Newsletter: Blöcke, Empfänger, Versand, Abmeldung und Statistik

Mit dem Newsletter schreibst du Kunden und Interessenten an, die dem zugestimmt haben — mit Neuigkeiten, Kursen, Angeboten und Terminen. Du baust ihn aus Blöcken, wählst eines von 18 Designs, prüfst die Vorschau hell und dunkel und verschickst ihn sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt. Du findest alles unter Marketing → Newsletter.

1. Newsletter anlegen

1. Klick in der Liste auf „Newsletter hinzufügen“.
2. Trag im Tab „Inhalt“ die Grunddaten ein: Name (intern) und Beschreibung (intern) für deine Liste, den Betreff der E-Mail (kurz und konkret), den Vorschautext (Preheader) — er erscheint im Posteingang neben dem Betreff —, die Anrede und den Titel, die große Überschrift im Kopf der Mail. Ein Titelbild (optional) erscheint über dem Titel; beschreib es im Feld Alternativtext des Titelbilds für Screenreader und für Mailprogramme, die keine Bilder laden.
3. Klick auf „Speichern“. Danach erscheinen der Block-Editor und die Vorschau.

2. Inhalt aus Blöcken bauen

Im Bereich „Aufbau & Vorschau“ stellst du den Newsletter aus Blöcken zusammen. Klick auf „Block hinzufügen“ und wähl einen Blocktyp:

• Text — Überschrift und Fließtext, wahlweise mit Bild darüber oder darunter.
• Überschrift — Zwischenüberschrift, erscheint auch im Inhaltsverzeichnis.
• Bild — ein Bild, wahlweise verlinkt, mit Bildunterschrift und in wählbarer Breite.
• Bild + Text — Bild links oder rechts, daneben Überschrift, Text und Button. Auf dem Handy stehen die Teile untereinander.
• Spalten — zwei oder drei Spalten mit Bild, Überschrift, Text und Button.
• Aufmacher — großes Bild in voller Breite mit Überschrift, Text und Button darunter.
• Button — ein Handlungsaufruf wie „Jetzt anmelden“ oder „Termin buchen“.
• Hinweiskasten, Zitat — für Hervorhebungen und Kundenstimmen.
• Video — YouTube-Video als Vorschaubild mit Abspiel-Button. Das Vorschaubild wird beim Speichern in deine Mediathek übernommen; die Mail lädt nichts direkt von YouTube.
• Inhaltsverzeichnis, Trennlinie, Abstand — für die Struktur.
• Angebote, Blog-Beiträge, Aktuelles — automatisch gefüllt, beim Versand aktuell eingesetzt; ein Block ohne Treffer wird weggelassen.
• Social Media — Symbole zu Facebook, Instagram & Co., vorbelegt aus deinem Firmenkontakt.
• HTML — eigener HTML-Code für Profis.

Jeder Block öffnet sich zum Bearbeiten in einem Fenster; mit „Übernehmen“ wird er sofort gespeichert. Die Reihenfolge änderst du per Ziehen oder mit den Pfeilen; über den Stift bearbeitest du, über das Kopiersymbol duplizierst du, über den Papierkorb löschst du einen Block.

Hinweise am Block: Fehlt einem Block eine Pflichtangabe (etwa das Bild im Bildblock), trägt er in der Liste ein Warnsymbol mit dem ersten Hinweis. In der Vorschau steht dann „Wird ausgelassen — …“ — so ein Block kommt nicht in die Mail.

Platzhalter: Über den Textfeldern steht „Platzhalter (Klick fügt an der Cursorposition ein):“. {Anrede}, {Vorname}, {Nachname}, {Name}, {Firma} und {Email} werden je Empfänger ausgefüllt, {Telefon} und {Mobil} kommen aus deinem Firmenkontakt (die Geschäftsnummer). Einen falsch geschriebenen Platzhalter meldet dir die Vorschau.

Bilder: Lad im Block ein Bild hoch (höchstens 10 MB) oder wähl mit „Vorhandenes Bild“ eines aus deiner Mediathek. Dort suchst du über „Nach Dateiname suchen …“ und holst mit „Mehr laden“ weitere Bilder. Mit „Aus der Mediathek entfernen“ nimmst du ein Bild heraus, das kein Newsletter mehr verwendet — bereits verschickte Mails zeigen es weiter. Für volle Breite sollte ein Bild mindestens 1200 Pixel breit sein.

3. Vorschau

Rechts neben den Blöcken siehst du den Newsletter so, wie ihn ein Empfänger sieht — mit deinen eigenen Kontaktdaten als Beispiel. Mit „Hell“ und „Dunkel“ prüfst du beide Darstellungen des E-Mail-Programms, mit „Desktop“ und „Handy“ beide Bildschirmbreiten. Die Vorschau aktualisiert sich nach jeder Blockänderung und zeigt auch Änderungen an Titel, Anrede oder Design, die du im Formular noch nicht gespeichert hast. Der Knopf „In neuem Tab öffnen (gespeicherter Stand)“ zeigt den zuletzt gespeicherten Stand groß.

4. Anrede, Kopf, Fuß und Design

• Anrede (Tab „Inhalt“): „Wie in den Einstellungen (…)“, „Sie (förmlich)“ oder „Du“. Sie bestimmt {Anrede}, den Satz im Fuß der Mail und Vorgabetexte wie „Folgen Sie uns“ / „Folge uns“. Kontakte mit eigener Anredeform behalten ihre Form. Die Vorgabe für alle Newsletter stellst du unter System → Einstellungen in der Gruppe „Newsletter“ bei „Newsletter: Anrede“ ein.
• Tab „Kopf & Fuß“: Der Kopfbereich ist ein kurzer Einstieg über dem Titel, zum Beispiel „Hallo {Vorname}, hier sind unsere Neuigkeiten.“ Der Fußbereich ist deine Grußformel. Impressum, Abmeldelink, „Newslettereinstellungen“ und „Im Browser ansehen“ ergänzt PetWorkers automatisch. Das Impressum kommt aus Unternehmen → Impressum.
• Tab „Design“: Wähl eines von 18 Designs; jede Karte zeigt es hell und dunkel, die große Vorschau schaltet Hell/Dunkel und Desktop/Handy unabhängig von deiner Systemeinstellung um. Dazu legst du die Primärfarbe (Hellmodus) und die Primärfarbe (Dunkelmodus) fest. Ist deine Farbe als Schrift zu hell, setzt PetWorkers Links automatisch etwas dunkler, damit sie lesbar bleiben; Buttons behalten deine Farbe. Die Basisbreite (px) liegt zwischen 480 und 1170 — 600 ist der verlässlichste Wert. Mit „Inhaltsverzeichnis nach dem Titel“ und „Titel des Inhaltsverzeichnisses“ bekommt der Newsletter eine Sprungliste zu allen Überschriften.
• Standard für neue Newsletter: Unter System → Einstellungen, Gruppe „Newsletter“, öffnet „Auswählen“ bei „Newsletter-Standardlayout“ die Seite „Newsletter-Design“. Dort wählst du das Design, das bei neuen Newslettern vorausgewählt ist, und die Primärfarben je Design.

5. Wer den Newsletter bekommt

Empfänger sind deine Kontaktgruppen (Basisdaten → Kontaktgruppen) und die automatischen Systemlisten. Jede Kontaktgruppe hat das Feld „Newsletter: welche Einwilligung braucht ein Mitglied?“ mit drei Möglichkeiten:

• Allgemeine Newsletter-Einwilligung — nur Mitglieder mit „Newsletter-Erhalt aktiviert“ bekommen etwas. So stehen nach dem Update alle bestehenden Gruppen.
• Listen-Abo (nur wer diese Gruppe abonniert hat) — die Mitgliedschaft selbst ist die Einwilligung. Das passt für Verteilergruppen, die sich Kunden selbst abonnieren (Haken „Verteilergruppe: Kunden dürfen sich für Newsletter in diese Gruppe eintragen“). Nimm diese Art nicht für Gruppen, in die du Kontakte ohne ihre Zustimmung aufnimmst.
• Bestandskunden (Werbung für eigene ähnliche Leistungen) — alle Mitglieder mit Kundenflag, auch ohne Newsletter-Einwilligung. Der Hilfetext am Feld nennt die Bedingungen, unter denen das zulässig sein kann.

Welche Art zu deinen Gruppen passt, hängt von deinem Fall ab. Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung — im Zweifel frag deine Rechtsberatung.

Im Feld „Zusätzliche Newsletter-Empfänger“ trägst du Adressen ohne Kontakt ein, getrennt durch Zeilenumbruch, Komma oder Semikolon. Beim Speichern verwirft PetWorkers ungültige Adressen, Adressen aus der Sperrliste und Adressen von Kontakten mit Newsletter-Einwilligung — das Formular sagt dir, welche.

Im Kontakt steht im Tab „Newsletter“:

• Newsletter-Erhalt aktiviert — die allgemeine Einwilligung. Nur setzen, wenn die Person zugestimmt hat.
• Keine Öffnungs-/Klickmessung — Newsletter an diesen Kontakt enthalten keine Messpunkte.
• Erhalt pausiert von / bis — in diesem Zeitraum bekommt der Kontakt keine Newsletter.
• Verteilerlisten — die abonnierten Listen.
• Nachweis und Einwilligungsprotokoll (neueste zuerst) — wann sich die Person an- oder abgemeldet hat und auf welchem Weg.

Anmeldung durch Kunden: Kunden melden sich über die Newslettereinstellungen deiner Website oder im Kundenbereich unter „Newsletter verwalten“ an. Sie bekommen eine Bestätigungs-E-Mail; der Link darin öffnet die Seite „Newsletter-Anmeldung bestätigen“ mit dem Knopf „Anmeldung bestätigen“. Erst dieser Klick zählt — manche E-Mail-Programme rufen Links automatisch im Hintergrund auf.

6. Versenden

Klick in der Liste auf das Versandsymbol („Newsletter versenden“). Die Versandmaske führt dich von oben nach unten:

1. Empfängerauswahl: Hak unter „Automatische Systemlisten“ und „Kontaktgruppen & Verteilergruppen“ die Listen an. Neben jeder Liste steht ihre Einwilligungsart.
2. Empfängervorschau: Die Kacheln zeigen, wie viele Adressen den Newsletter bekommen und wer warum nicht: Empfänger, Doppelt, Gesperrt, Ohne Einwilligung, Pausiert, Inaktiv, Ungültig, Extern unbestätigt. Darunter liegt die Liste der Empfänger, auch als CSV-Datei.
3. Hinweise: Oben warnt die Maske, wenn etwas fehlt. „Versand gesperrt — Mailimpressum unvollständig.“ heißt: Firmenname, Anschrift oder E-Mail-Adresse fehlen im Impressum bzw. in deinen Unternehmensdaten — ohne sie geht kein Newsletter hinaus, auch kein geplanter; der Testversand bleibt möglich. „Hinweise zum Inhalt:“ listet Blöcke mit fehlenden Angaben. „Große Mail“ erscheint ab 90 KB — Gmail kürzt Mails ab etwa 102 KB und blendet dann den Fuß mit Abmeldelink und Impressum aus.
4. Absender: zeigt, über welches Versandkonto der Newsletter hinausgeht. Ist das dafür eingestellte Konto inaktiv oder gelöscht, warnt die Maske.
5. Betreff: vorbelegt aus dem Newsletter; Platzhalter wie {Vorname} werden je Empfänger ersetzt.
6. Testversand: Trag unter „Testadressen:“ bis zu 10 Adressen ein und wähl einen „Beispielkontakt für den Test:“ aus den gewählten Listen — Name und Anrede der Testmail stammen von ihm, die Mail geht trotzdem nur an die Testadressen. Klick auf „Testversand“. Die Testmail geht sofort hinaus, trägt „[TEST]“ im Betreff und einen Abmeldelink, der niemanden abmeldet; sie wird nie gemessen.
7. Anhänge: bis zu 3 Dateien (pdf, jpg, jpeg, png, gif, txt, ics, docx, xlsx, odt, ods), je höchstens 5 MB, zusammen höchstens 7 MB. Besser ist ein Link auf eine Download-Seite — Anhänge landen häufiger im Spam.
8. Doppelt verschicken vermeiden: Der Haken „Empfänger überspringen, denen genau diese Fassung bereits zugestellt wurde“ lässt alle aus, die diese Ausgabe schon bekommen haben. Wessen Mail gescheitert oder gestoppt ist, bekommt sie erneut; eine überarbeitete Fassung gilt als neu.
9. Versandzeitpunkt: Bei „Sofort“ heißt der Knopf „Jetzt versenden“, bei „Später, am“ mit Datum und Uhrzeit „Versand planen“. Inhalt und Empfänger werden erst zum Versandzeitpunkt zusammengestellt — wer sich bis dahin abmeldet, bekommt nichts.

7. Fortschritt und Versand stoppen

Nach dem Start steht oben in der Versandmaske der Kasten „Aussendungen“. Jede Aussendung trägt ein Etikett (geplant, läuft, beendet, gestoppt) und die Zeile „… von … zugestellt“, dazu je nach Stand „noch einzureihen“, „in der Warteschlange“, „gescheitert“, „ungewiss“, „gestoppt“, „gesperrt (abgemeldet/pausiert)“ und „übersprungen (hatten diese Fassung)“. Solange sie läuft, schätzt PetWorkers die „Restdauer ca. …“.

Verschickt wird in Paketen alle 5 Minuten über die Mailwarteschlange. Wie viele Mails je Paket hinausgehen, stellst du unter System → Einstellungen in der Gruppe „Newsletter“ bei „Newsletter: Mails je Versandlauf“ ein (Vorgabe 25). Grenzen deines Versandkontos gelten zusätzlich. Wer sich während des Versands abmeldet, bekommt keine Mail mehr.

• „Versand stoppen“ hält eine laufende Aussendung an. Nach der Rückfrage gehen noch nicht zugestellte Mails nicht mehr hinaus. Das lässt sich nicht rückgängig machen — willst du die Übrigen doch noch erreichen, starte einen neuen Versand mit dem Haken „Empfänger überspringen …“.
• „Verwerfen“ nimmt eine geplante Aussendung zurück, bevor sie startet.
• „Das Einreihen wurde unterbrochen und wird automatisch fortgesetzt — ohne doppelte Mails.“ erscheint, wenn ein Lauf abgebrochen ist. Du musst nichts tun.

Einen Newsletter löschst du in der Liste mit „Newsletter löschen (Papierkorb)“. Das geht nur, solange er nicht gerade versendet wird und kein Versand geplant ist.

8. Abmeldung und Sperrliste

Jede Ausgabe enthält einen Abmeldelink und den Link „Newslettereinstellungen“. Gmail, Apple Mail und andere Programme zeigen außerdem einen eigenen Abmelden-Knopf; auch der wirkt.

Der Abmeldelink öffnet eine Seite mit zwei Knöpfen: „Vom Newsletter abmelden“ und „Ich habe diesen Newsletter nie bestellt“. Erst der Klick meldet ab. Die Abmeldung wirkt sofort und für alle Kontakte mit dieser E-Mail-Adresse: „Newsletter-Erhalt aktiviert“ geht aus, die Adresse verschwindet aus Verteilerlisten und zusätzlichen Empfängern, und schon eingereihte Newsletter-Mails an sie werden gestoppt. Die Person bekommt keine weitere Mail.

Die Adresse steht danach in der Sperrliste. Im Kontakt lässt sich „Newsletter-Erhalt aktiviert“ dann nicht wieder setzen — die Meldung sagt dir, wann und auf welchem Weg sich die Person abgemeldet hat. Aufgehoben wird die Sperre auf zwei Wegen:

• Die Person meldet sich selbst wieder an und bestätigt die Anmeldung per E-Mail. Das ist der bessere Weg.
• Ein Administrator setzt im Kontakt den Haken „Sperre aufheben — die Person hat ausdrücklich erklärt, dass sie den Newsletter wieder erhalten möchte“. Das wird mit seinem Namen im Einwilligungsprotokoll vermerkt.

Abmeldungen aus der Zeit vor diesem Update sind in die Sperrliste übernommen.

Wie du von Abmeldungen erfährst, legst du unter System → Einstellungen, Gruppe „Newsletter“, bei „Newsletter: Meldung von Abmeldungen“ fest: „Sofort melden“, „Täglicher Sammelbericht“ oder „Nicht melden“. Die Abmeldung selbst wirkt in jedem Fall sofort.

9. Rückläufer

Hast du an deinem Versandkonto „Rückläufer auswerten“ eingeschaltet, liest PetWorkers die Unzustellbarkeitsmeldungen aus dem Postfach. Adressen, die es nicht gibt, kommen dann automatisch in die Sperrliste; in der Statistik steht die Mail als gescheitert. Wie du das einrichtest, steht auf der Seite E-Mail: Versandkonten, Warteschlange und Archiv.

10. Statistik

Die Statistik öffnest du in der Liste über „Statistik (Zustellung, Öffnungen und Klicks)“ oder in der Versandmaske über „Statistik“. Je Aussendung steht dort, wie viele Mails Zugestellt, Gescheitert, Ungewiss, Gestoppt, Gesperrt und Übersprungen sind. „Ungewiss“ heißt: der Mailserver hat die Annahme nicht bestätigt, die Mail kann trotzdem angekommen sein. „Gesperrt“ heißt: nach dem Einreihen abgemeldet, deaktiviert oder pausiert.

Mit eingeschalteter Messung kommen Geöffnet, Geklickt, Öffnungsrate, Klickrate, Klicks gesamt und die meistgeklickten Links dazu. Die Quoten beziehen sich auf die zugestellten Mails und erscheinen erst ab 20 Zustellungen — darunter wäre eine Prozentzahl Zufall. Darunter steht die Liste der Empfänger mit Status und Grund (die ersten 1.000, Probleme zuerst). Geplante Aussendungen stehen getrennt.

11. Im Browser ansehen

Jede verschickte Ausgabe enthält den Link „Im Browser ansehen“. Er zeigt den Newsletter so, wie er verschickt wurde — ohne persönliche Angaben, ohne Abmelde- und Messlinks. Die Seite erscheint nicht in Suchmaschinen; öffnen kann sie nur, wer den Link hat. Testmails haben keinen solchen Link.

12. Öffnungen und Klicks messen

Unter System → Einstellungen in der Gruppe „E-Mail-Versand“ schaltest du „Newsletter: Öffnungen und Klicks messen“ ein. Die Messung ist ab Werk aus, weil sie personenbezogene Daten verarbeitet; nenn sie in deiner Datenschutzerklärung. Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.

• Gemessen wird nur bei Aussendungen ab dem Einschalten, nie beim Testversand.
• Die Mess-Links enthalten keine E-Mail-Adresse. Klickst du als angemeldeter Mitarbeiter selbst auf einen Link, zählt das nicht.
• Öffnungen sind eine Obergrenze (manche Programme laden das Zählpixel automatisch), Klicks sind belastbar.
• Wer der Messung widerspricht, bekommt im Kontakt den Haken „Keine Öffnungs-/Klickmessung“.
• Wie lange die Messdaten bleiben, steht bei „Newsletter: Aufbewahrung der Messdaten (Tage)“ (Vorgabe 365).

13. Tipps

• Duplizieren: „Duplizieren (als Vorlage für den nächsten Newsletter)“ in der Liste legt eine Kopie samt aller Blöcke an.
• Kurz halten: Ein Aufmacher, zwei bis vier Blöcke, ein klarer Button. Der Block „Angebote“ erspart dir das Abtippen der Termine.
• Eigenes CSS: Im Tab „Eigenes CSS“ übersteuerst du das Design für einen einzelnen Newsletter. Viele E-Mail-Programme ignorieren solche Stile aber — verlässlich ist nur, was die Blöcke selbst mitbringen.