Quittung und Kassenbuch
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So buchst du Barzahlungen im Kassenbuch und gibst deinem Kunden eine Quittung. Am Beispiel von Mia Beispiel, die eine Einzelstunde für 65 Euro bar bezahlt, zeigen wir die Buchung auf die Rechnung, beide Quittungen, den Kassenbestand und wie Mia die Quittung im Kundenbereich findet.
Kapitel im Video
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Quittung und Kassenbuch
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Einleitung
Zahlt ein Kunde bar, gehört das Geld ins Kassenbuch. Dort steht jede Einnahme und Ausgabe deiner Kasse mit dem aktuellen Bestand. Unser Beispiel: Mia Beispiel bezahlt ihre Einzelstunde für 65 Euro bar. Wir buchen das Geld auf ihre Rechnung und geben ihr eine Quittung.
Wo du es findest
Öffne links „Finanzen“ und dann „Kassenbuch“. Oben trägst du neue Buchungen ein, darunter stehen alle bisherigen Buchungen mit dem Kassenbestand.
Die Barzahlung buchen
Beim „Datum“ steht schon heute. Ändere es nur, wenn das Geld an einem anderen Tag kam. Bei „Art“ wählst du „Einzahlung“, denn Geld kommt in die Kasse. Für Geld, das rausgeht, wählst du „Entnahme“. Beim „Buchungsbetrag“ trägst du den Bruttobetrag ein, also 65 Euro. Bei „davon USt. in %“ trägst du den Steuersatz ein, hier 19. Beim „Buchungstext“ schreibst du, wofür das Geld ist, zum Beispiel „Barzahlung Einzelstunde, Rechnung R26108533“. Bei „Kontakt“ wählst du Mia Beispiel aus. Ganz wichtig ist der „Beleg“: Wähle hier Mias offene Rechnung über 65 Euro. So gilt die Rechnung gleich als bezahlt. Mit dem Haken „Quittung per E-Mail an den Kontakt senden“ bekommt Mia die Quittung sofort per Mail. In unserem Beispiel lassen wir ihn weg. Klicke auf „Speichern“.
Kassenbestand und Quittung
Die Buchung steht jetzt oben in der Liste, mit Betrag, Steuer und dem neuen Kassenbestand ganz rechts. Mit dem roten PDF-Zeichen öffnest du die Quittung dieser Kassenbuchung. So sieht sie aus: Betrag, Steuer, von wem und wofür. Du kannst sie drucken und Mia mitgeben. Wichtig: Im Kassenbuch gibt es kein Storno. Hast du dich vertan, korrigierst du mit einer Gegenbuchung. Der Bestand darf nie unter null fallen.
Die Rechnung ist bezahlt
Öffne die Rechnung. Oben steht jetzt „bezahlt“, denn die Kassenbuchung hat die Zahlung eingetragen. Mit dem Knopf „Quittung“ springst du zum Kasten mit den Quittungen dieser Rechnung. Hier gibt es eine Quittung je Zahlungseingang, mit Datum, Zahlart und Betrag. „Quittung erstellen“ öffnet sie als PDF. Dabei geht keine E-Mail raus. Diese Quittung hat eine eigene Nummer und nennt Rechnung, Zahlart und was danach noch offen ist. Willst du sie Mia schicken, setzt du den Haken „Quittung jetzt per E-Mail an den Kunden senden“ und klickst auf „Senden“.
Tipp: Bar nicht über „Zahlung buchen“
Im normalen Zahlungsdialog steht bei der Zahlart „Bar (bitte im Kassenbuch buchen)“. Barzahlungen buchst du also immer im Kassenbuch. So stimmen Kasse und Rechnung immer überein.
So sieht es dein Kunde
Im Kundenbereich sieht Mia die Rechnung unter „Rechnungen“ jetzt als „Bezahlt“. Daneben steht der Link „Quittung“. Damit lädt sie sich die Quittung jederzeit selbst herunter.
Zusammenfassung
Barzahlungen buchst du im Kassenbuch auf die offene Rechnung. Die Rechnung ist dann bezahlt, und die Quittung gibt es als PDF oder per Mail. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du die Online-Zahlung mit Stripe und PayPal einrichtest.