So funktioniert die Lizenzierung

Jeder PetWorkers-Tarif enthält eine bestimmte Zahl an Accounts — also Zugänge für dich und dein Team. Diese Seite erklärt, was als Account zählt, wo du deine Nutzung siehst und was passiert, wenn alle Accounts deines Tarifs belegt sind. Das gilt für PetWorkers Classic und PetWorkers Wave gleich.

Die Tarife

• Pro — bis zu 2 Accounts
• Team — bis zu 5 Accounts
• Center — bis zu 10 Accounts
• Enterprise — bis zu 75 Accounts
• Individuell — mehr Accounts oder besondere Wünsche, nach Absprache

Die aktuellen Preise und den Speicherplatz je Tarif siehst du unter System → Ihr Tarif.

Was als Account zählt

PetWorkers zählt zwei Dinge:

1. die aktiven Mitarbeiter,
2. die aktiven Kontakte mit Mitarbeiter-Rolle — das sind die Rollen Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung.

Es gilt die höhere der beiden Zahlen. Sie werden nicht zusammengezählt. Ist eine Person Mitarbeiter und hat zugleich einen Kontakt mit Mitarbeiter-Rolle, zählt sie also nur einmal.

Nicht gezählt werden:

• Deine Kundinnen und Kunden und deine Lieferanten (Rolle „Kunden / Lieferanten"),
• Kontakte ohne Zugang (Rolle „Keine / Gäste / Inaktiv"),
• inaktive und gelöschte Mitarbeiter und Kontakte.

Wo du deine Nutzung siehst

Unter System → Ihr Tarif steht dein aktueller Tarif, wie viele Accounts er enthält und wie viele du gerade nutzt — aufgeteilt nach aktiven Mitarbeitern und Kontakten mit Mitarbeiter-Rolle. Ein Balken zeigt, wie voll das Kontingent ist. Ist es überschritten, steht oben ein gelber Hinweis.

Wenn alle Accounts belegt sind

Das Kontingent ist die Zahl der Accounts, die dein Tarif enthält. Ist es voll, vergibt PetWorkers keinen weiteren Account. Der letzte freie Account lässt sich noch belegen.

Bei vollem Kontingent speichert PetWorkers diese Aktionen nicht:

• Anlegen: ein neuer Kontakt mit einer Mitarbeiter-Rolle und dem Haken „Account ist aktiv".
• Hochstufen: ein aktiver Kontakt bekommt eine Mitarbeiter-Rolle.
• Reaktivieren: ein Kontakt mit Mitarbeiter-Rolle oder Mitarbeiter-Eintrag bekommt den Haken „Account ist aktiv" zurück.
• Neuer Mitarbeiter: unter Unternehmen → Mitarbeiter ein Eintrag zu einem aktiven Kontakt.
• Aus dem Papierkorb holen: einen solchen Kontakt oder Mitarbeiter wiederherstellen.

Stattdessen erscheint diese Meldung: „Nicht gespeichert: … ist nicht möglich, das Lizenz-Kontingent ist erreicht (… von … Zugängen belegt). Bestehende Zugänge bleiben unverändert. Eine höhere Lizenz können Sie unter System → Ihr Tarif anfordern."

Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen darunter den Knopf Lizenz anfordern. Er öffnet System → Ihr Tarif. Im Papierkorb erscheint die Meldung ohne diesen Knopf.

Alles Bestehende läuft weiter. Vorhandene Zugänge bleiben aktiv und lassen sich weiter bearbeiten. Du hast zwei Wege: eine höhere Lizenz anfordern oder einen Account frei machen.

So forderst du eine höhere Lizenz an

Das dürfen Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).

1. Klicke in der Seitenleiste auf System → Ihr Tarif. Alternativ klickst du in der Meldung auf Lizenz anfordern.

   

2. Sieh im Kasten Aktueller Tarif nach, wie viele Accounts belegt sind.

   

3. Klicke unter Verfügbare Tarife beim gewünschten Tarif auf Anfordern.

   

4. Prüfe die Angaben. Trage bei Bemerkungen (optional) auf Wunsch etwas ein.
5. Klicke auf Anfrage senden.

   

Geklappt: Du bist zurück auf Ihr Tarif und siehst „Ihre Anfrage für den Tarif „…" wurde übermittelt." Die Anfrage geht an den PetWorkers-Support. Die Umstellung erfolgt nach Rückmeldung. Das Absenden allein kostet noch nichts.

Brauchst du mehr als 75 Accounts oder etwas Besonderes? Dann beschreibe deinen Bedarf unten unter Individueller Tarif und klicke dort auf Anfrage senden.

So machst du einen Account frei

Die Accounts sind nur aus Versehen oder vorübergehend dazugekommen? Dann bring die Zahl wieder auf dein Kontingent.

1. Klicke in der Seitenleiste auf Basisdaten → Kontakte.
2. Suche die Person, die keinen Zugang mehr braucht.
3. Klicke bei ihr auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).

   

4. Scrolle zum Abschnitt Accountverwaltung. Nimm den Haken bei Account ist aktiv heraus.

   

5. Klicke unten auf Änderungen speichern.

   

Geklappt: Unter System → Ihr Tarif zeigt „Genutzte Accounts" jetzt einen Account weniger. Der Kontakt mit allen Daten bleibt erhalten.

Denk an beide Zahlen: Es gilt immer die höhere. Ein aktiver Kontakt mit Mitarbeiter-Eintrag zählt weiter als aktiver Mitarbeiter. Darum ist „Account ist aktiv" der sichere Weg.

Wenn etwas nicht klappt

• Problem: Beim Speichern eines Kontakts oder Mitarbeiters steht „Nicht gespeichert: … das Lizenz-Kontingent ist erreicht". Ursache: Alle Accounts deines Tarifs sind belegt. Lösung: Mach einen Account frei oder fordere eine höhere Lizenz an. Speichere danach erneut.
• Problem: du siehst den Knopf „Lizenz anfordern" nicht. Ursache: Nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen ihn. Im Papierkorb gibt es ihn nie. Lösung: Bitte eine dieser Personen, unter System → Ihr Tarif anzufordern.

Testversion und Archiv

In einer Testversion und im Archiv wird das Kontingent nicht geprüft. Die Nutzung wird zwar angezeigt, eine Überschreitung hat aber keine Folgen. Weitere Accounts lassen sich dort auch bei vollem Kontingent anlegen. Das ändert sich erst mit der regulären Lizenz.

Fragen?

Schreib an support@petworkers.software — da sitzt ein Mensch.