Abo-Anfrage eines Kunden annehmen
Hast du in einer Abo-Vorlage „Online-Buchung im Kundenbereich erlauben" angehakt, können Kunden das Abo im Kundenbereich anfragen. Gebucht ist dann noch nichts — du entscheidest, ob du die Anfrage einbuchst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Anfragen-Seiten und buchen ein.
- Deine Kunden — fragen im Kundenbereich unter „Abonnements" → „Abonnements online buchen" an, wenn der Tab „Abonnements" eingeschaltet ist und mindestens eine Vorlage die Online-Buchung erlaubt.
Welche E-Mails werden verschickt?
- [Abo][Anfrage] … — an deine Firmenadresse, wenn der Kunde anfragt. Der Kunde bekommt dabei keine E-Mail.
- Einbuchen → Abonnement: Buchungsbestätigung an den Kunden und Neue Abo-Buchung an dich. Automatisch.
- Einbuchen bei Zahlungsart „Per Rechnung" → zusätzlich die Rechnung für den ersten (anteiligen) Monat an den Kunden. Sie wird sofort abgeschlossen und verschickt.
- Ablehnen (ohne Nachricht) → keine E-Mail.
- Ablehnen & Nachricht → Text „Nachricht: Anfrage zu einem Abonnement abgelehnt" im Nachrichtenfenster; geht erst mit deinem Klick raus.
Den Wortlaut der Kunden-E-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen. Jede gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung; welche verschickt wird, richtet sich nach der Anrede im Kontakt. Die Meldungen an dich gehen an die Adresse unter System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen, Feld „Empfänger: Abonnement-Buchungen/-Kündigungen" — ist dort nichts eingetragen, an die E-Mail-Adresse deiner Firma.
Voraussetzungen
- Eine Abo-Vorlage mit „Online-Buchung im Kundenbereich erlauben" (siehe Abo-Vorlage anlegen).
- Unter System → Einstellungen, Bereich „Kundenbereich", ist „Tab: Abonnements anzeigen" an.
Was der Kunde tut
Der Kunde öffnet im Kundenbereich „Abonnements" und klickt „Abonnements online buchen". Er wählt einen Tarif, dann die Tiere (je Tier entsteht eine eigene Anfrage, oder „Für alle meine Tiere"), die Zahlungsart „Per Rechnung" oder „Zahlung vor Ort", stimmt gegebenenfalls den Abobedingungen zu und klickt „Abonnement anfragen". Einen Einführungstext über den Tarifen pflegst du unter System → Einstellungen im Feld „[Onlinebuchung Abonnements]: Benutzertext".
Schritt für Schritt: Anfrage bearbeiten
- Öffne die Anfragen-Seite der Angebotsart: Hundeschule → Anfragen (Gruppenstunden, Veranstaltungen), Tagesbetreuung → Anfragen oder Terminverwaltung → Anfragen (Einzeltermine, DogWalk, Stundenbetreuung).
- Such den Kasten Abo-Anfragen. Jede Zeile zeigt das Abonnement mit Einheiten und Preis, Kunde und Tier, den Eingang und die Nachricht des Kunden.
- Klicke auf Einbuchen und bestätige die Rückfrage.
Oder: Ablehnen (ohne Nachricht) beziehungsweise Ablehnen & Nachricht.
Beim Einbuchen legt PetWorkers das Abo an, die Laufzeit beginnt heute, und der laufende Monat wird anteilig angelegt (mindestens 1 Einheit). Eine Rechnung entsteht nur bei der Zahlungsart „Per Rechnung".
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Oben steht „Das Abonnement wurde eingebucht; der Kunde hat die Buchungsbestätigung erhalten." Die Zeile ist verschwunden.
- In der Kontaktkartei des Kunden, Reiter Abonnements, steht das neue Abo.
- Bei „Per Rechnung": Reiter Rechnungen zeigt die neue Rechnung.
Häufige Fehler
- „Das Abonnement konnte nicht eingebucht werden: Für diesen Kunden besteht bereits ein aktives Abonnement dieser Art." — für dasselbe Tier läuft schon dasselbe Abo. Lehne die Anfrage ab oder beende zuerst das alte Abo.
- „Dieses Abonnement ist nicht für die Online-Buchung freigegeben." — du hast den Haken an der Vorlage inzwischen entfernt. Setze ihn kurz wieder oder weise das Abo in der Kontaktkartei zu.
- Tagesbetreuung ohne Reservierungen. Online angefragte Abos haben keine Betreuungsgruppe; PetWorkers legt deshalb keine Betreuungstage an. Plane sie mit dem Kunden und lege sie selbst an.
- Kunde sieht „Abonnements online buchen" nicht. Keine Vorlage hat „Online-Buchung im Kundenbereich erlauben", oder der Tab ist ausgeschaltet.