Trainer über Online-Buchungen informieren
Deine Trainer sollen mitbekommen, wenn sich jemand online für ihre Stunde anmeldet oder wieder absagt? Mit einem Haken am Angebot bekommen Trainer und Co-Trainer eine Kopie der Meldung, die sonst nur ans Büro geht.
Wer hat Zugriff?
- Wer Gruppen, Kurse, FlexKurse oder Veranstaltungen bearbeiten darf, setzt auch diesen Haken — Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung. Details: Rollen und Rechte.
- Voraussetzung: Unter System → Einstellungen → Module ist „Hundeschulmodul aktivieren“ bzw. für Veranstaltungen „Veranstaltungsmodul aktivieren“ eingeschaltet.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Kopie der Buchungs- bzw. Stornomeldung — an Trainer und Co-Trainer der gebuchten Termine, wenn ein Kunde online bucht oder online storniert und am Angebot „Trainer bei Online-Buchung informieren“ angehakt ist. Unten in der Mail steht „Kopie der Büromeldung — eingeschaltet am Angebot …“.
- Buchst oder stornierst du im Büro, bekommt der Trainer keine Kopie.
Kurz gesagt: Öffne das Angebot mit Bearbeiten, setze in den Basisdaten den Haken Trainer bei Online-Buchung informieren und speichere. Der Haken ist anfangs aus.
So schaltest du die Trainer-Kopie ein
- Öffne die Liste deiner Angebote, zum Beispiel Hundeschule → Gruppen (oder Kurse, FlexKurse, eine Veranstaltungsart).
- Klicke beim Angebot auf Bearbeiten.
- Setze in den Basisdaten den Haken Trainer bei Online-Buchung informieren.
Basisdaten des Angebots: der Haken „Trainer bei Online-Buchung informieren“ (rot umrandet) steht unter „Kursmaterial (Digitalprodukt)“. - Klicke auf Speichern.
So sieht man, dass es geklappt hat: Öffnest du das Angebot erneut, ist der Haken gesetzt. Bei der nächsten Online-Buchung bekommt der Trainer des gebuchten Termins dieselbe Meldung wie dein Büro.
Wer genau die Kopie bekommt
- Der Trainer und der Co-Trainer, die an den gebuchten Terminen eingetragen sind — nicht alle Trainer des Angebots.
- Bei Gruppen und Serienveranstaltungen ist das der eine gebuchte Termin, bei FlexKursen die gebuchten Termine, bei Blockveranstaltungen die Termine der gebuchten Blöcke, bei Kursen und Einzelveranstaltungen alle Termine.
- Nur aktive Mitarbeiter. Steht derselbe Mitarbeiter an mehreren Terminen, bekommt er die Kopie einmal.
Wenn etwas nicht klappt
- Der Trainer bekommt keine Kopie — die Buchung kam aus dem Büro, nicht online. Oder am Termin ist kein Trainer eingetragen, oder der Mitarbeiter ist deaktiviert. Prüfe den Termin und das Mitarbeiterformular („Mitarbeiter aktiv“).
- Der Trainer bekommt Kopien, die er nicht will — nimm am Angebot den Haken wieder heraus und speichere.