CRM: Gespräche und Wiedervorlagen festhalten

Einleitung
In diesem Video geht es um das CRM. Das heißt Kundenbeziehungsmanagement. Gemeint ist: Du schreibst auf, was du mit einem Kunden besprochen hast. So hast du alle Absprachen an einer Stelle und vergisst keinen Rückruf. Deine Kunden sehen diese Einträge nie. Als Beispiel ruft Fenja Beispiel an. Ihr Hund Bruno zieht an der Leine, und sie möchte Einzelstunden. Wir halten das fest und legen eine Wiedervorlage an.

Einen Eintrag in der Kartei anlegen
Öffne die Kartei der Kundin. Oben rechts klickst du auf das Smiley-Symbol. Das ist das CRM des Kunden. Oben steht ein kleines Formular für neue Einträge. Darunter stehen alle bisherigen Einträge der Kundin, nach Kennzeichen sortiert. Bei „Datum“ steht schon heute. Das ist der Tag des Gesprächs. Bei „Fälligkeit“ trägst du ein, bis wann du dich wieder meldest. Hier der 6. November. Mit dem „Kennzeichen“ ordnest du den Eintrag ein. Wir wählen „Wiedervorlage“. Es gibt Farben wie „Grün“ oder „Rot“ und feste Kennzeichen wie „Wartet auf Rückruf“, „Klärung notwendig“ oder „Ablage“. Was die Farben bedeuten, legst du in deinem Team fest. Rechts wählst du die Art des Kontakts: keine Angabe, E-Mail oder Brief, Telefonat oder persönliches Gespräch. Fenja hat angerufen, also klicken wir auf den Telefonhörer. Ins Feld „Eintrag“ schreibst du kurz, worum es ging und was als Nächstes zu tun ist. Bei „Anlage“ hängst du eine Datei an, zum Beispiel einen Übungsplan als PDF. Erlaubt sind Bilder, PDF-, Word- und Excel-Dateien bis 20 Megabyte. Klicke auf „Speichern“. Der Eintrag steht jetzt unter „Wiedervorlage“, mit Telefonhörer, Büroklammer für die Anlage und der Fälligkeit. Jedes Kennzeichen hat auf dieser Seite einen eigenen Abschnitt. „Wartet auf Rückruf“ steht immer ganz oben.

Die CRM-Übersicht
Alle Einträge aller Kunden findest du im Menü unter „Basisdaten“, „CRM“. Das ist dein Werkzeug für Wiedervorlagen. Oben steht der Filter. „Von“ und „Bis“ sind beim Öffnen auf den laufenden Monat gestellt. Wähle bei „Kennzeichen“ die „Wiedervorlage“. Dann zeigt die Liste alle Wiedervorlagen, egal aus welchem Monat. Setze den Haken bei „Nur unerledigte Einträge anzeigen“. So siehst du nur, was noch offen ist. Klicke auf „Auswahl anzeigen“. Hier steht jetzt unsere Wiedervorlage für Fenja. Ist eine Fälligkeit überschritten, steht das Datum rot und fett. Die Büroklammer öffnet die Anlage. Im Feld „Aktivität / Kontakt“ kannst du außerdem nach einem Namen oder einem Wort im Text suchen. Mit „CSV“ unten rechts lädst du die Liste herunter.

Einen Eintrag erledigen
Fenja hat ihre Termine bekommen. Klicke beim Eintrag auf den Stift. Das Formular zeigt alle Angaben des Eintrags. Darunter steht der Abschnitt „Erledigt“. Trage bei „Erledigt am“ das Datum ein und bei „Anmerkungen“, was dabei herauskam. Hier: Termine am 12. und 19. November vereinbart. Klicke unten auf „Aktivität speichern“. In der Liste steht unter der Fälligkeit jetzt das Erledigt-Datum in Grün, darunter deine Anmerkung.

Achtung beim Formular „Neue Aktivität“
Einen Eintrag kannst du auch hier mit „Neue Aktivität“ anlegen. Dann wählst du den Kontakt im Formular aus. Achtung: In diesem Formular steht bei „Erledigt am“ schon das heutige Datum. Lässt du es stehen, gilt der Eintrag sofort als erledigt. Soll es eine offene Wiedervorlage sein, leere das Feld vor dem Speichern. Bei der Erfassung in der Kartei passiert das nicht. Auf dem Dashboard zeigt der Kasten „Aktivitäten“ die letzten 15 Einträge über alle Kunden.

Zusammenfassung
Halte jedes wichtige Gespräch in der Kartei unter dem Smiley fest, mit Kennzeichen und Fälligkeit. Unter „Basisdaten“, „CRM“ findest du alle offenen Wiedervorlagen. Damit ist der Bereich Team und Organisation geschafft. Im nächsten Video geht es um E-Mails: Ich zeige dir, wie du deine Versandkonten einrichtest und testest.