Lexware Office und SumUp

Einleitung
In diesem Video verbindest du PetWorkers mit zwei Diensten. Lexware Office ist ein Buchhaltungsprogramm, SumUp ein Anbieter für Kartenzahlung vor Ort. Wir zeigen beide Einstellungen Schritt für Schritt und kassieren zum Schluss eine Rechnung von Mia Beispiel über 65 Euro mit SumUp.

Lexware Office verbinden
Du brauchst Administratorrechte. Öffne links im Menü „System“ und dann „Einstellungen“. Oben auf der Seite klickst du auf „Lexware Office“. Zuerst brauchst du einen API-Schlüssel aus Lexware Office. Das ist ein langes Kennwort nur für PetWorkers. Wo du ihn erzeugst, zeigt dir dieser Link. Klicke dann beim „API-Schlüssel“ auf den Stift. Füge den Schlüssel in das Feld ein. Achte beim Kopieren auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Speichere mit dem grünen Häkchen. Klicke auf „Verbindung prüfen“. Woran du siehst, dass es geklappt hat: Die Meldung nennt deine Firma aus Lexware Office.

Was übertragen wird
Unter „Belege übertragen ab“ legst du fest, ab welchem Belegdatum übertragen wird. Prüfe das Datum, damit keine alten Rechnungen doppelt in der Buchhaltung landen. Hier wählst du, was übertragen wird: Rechnungen, Gutschriften und Korrekturrechnungen, deine Kunden als Kontakte und auf Wunsch Ausgaben mit Belegdatei. Die Buchungskategorien lädt PetWorkers erst nach erfolgreicher Verbindung. Bei „Buchungskategorie Ausgangsbelege“ wählst du dann, wie Lexware deine Rechnungen verbucht. Zum Schluss setzt du „Lexware Office aktiv“ auf „Ja“. Das geht wieder über den Stift. Ab dann überträgt PetWorkers alle fünf Minuten jede abgeschlossene Rechnung genau einmal, mit PDF. Zurückholen geht nicht, löschen nur in Lexware Office. Unter „Übertragungen“ siehst du jeden Beleg mit Status. Bei einem Fehler steht dort der Grund. Sonderfälle, zum Beispiel Leistungen ins Ausland, buchst du in Lexware selbst.

SumUp einrichten
Für SumUp klickst du in den Einstellungen oben auf „SumUp“. Unter „Zugang“ trägst du den API-Schlüssel aus deinem SumUp-Konto ein. Den findest du dort unter „Einstellungen“ und „Für Entwickler:innen“. Dazu kommen „Affiliate Key“ und „Anwendungskennung“. Beide brauchst du für jeden Zahlungsweg. Die Händlerkennung trägt der Verbindungstest selbst ein. Dann klickst du auf „Verbindung prüfen“ und setzt „SumUp aktiv“ auf „Ja“.

Kartenterminal oder App
Weg eins ist das Kartenterminal SumUp Solo. Am Gerät wählst du „Connections“, „API“ und „Connect“. Dann zeigt es einen Kopplungscode. Den Code trägst du hier innerhalb von fünf Minuten ein, gibst dem Gerät einen Namen und klickst auf „Koppeln“. Woran du siehst, dass es geklappt hat: Das Gerät steht in der Liste, hier unser Beispiel „Solo Empfang“. Weg zwei ist die SumUp-App auf dem Handy oder Tablet. Den schaltest du hier ein. Er klappt nur, wenn du PetWorkers auf demselben Gerät bedienst.

Mit SumUp kassieren
Jetzt kassieren wir. Öffne die abgeschlossene Rechnung von Mia Beispiel und klicke auf „Mit SumUp kassieren“. Der offene Betrag steht schon im Feld, hier 65 Euro. Für eine Teilzahlung änderst du ihn. Wähle dein Gerät und klicke auf „An Kartenterminal senden“. Deine Kundin zahlt dann am Gerät. Mit der App klickst du stattdessen auf „SumUp-App öffnen“. Woran du siehst, dass es geklappt hat: Sobald SumUp die Zahlung bestätigt, bucht PetWorkers sie selbst auf die Rechnung. Buche sie nicht zusätzlich von Hand. Eine Erstattung machst du in SumUp. Danach stornierst du die Zahlung in PetWorkers unter „Finanzbuchungen“.

Zusammenfassung
Unter „Einstellungen“ verbindest du Lexware Office und SumUp mit ihren Schlüsseln. Lexware bekommt deine Rechnungen von selbst, mit SumUp kassierst du direkt aus der Rechnung. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Hilfe holst und uns Feedback sendest.