Nachricht, Rundmail, Serienbrief

Einleitung
In diesem Video schreibst du deinen Kunden: einzeln mit einer Nachricht, an viele mit einer Rundmail oder per Post mit einem Serienbrief. Als Beispiel laden wir die Kontaktgruppe „Infoabend November“ zu einem Infoabend ein. In der Gruppe stehen Mia Beispiel und Lena Vorlage.

Wo du es findest
Alle drei Wege findest du links unter „Posteingang“: „Serienbriefe“, „Neue Nachricht“ und „Neue Rundmail“.

Eine Nachricht an einen Kunden
Eine Nachricht geht an genau einen Kontakt. Klicke dafür auf „Neue Nachricht“ oder in der Kontaktliste auf „Nachricht im System senden“. Bei „Empfänger“ steht schon der Kunde, hier Mia Beispiel, mit seiner E-Mail-Adresse. Bei „Absender“ wählst du das E-Mail-Konto, über das die Nachricht hinausgeht. Dann schreibst du den „Betreff“, hier „Rückfrage zu Lottes Impfpass“. Ins Feld „Nachricht“ kommt dein Text. Deine Signatur steht schon darunter. Mit „Jetzt versenden“ geht die Nachricht sofort hinaus. Im Beispiel senden wir nichts.

Eine Rundmail vorbereiten
Für eine Rundmail klickst du auf „Neue Rundmail“. Jeder Empfänger bekommt die Mail einzeln und sieht die anderen Adressen nicht. Unter „Wer bekommt die Rundmail?“ wählst du eine Gruppe, einen Gruppentermin, einen Kurs oder eine Kontaktgruppe. Wir wählen bei „Kontaktgruppe“ unsere Gruppe „Infoabend November“. Mit „Nur Kontakte“ bekommen nur die Mitglieder der Gruppe die Mail, keine zusätzlich eingetragenen Adressen. Wähle den Absender, also das E-Mail-Konto für die Rundmail. Bei „Textvorlage anwenden“ holst du einen gespeicherten Text. Achtung: Betreff und Nachricht werden dabei überschrieben. Als „Betreff“ schreiben wir „Einladung zum Infoabend am 20. November“. Der Text beginnt mit dem Platzhalter „Anrede“ in geschweiften Klammern. Die Platzhalter fügst du mit einem Klick ein. PetWorkers ersetzt sie für jeden Empfänger, zum Beispiel durch seine Anrede und seinen Namen. Bei „Dateien anhängen“ kannst du zum Beispiel einen Flyer mitschicken. Mit „Jetzt versenden“ geht die Rundmail an alle hinaus. Das machen wir im Beispiel nicht. Steht niemand in der Auswahl, meldet PetWorkers: „Für diese Auswahl gibt es keine Empfänger. Es wurde nichts verschickt.“

Einen Serienbrief erstellen
Wer lieber Briefe schickt, nimmt einen Serienbrief. Unter „Serienbriefe“ siehst du alle bisherigen. Klicke auf „Neuer Serienbrief“. Wähle, wer den Brief bekommt: eine Kontaktgruppe oder eine Kundengruppe. Wir nehmen wieder „Infoabend November“. Den „Betreff“ druckt PetWorkers fett über den Brief. Eine „Textvorlage“ darüber kannst du auch hier nutzen. Im „Text“ stehen schon die Platzhalter für Anrede und Grußformel. Dazwischen schreibst du deinen Brief. Schreibe den Text am besten ohne „Sie“ und „du“. Anrede und Grußformel passen sich dann jedem Kunden an. Bei „Datum“ trägst du das Briefdatum ein, hier den 2. November. Klicke zuerst auf „Empfänger prüfen“. PetWorkers zeigt, wer einen Brief bekommt. Fehlen Straße, Postleitzahl oder Ort, wird der Kontakt übersprungen. Passt alles, klickst du auf „Serienbrief erstellen“. Fertig: zwei Briefe, keiner übersprungen. Jeder Einzelbrief liegt auch als PDF beim Kontakt. Mit „Gesamt-PDF herunterladen“ bekommst du alle Briefe in einer Datei zum Drucken.

So kommt es beim Kunden an
So sieht der Brief für Mia Beispiel aus: mit Anschrift, Datum, Betreff, persönlicher Anrede und Grußformel. Lena Vorlage bekommt denselben Brief mit ihrer eigenen Anschrift und Anrede.

Zusammenfassung
Nachricht für einen Kunden, Rundmail für viele, Serienbrief für Post. Platzhalter machen jeden Text persönlich. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du die Texte der automatischen Mails und die Standardtexte anpasst, auch für Sie und du.