Kundenkonten: Bargeld-Guthaben für Kunden führen

Manche Kunden geben dir Bargeld im Voraus — „Hier sind 50 Euro, zieh die nächsten Stunden davon ab." Genau dafür gibt es das Kundenkonto: ein Guthaben-Konto je Kunde, auf das du Bargeld einzahlst und von dem du später Rechnungen bezahlst.

So funktioniert das Kundenkonto

• Jeder Kunde hat höchstens ein Kundenkonto.
• Eine Einzahlung erhöht das Guthaben. Sie ist noch keine Einnahme: Sie steht weder in der Finanzübersicht noch im DATEV-Export, und sie ist unabhängig vom Kassenbuch.
• Eine Entnahme ist immer eine Barzahlung auf eine bestimmte Rechnung. Sie senkt das Guthaben und bucht auf der Rechnung eine Zahlung mit der Zahlart „Bar" — erst ab hier zählt das Geld als Einnahme.
• Eine Barzahlung auf Rechnung bucht Bargeld direkt auf eine Rechnung, ohne dass das Guthaben sich ändert. Sie wird trotzdem im Konto protokolliert.

Ein Kundenkonto anlegen

Weg 1 — aus der Kundenkartei:

1. Öffne den Kontakt und wechsle in den Reiter Kundenkonto.
2. Dort steht „Für diesen Kunden ist noch kein Kundenkonto aktiviert.". Klicke auf Kundenkonto aktivieren.
3. Der Kunde ist schon eingetragen. Lass Konto aktiv angehakt, schreibe optional eine Bemerkung und speichere.

Weg 2 — über das Menü:

1. Klicke auf Finanzen → Kundenkonten und dann auf Neues Kundenkonto.
2. Wähle bei Kunde den Kontakt aus und speichere.

PetWorkers meldet „Kundenkonto aktiviert.". Gibt es für den Kunden schon ein Konto, erscheint „Für diesen Kunden existiert bereits ein Kundenkonto.".

Geld einzahlen

1. Öffne Finanzen → Kundenkonten, klicke in der Zeile des Kunden auf die drei Striche und wähle Konto öffnen. Aus der Kundenkartei geht das mit Konto öffnen & buchen.
2. Im Kasten Buchungen ist der Reiter Einzahlung schon ausgewählt.
3. Trage bei Betrag (€) den Betrag ein, prüfe das Datum und schreibe eine Notiz, zum Beispiel „Bargeldübergabe".
4. Klicke auf Einzahlung buchen. Die Meldung lautet „Einzahlung verbucht.", das Aktuelle Guthaben links steigt.

Eine Rechnung aus dem Guthaben bezahlen

1. Öffne das Konto wie oben.
2. Wechsle in den Reiter Entnahme auf Rechnung.
3. Wähle bei Rechnung die offene Rechnung. Die Auswahl zeigt „Rechnungsnummer vom Datum — offen: Betrag".
4. Trage bei Betrag (€) den Betrag ein. Er darf das Guthaben nicht übersteigen (der Höchstbetrag steht über dem Formular).
5. Prüfe das Datum, schreibe eine Notiz und klicke auf Entnahme buchen.

Die Meldung lautet „Entnahme als Barzahlung auf die Rechnung verbucht.". Das Guthaben sinkt, und die Rechnung steht auf „Teilweise bezahlt" oder „Bezahlt".

Bar kassieren, ohne das Guthaben anzutasten

Zahlt der Kunde eine Rechnung sofort bar, willst du aber trotzdem alles im Kundenkonto sehen, nimmst du den Reiter Barzahlung auf Rechnung. Die Felder sind dieselben; der Knopf heißt Barzahlung buchen. Das Guthaben bleibt unverändert, die Rechnung wird bezahlt.

Hat der Kunde keine offene Rechnung, zeigen beide Reiter „Keine offenen Rechnungen für diesen Kunden vorhanden.".

Kontobewegungen, Sperren, Löschen

• Kontobewegungen: Die Liste unten zeigt jede Buchung mit „Datum", „Art" („Einzahlung", „Entnahme (Rechnung)", „Barzahlung (Rechnung)"), „Einzahlung", „Entnahme", „Rechnung" und „Notiz".
• Konto sperren: Nimm links den Haken Konto aktiv heraus und klicke auf Konto speichern. Dann steht rechts „Das Konto ist nicht aktiv — es können keine Buchungen erfasst werden.".
• Konto löschen: In Finanzen → Kundenkonten über die drei Striche → Löschen. Bereits verbuchte Rechnungszahlungen bleiben erhalten.

Stolpersteine

• „Das Kundenkonto weist kein ausreichendes Guthaben auf." — Der Betrag der Entnahme ist höher als das Guthaben. Buche den Rest als „Barzahlung auf Rechnung" oder auf einem anderen Weg.
• „Der Einzahlungsbetrag muss größer als 0 sein." — Das Betragsfeld war leer.
• Das Guthaben fehlt in der Kasse. — Kundenkonto und Kassenbuch sind getrennt. Liegt das Bargeld in deiner Ladenkasse, erfasse die Einzahlung zusätzlich im Kassenbuch.