Stempelkarte verkaufen und abstempeln

Einleitung
In diesem Video verkaufst du eine Stempelkarte und stempelst sie ab. Abstempeln heißt: Eine Teilnahme wird von der Karte abgezogen. Unser Beispiel: Mia Beispiel kauft die „10er-Karte Gruppe“. Danach buchen wir ihre Hündin Lotte in die Welpengruppe am Samstag.

Die Karte verkaufen
Öffne die Kartei von Mia über „Basisdaten“ und „Kontakte“. Klicke dort auf den Reiter „Stempelkarten“. Noch hat Mia keine Karte. Klicke rechts auf „Stempelkarte (Multipass) hinzufügen“. Bei „Leistung“ wählst du die Karte aus, hier die „10er-Karte Gruppe“. Preis und Einheiten kommen aus der Leistung. Bei „Tier“ bleibt „Alle Tiere (keine Tierbindung)“ stehen. Dann gilt die Karte für Lotte und für Fiete. Wählst du ein Tier, gilt sie nur für dieses. Die Bemerkungen sind freiwillig. Die internen sieht nur dein Team, die für den Kunden sieht Mia im Kundenbereich. Hat Mia schon eine ungenutzte Karte derselben Art, warnt PetWorkers dich. Soll sie trotzdem eine zweite bekommen, setzt du diesen Haken. „Gültig bis“ lässt du leer. Dann gilt die Gültigkeit aus der Leistung, bei uns ein Jahr. Du kannst hier aber auch ein eigenes Datum setzen. Klicke auf „Speichern“. Oben erscheint die Meldung „Stempelkarte (Multipass) unter … gebucht. Daten erfolgreich gespeichert.“ Im Reiter „Stempelkarten“ steht jetzt die Karte: 10 Einheiten, 0 gebucht, gültig bis zum 30. Oktober 2027.

Die Karte abrechnen
Wichtig fürs Bezahlen: Die Karte steht jetzt auch im Reiter „Leistungen“ als offene Leistung über 135 Euro. Eine Rechnung entsteht dabei noch nicht. Auf die Rechnung kommt sie wie jede offene Leistung: Rechnung erstellen und die offenen Leistungen übernehmen. Das zeige ich im Video zum Abrechnungssystem.

Einen Termin abstempeln
Jetzt stempeln wir ab. Öffne den Termin der Welpengruppe am 19. Dezember und klicke auf „Buchung hinzufügen“. Bei „Tier auswählen“ suchst du Mia mit Lotte heraus. Der „Tarif“ bleibt auf „Standard-Tarif“. Das ist bei unserer Gruppe die Welpenstunde, also genau die Leistung, für die die Karte gilt. Unter „Abrechnung“ legst du fest, wie die Buchung bezahlt wird. Bei „Automatisch“ nimmt PetWorkers zuerst ein Abo, dann eine Stempelkarte, sonst eine Einzelbuchung. Wir wählen ausdrücklich „Stempelkarte (Multipass)“. Darunter siehst du, welche Karte genutzt wird und wie viele Einheiten noch frei sind. Mit „Benachrichtigung versenden“ bekommt Mia eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Für unser Beispiel lassen wir den Haken weg. Klicke auf „Speichern“. Lotte steht jetzt im Termin. Dahinter steht „Stempelkarte (Multipass)“ und „keine Rechnung“. Die Teilnahme ist mit der Karte bezahlt. Zurück bei Mia siehst du: Die Spalte „Gebucht“ zeigt jetzt 1. Es sind also noch 9 Einheiten frei. Daran siehst du, dass das Abstempeln geklappt hat.

Kartendetails und Sonderfälle
Über die drei Striche und „Details“ öffnest du die Karte. Hier steht jede Buchung, die von der Karte abgezogen wurde. Stornierst du eine Buchung, bekommt die Karte ihre Einheit zurück. Mit „Stempelkarte bearbeiten“ änderst du zum Beispiel Einheiten oder Gültigkeit. Willst du von Hand abstempeln, etwa für eine Stunde ohne Buchung in PetWorkers, klickst du unten auf „Leerbuchung hinzufügen“. Dort trägst du Datum, Einheiten und eine Bemerkung ein. Achtung, hier prüft PetWorkers die Einheiten nicht. Trag also genau ein, was abgezogen werden soll. Alle verkauften Karten aller Kunden siehst du unter „Finanzen“ und „Stempelkarten (Multipässe)“, mit Verbrauch und Gültigkeit.

So sieht es deine Kundin
So sieht es Mia. Im Kundenbereich klickt sie auf „Stempelkarten (Multipässe)“. Dort steht ihre Karte als „Aktiv“: Kontingent 10, verbraucht 1, Restguthaben 9 Einheiten, gültig bis zum 30. Oktober 2027. Darunter stehen ihre gebuchten Termine. So weiß Mia jederzeit, wie oft sie noch kommen kann.

Zusammenfassung
Du verkaufst die Karte in der Kartei des Kunden, rechnest sie über die offenen Leistungen ab und wählst bei der Buchung „Stempelkarte“ als Abrechnung. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einem Kunden ein Abo gibst und wie eine Kündigung abläuft.