Pensionsbuchung anlegen, Check-in, Check-out und Rechnung
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So legst du in PetWorkers eine Pensionsbuchung selbst an, ergänzt weitere Leistungen, verschiebst den Abholtag, checkst den Hund ein und aus und erstellst die Rechnung zur Buchung. Am Beispiel von Bruno, mit Kundensicht im Kundenbereich.
Kapitel im Video
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Pensionsbuchung anlegen, Check-in, Check-out und Rechnung
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Einleitung
In diesem Video legst du eine Pensionsbuchung selbst an, zum Beispiel wenn ein Kunde anruft. Danach checkst du den Hund ein und aus und erstellst die Rechnung. Unser Beispiel: Fenja Beispiel bringt Bruno heute, am 2. November, und holt ihn am 5. November ab.
Eine Buchung anlegen
Öffne links „Pension“ und klicke auf „Buchungen“. Klicke oben rechts auf „Buchung hinzufügen“. Ganz oben im Abschnitt „Belegung“ wählst du eine Tierart. Dann siehst du je Monat, wo noch Platz ist. Bei „Tier“ wählst du Bruno. Hinter dem Namen stehen Halterin, Rasse und Chipnummer. Trage „Von Datum (Bringtag)“ und „Bis Datum (Abholtag)“ ein. Die geplanten Uhrzeiten für Ankunft und Abholung sind freiwillig. Bei „Unterbringung“ wählst du den Platz: „Hundehaus – Zwingerreihe A – A1 / Einzelzwinger“. In die Bemerkungen schreibst du zum Beispiel, was mitgebracht wurde. Dieses Feld sieht nur dein Team, nicht der Kunde. Unten wählst du die „Leistung für die restlichen Unterbringungstage“. Sie ist Pflicht. Für Bringtag und Abholtag kannst du eigene Leistungen wählen. Bleiben sie leer, gilt die Leistung der übrigen Tage. Hat der Kunde angezahlt, wählst du hier die Leistung für die Anzahlung und trägst den Betrag ein. Er wird auf der Rechnung abgezogen. Im Reiter „Besondere Bedürfnisse“ wählst du Leistungen für Fütterung, Medikamente und Gassi. Bruno bekommt jeden Tag eine Gassirunde. Diese Leistungen berechnet PetWorkers nur für die Tage zwischen Bringtag und Abholtag. Klicke auf „Speichern“. Die Buchung steht danach in der Liste unter „Pension“, „Buchungen“.
Weitere Leistungen
Kommt während des Aufenthalts etwas dazu, öffnest du die Buchung mit dem Stift und wechselst zum Reiter „Sonstige Leistungen“. Oben steht die Gesamtzahl der Buchungstage. Klicke auf „Leistung hinzufügen“. Wähle Anzahl und Leistung, hier zweimal Spezialfütterung, und klicke auf „Speichern“. Die Leistung steht jetzt bei den weiteren Leistungen. Mit dem Papierkorb rechts entfernst du sie wieder.
Eine Buchung verschieben
Bleibt Bruno einen Tag länger, änderst du einfach das Bis-Datum und speicherst. Wir nehmen den 6. November. In der Liste steht unter der Buchung jetzt die Historie: wann sie von wem verschoben wurde. Ist die Einstellung an, entsteht auch ein Vermerk in der Kundenakte.
Check-in und Check-out
Bringt Fenja ihren Hund, klickst du in der Liste bei der Buchung auf „Check-In“. Die drei Felder für Überbringer, äußeres Erscheinungsbild und Gesundheitszustand sind vorbelegt. Beim Speichern setzt PetWorkers dort den Halter, deinen Standardtext und den Gesundheitszustand aus der Tierakte ein. Weicht etwas ab, überschreibst du den Text. Ein Foto kannst du freiwillig dazuladen. Klicke auf „Einchecken“. Mit dem Knopf darüber gehst du danach gleich zur Rechnung. In der Liste stehen jetzt Zeitpunkt und Mitarbeiter des Check-ins. Der Knopf heißt nun „Check-Out“. Holt Fenja Bruno ab, klickst du auf „Check-Out“. Du prüfst dieselben Felder und klickst auf „Auschecken“. Jetzt stehen Check-in und Check-out bei der Buchung. Daran siehst du, dass Bruno wieder abgeholt ist.
Die Rechnung zur Buchung
Für die Rechnung klickst du rechts auf das rote Rechnungssymbol „Rechnung erstellen“. PetWorkers legt einen Rechnungsentwurf an, mit dem Betreff „Pensionsaufenthalt“ und dem Zeitraum. Der erste Tag bekommt die Bringtag-Leistung, der letzte die Abholtag-Leistung, dazwischen die Betreuungstage. Dazu kommen Gassi und die weiteren Leistungen. Prüfe jeden Entwurf. Stimmt alles, klickst du auf „Bearbeitung abschließen“. Hier kannst du die Rechnung gleich als PDF per Mail verschicken. Wir lassen den Haken aus. Klicke auf „Rechnung abschließen“. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern. In der Buchungsliste steht jetzt die Rechnungsnummer, und das Rechnungssymbol ist grün. Wichtig: Änderst du eine Buchung, nachdem der Entwurf erstellt ist, passt er sich nicht an. Lösche dann den Entwurf und erstelle ihn neu.
So sieht es dein Kunde
So sieht es Fenja im Kundenbereich: Zeitraum, Buchungsnummer, Uhrzeiten, Check-in, Check-out und die gebuchten Leistungen. Die Bemerkungen der Buchung sieht sie nicht. Hinweise zur Medikation dagegen schon.
Zusammenfassung
Buchung anlegen, Platz und Leistungen wählen, beim Bringen einchecken, beim Abholen auschecken, dann die Rechnung erstellen und abschließen. Im nächsten Video zeige ich dir das Archiv, das Stornieren, die Tagesübersicht und die Belegung der Pension.