Anmeldung und Buchung bei Veranstaltungen

Einleitung
Teil drei der Reihe Veranstaltungen: Anmeldung und Buchung. Du stellst ein, wann aus einer Anmeldung ein fester Platz wird, wie Kunden bezahlen und ob Gäste ohne Kundenkonto buchen dürfen. Danach buchen wir einmal als Gast, einmal als Kundin mit Konto, und füllen die Warteliste.

Anmeldung oder Buchung?
Öffne die Veranstaltung mit „Bearbeiten“ und scrolle zum Abschnitt „Anmeldung und Buchung“. Die wichtigste Einstellung heißt „Anmeldungen automatisch zu Buchungen machen“. Dahinter steckt eine Regel: Nur gebuchte Teilnehmer haben einen festen Platz und stehen auf den Teilnehmerlisten. Alle anderen sind vorgemerkt. „Direkt bei Anmeldung“ ist die Vorgabe. Jede Anmeldung ist sofort eine feste Buchung. Bei „Nur manuell“ bleibt jede Anmeldung vorgemerkt, bis du sie im Büro von Hand buchst. Bei „Nur für ausgewählte Kontaktgruppen“ werden Anmeldungen von Kontakten aus diesen Gruppen sofort zur Buchung. Alle anderen werden es mit dem Zahlungseingang. Die Kontaktgruppen hakst du weiter unten in der Liste an. Wir nehmen „Bei Zahlungseingang“. Abo, Stempelkarte und Bar vor Ort gelten sofort. Bei Rechnung wird der Platz fest, sobald die Zahlung eingeht, per Überweisung über den Kontoabgleich oder online.

Kunden informieren
Mit dem Haken „Kunden per E-Mail informieren, wenn aus der Anmeldung eine Buchung wird“ bekommt der Kunde eine Mail, sobald sein Platz fest ist. Bei „Direkt bei Anmeldung“ reicht die Buchungsbestätigung.

Anzahlung
Bei „Anzahlung genügt für die Buchung“ legst du fest, ab welcher Zahlung der Platz fest ist: voller Betrag, ein Prozentsatz der Rechnungssumme oder ein fester Betrag. Wir nehmen dreißig Prozent. Die Anzahlung gilt nur bei „Bei Zahlungseingang“ und bei der Kontaktgruppen-Option. Abo und Stempelkarte gelten immer als bezahlt. Bei „Anzahlung bei Absage“ entscheidest du, was passiert, wenn der Kunde storniert: erstatten, ganz behalten oder einen Anteil behalten. Zum Behalten muss unter Einstellungen, Veranstaltungen die Leistung für die Stornogebühr gesetzt sein. Sagst du selbst ab, wird die Anzahlung immer voll erstattet.

Zahlungsmethoden
Im Abschnitt „Zahlungsmethoden“ wählst du die Zahlarten, die der Kunde bei der Online-Buchung sieht. Mindestens eine muss an sein. Im Büro bleibt die Zahlart frei wählbar. „Einzelbuchung (auf Rechnung)“: Der Kunde bekommt eine Rechnung. „Stempelkarte (Multipass)“: Kunden mit passender Karte buchen damit. Welche Karte gilt, legst du je Tarif fest, wie in Teil zwei gezeigt. „Bar vor Ort anbieten“: Der Kunde zahlt beim Termin. Mit einer Anzahlungsregel geht das nicht. „Online-Zahlung über Stripe / PayPal anbieten“: Das gibt es nur bei „Bei Zahlungseingang“, und Stripe oder PayPal muss unter System, Einstellungen eingerichtet sein. Ein passendes Abo verrechnet PetWorkers automatisch.

Warteliste und Rechnung
Im Abschnitt „Warteschlange“ schaltest du mit „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren“ die Warteliste ein. Ohne Warteliste wird bei vollen Plätzen niemand mehr angenommen. Mit „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen“ rückt nach einem Storno der Erste auf der Warteliste nach. Bei „Bei Zahlungseingang“ wird er erst mit seiner Zahlung fest gebucht. „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden“ gilt für Online-Anmeldungen auf Rechnung. Bei „Bei Zahlungseingang“ verschickt PetWorkers die Rechnung ohnehin sofort.

Zusatzleistungen
Unter „Zusatzleistungen“ hakst du an, was Kunden bei der Buchung dazunehmen können, hier das Verpflegungspaket. Es wird einmal je Buchung berechnet. Zusatzleistungen legst du als Administrator unter „Leistungen“, „Veranstaltungen“ im Reiter „Zusatzleistungen“ an.

Eingeschränktes Publikum
Mit „Eingeschränktes Publikum“ sehen und buchen nur Kontakte aus den angehakten Kontaktgruppen die Veranstaltung, zum Beispiel nur deine Vereinsmitglieder. Gäste können dann nicht buchen.

Gastbuchung erlauben
Ganz oben im Abschnitt steht der Haken „Gastbuchung erlauben“. Damit buchen Besucher auch ohne Kundenkonto. Wir haben ihn schon gesetzt. Voraussetzung ist die Einstellung „Automatische Buchungsfreigabe“ unter System, Einstellungen. Außerdem darf das Publikum nicht eingeschränkt sein. Gäste zahlen per Rechnung oder online, nicht bar und nicht mit Stempelkarte. Welche Angaben sie machen müssen, legst du unter Einstellungen, „Registrierung“ fest. Klicke auf „Speichern“.

So bucht ein Gast
Jetzt die Sicht eines Gastes auf der Buchungsseite. Wer schon ein Kundenkonto hat, meldet sich oben an. Unser Gast Jonas wählt den Tarif mit Hund. Er trägt Vorname und Nachname ein … … und seine E-Mail-Adresse. Dann klickt er auf „Code senden“. PetWorkers schickt sofort einen sechsstelligen Code an diese Adresse. Jonas trägt ihn bei „Bestätigungscode“ ein. So ist sicher, dass die Adresse stimmt. Dann folgen Telefon und Rechnungsadresse. Weil der Tarif ein aktiver Platz ist, fragt PetWorkers nach dem Hund. Jonas trägt „Bruno“ ein. Er nimmt das Verpflegungspaket dazu. Der Gesamtpreis wird sofort angezeigt. Unter „Zahlung“ wählt er „Per Rechnung“. Daneben stehen die Online-Zahlung und die Anzahlung online. Darüber steht der Hinweis: Der Platz ist verbindlich gebucht, sobald die Zahlung eingegangen ist. Und die Anzahlung von dreißig Prozent mit dem Betrag. Er bestätigt die Buchungsbedingungen und klickt auf „Zahlungspflichtig anmelden“. Fertig: Seine Anmeldung ist vorgemerkt und wird mit dem Zahlungseingang verbindlich. Zur Sicherung genügt die Anzahlung. Rechnung und Buchungsbestätigung kommen per E-Mail. Ein Kundenkonto bekommt ein Gast nicht. PetWorkers legt ihn als Gast-Kontakt an, mit seinem Hund.

So bucht eine Kundin mit Konto
Jetzt bucht Mia, eine Kundin mit Konto. Sie ist angemeldet und wählt den Zuhörerplatz. Zum Vorführen hat der Zuhörer-Tarif nur einen Platz. Sie gibt keine Adresse und kein Tier an, ihre Daten kennt PetWorkers. Sie zahlt per Rechnung. Auch Mia ist vorgemerkt, bis ihre Zahlung eingeht. Bei der Serienveranstaltung sieht Mia alle Termine mit freien Plätzen. Sie wählt einen Termin. Je Absenden bucht man einen Termin der Serie. Hier ist „Direkt bei Anmeldung“ eingestellt. Deshalb heißt es sofort: Ihre Buchung ist verbindlich.

Die Warteliste
Jetzt will Gast Lena den Zuhörerplatz. Mias Anmeldung mit offener Rechnung zählt bei der Platzgrenze des Tarifs mit, deshalb steht dort: ausgebucht, Buchung auf Warteliste. Lena bucht trotzdem und steht auf der Warteliste, Position eins. Wie sie nachrückt, zeige ich in Teil vier.

Was Kunden danach sehen
Im Kundenbereich unter „Veranstaltungen“ sieht Mia ihre Termine mit dem Stand: vorgemerkt oder gebucht, dazu Tarif, Ort und die Stornierungsoptionen.

Welche E-Mails rausgehen
Zu den E-Mails: Jede Online-Buchung bekommt sofort eine Buchungsbestätigung, auch vorgemerkt oder auf der Warteliste. Bei „Bei Zahlungseingang“ kommt die Rechnung gleich mit.

Vorgaben in den Einstellungen
Unter System, Einstellungen, „Veranstaltungen“ legst du Vorgaben für neue Veranstaltungen fest: die Anzahlung, die Leistung für die Stornogebühr und die automatische Terminerinnerung. Die Terminerinnerung ist ab Werk aus. Schaltest du sie ein, bekommen gebuchte Teilnehmer vor jedem Termin automatisch eine E-Mail.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Wähle, wann aus einer Anmeldung eine Buchung wird, lege Anzahlung, Zahlarten und Warteliste fest und erlaube auf Wunsch Gastbuchungen. Weiter geht es in Teil vier mit den Teilnehmern. Mehr Anleitungen findest du auf petworkers.software.