind — außer bei „Im Kalender verbergen".

Mehr zur Kundensicht: Das Kundenportal aus Kundensicht. Den Ablauf als Film zeigt HowTo: Terminfreigabe.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Kunde sieht keine Termine. Prüfe: Stimmt die Terminart der Portalseite mit der Terminart der Freigaben überein? Liegt heute im Zeitraum „Anzeige von … bis …"? Ist der Kunde angemeldet und Mitglied einer der eingeschränkten Kontaktgruppen?
• Bei einer Freigabe steht „Dieser Termin kann derzeit nicht online gebucht werden". Der Freigabe ist keine Leistung zugeordnet.
• In meinem Urlaub gibt es Freigaben. Die Serie wurde vor der Sperrzeit angelegt oder mit „Sperrzeiten ignorieren". Lösche die betroffenen Freigaben einzeln.
• Ein Mitarbeiter fehlt unter „Mitarbeiter / Platz". Er hat keinen Eintrag unter Unternehmen → Mitarbeiter.

Siehe auch: Termin- und Stornoanfragen · Einzeltermine · Der Terminplaner