Zahlungserinnerung und Mahnung
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So erinnerst du Kunden an offene Rechnungen und mahnst in bis zu drei Stufen. Am Beispiel einer überfälligen Rechnung von Mia Beispiel zeigen wir die Liste der fälligen Erinnerungen, die Vorschau, den Einzelversand aus der Rechnung und die passenden Einstellungen.
Kapitel im Video
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Zahlungserinnerung und Mahnung
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Einleitung
Manchmal zahlt ein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig. Dann schickst du zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung und, wenn nötig, eine Mahnung. Unser Beispiel: Mia Beispiel hat eine Einzelstunde für 65 Euro noch nicht bezahlt. Das Zahlungsziel war der 16. Oktober.
Wo du es findest
Öffne links „Finanzen“ und dann „Rechnungen“. Oben rechts steht der Knopf „Fällige Erinnerungen und Mahnungen“. Die Zahl daneben sagt dir, wie viele Rechnungen gerade dran sind.
Die Liste der fälligen Rechnungen
Hier stehen alle abgeschlossenen Rechnungen, die offen sind und deren Zahlungsziel vorbei ist. Nicht dabei sind bezahlte und stornierte Rechnungen, Lastschriftkunden und Rechnungen nach der dritten Mahnung. Hier ist Mias Rechnung. Du siehst den offenen Betrag, das Zahlungsziel und in der Spalte „Bisher“, was schon verschickt wurde. Rechts wählst du die Stufe. PetWorkers schlägt die nächste passende vor, hier die „Zahlungserinnerung“.
Erinnerung prüfen und versenden
Setze links den Haken bei der Rechnung. Du kannst auch mehrere Rechnungen auf einmal wählen. Klicke auf „Vorschau anzeigen“. Dabei wird noch nichts verschickt. Die Vorschau zeigt dir jede Mail genau so, wie Mia sie bekommt: Empfänger, Betreff und Text mit Rechnungsnummer und offenem Betrag. Passt alles, klickst du auf „Jetzt eine Mail versenden“. Erst jetzt geht die Erinnerung raus, mit der Rechnung als PDF im Anhang. Hast du mit dem Kunden etwas anderes vereinbart, wähle die Rechnung und klicke auf „Ausblenden“. Dann verschwindet sie aus der Liste.
Einzeln aus der Rechnung
Du kannst auch direkt aus einer Rechnung erinnern. Öffne die Rechnung und klicke oben auf „Versenden“. Wähle den Grund: „Nochmaliger Versand“, „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“. Darunter steht jeweils, wann zuletzt verschickt wurde. Bei der Mahnung siehst du die Stufe und die neue Frist, hier eine Woche ab heute. Betreff und Text sind schon vorbereitet. Du kannst sie für diesen einen Versand noch anpassen. Mit „Rechnung versenden“ geht die Mail raus. Für unser Beispiel klicken wir hier nicht.
So geht es weiter: die Mahnstufen
Nach der Erinnerung bekommt die Rechnung eine neue Frist. Bis dahin verschwindet sie aus der Liste. Ist auch diese Frist vorbei, ist sie wieder da. In „Bisher“ steht jetzt „erinnert am 20.10.2026“. Jetzt schlägt PetWorkers die „1. Mahnung“ vor. Danach folgen die zweite und die dritte Mahnung, dann ist Schluss. Wichtig: PetWorkers verschickt nie von selbst. Jede Erinnerung und Mahnung geht erst raus, wenn du sie absendest.
Einstellungen und Tipps
Unter „Einstellungen“, Bereich „Finanzen“, legst du fest, wie viele Tage die neue Frist dauert. Vorgegeben sind 7 Tage. Willst du eine Mahngebühr, wähle hier eine Leistung dafür. Beim Mahnen kannst du die Gebühr dann als offenen Posten für die nächste Rechnung anlegen. Die Texte der Erinnerung und jeder Mahnstufe passt du hier an, je in der Sie-Form und der Du-Form.
So sieht es dein Kunde
Mia bekommt die Erinnerung per E-Mail, mit der Rechnung als PDF. In ihrem Kundenbereich sieht sie die offene Rechnung unter „Rechnungen“ und kann sie dort auch online bezahlen.
Zusammenfassung
Fällige Rechnungen findest du unter „Fällige Erinnerungen und Mahnungen“. Erst Vorschau, dann versenden, Stufe für Stufe. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einen Ratenplan anlegst, wenn ein Kunde in Raten zahlen möchte.