Kontaktgruppen: Kunden bündeln, Direktbuchung und Newsletter steuern

Eine Kontaktgruppe fasst Kontakte zusammen, die du gleich behandeln willst: die Online-Direktbucher, die Kunden der Tagesbetreuung, die Teilnehmer eines Kurses, die Abonnenten eines Newsletters. Du findest sie unter Basisdaten → Kontaktgruppen.

Die Liste

• Reiter „Normale Gruppen“ — deine eigenen Gruppen mit Mitglieder, Auto-hinzufügen (bei der Registrierung) und Verteilergruppe (Newsletter). Im Menü der Zeile: Löschen, Mitglieder verwalten, Als PDF anzeigen, Bearbeiten.
• Reiter „Systemgruppen“ — Gruppen, die PetWorkers selbst füllt. Die wichtigste ist „Alle Kunden (automatisch)“: Sie enthält jeden Kontakt mit dem Haken „Kunde“. Systemgruppen kannst du nur ansehen.

Eine Gruppe anlegen

Klicke „Gruppe hinzufügen“. Pflicht sind der Gruppenname und die Einwilligungsart für den Newsletter.

• Gruppenname und Beschreibung — die Beschreibung steht in der Liste unter dem Namen.
• „Bei Registrierung automatisch hinzufügen“ — wer sich im Kundenbereich neu registriert, kommt automatisch in diese Gruppe.
• „Alle Kontakte automatisch zu dieser Gruppe hinzufügen“ — neue und bestehende Kontakte werden Mitglied.
• „Direktbuchung von Coaching-Terminen für diese Gruppe erlauben“ — Mitglieder buchen freigegebene Einzeltermine auf der Website verbindlich statt als Anfrage, inklusive Wahl von Abo, Stempelkarte oder Einzelbuchung.
• „Direktbuchung von Abos für diese Gruppe erlauben“ — Mitglieder buchen Abos im Kundenbereich verbindlich. Mit „Beginn der Direktbuchung“ wählst du „Sofort (Beitrittsmonat anteilig berechnet)“ oder „Zum 1. des Folgemonats (voller Monat)“, mit „Rechnung sofort erstellen“, ob die erste Rechnung gleich entsteht. Steht ein Kunde in mehreren solchen Gruppen, gilt die Gruppe mit der kleinsten Nummer.
• „Verteilergruppe: Kunden dürfen sich für Newsletter in diese Gruppe eintragen“ — die Gruppe erscheint in den Newslettereinstellungen und im Kundenbereich zum Abonnieren.
• „Newsletter: welche Einwilligung braucht ein Mitglied?“ — „Allgemeine Newsletter-Einwilligung“, „Listen-Abo (nur wer diese Gruppe abonniert hat)“ oder „Bestandskunden (Werbung für eigene ähnliche Leistungen)“. Was die drei bedeuten, erklärt die Seite Newsletter.
• „Zusätzliche Newsletter-Empfänger“ — externe Adressen ohne Kontakt. Beim Speichern verwirft PetWorkers ungültige und gesperrte Adressen sowie Adressen, die schon als Kontakt mit Einwilligung existieren, und sagt dir, welche.
• Abschnitt „Tagesbetreuung (Direktbuchung)“: Leistung und Bereich für die Direktbuchung dieser Gruppe, „Vorlaufzeit (Stunden)“ bis zur Buchung und „Online-Stornofrist (Stunden)“.

Wo Kontaktgruppen sonst noch zählen

• Geschützte Seiten: In der Seitenverwaltung schränkst du eine Seite auf Kontaktgruppen ein.
• Shop: Wer auf Rechnung kaufen oder bar bei Abholung zahlen darf, legst du je Kontaktgruppe fest (Einstellungen → Shop: Kauf auf Rechnung bzw. Shop: Barzahlung). Mehr dazu unter Digitalprodukte: So kommt der Inhalt zum Kunden.
• Newsletter: Die Gruppen sind die Empfängerlisten.

Nicht verwechseln mit den Kundengruppen unter Stammdaten — die sind eine Einteilung für dich und steuern keine Rechte.

Mitglieder verwalten

1. Wähle in der Liste im Menü der Gruppe „Mitglieder verwalten“.
2. Oben stehen die „Aktuellen Mitglieder“. Über das Menü der Zeile öffnest du die Kartei oder entfernst den Kontakt mit „Aus Gruppe entfernen“.
3. Unter „Kontakt hinzufügen“ tippst du Name, Kundennummer oder E-Mail ein und klickst „Suchen“. Bei einem Treffer wählst du im Menü „Zur Gruppe hinzufügen“. Die Suche zeigt höchstens 50 Treffer und nur Kontakte, die noch nicht Mitglied sind.

Einzelne Kontakte ordnest du auch direkt im Kontaktformular zu, Reiter „Marketing & Vertrieb“.

Stolpersteine

• Löschen ist endgültig. Eine gelöschte Kontaktgruppe landet nicht im Papierkorb; alle Zuordnungen sind weg. Die Kontakte selbst bleiben erhalten.
• Die Mitgliederzahl zählt nur Kontakte, die nicht im Papierkorb liegen.