Mitarbeiter anlegen und Rechte vergeben

Einleitung
Arbeiten in deinem Betrieb mehrere Personen mit PetWorkers, bekommt jede einen eigenen Zugang. So siehst du, wer was gemacht hat, und jeder sieht nur, was er braucht. Als Beispiel legen wir die neue Trainerin Jana Probe an. Das geht in zwei Schritten: erst der Kontakt mit dem Zugang, dann das Mitarbeiterprofil. Deine Mitarbeiter findest du im Menü unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“.

Schritt 1: Kontakt und Zugang
Jeder Mitarbeiter ist in PetWorkers zuerst ein Kontakt. Öffne „Kontakte“ und klicke auf „Kontakt hinzufügen“. Trag Vor- und Nachnamen ein, hier Jana Probe. Eine Telefonnummer ist praktisch, damit das Team sie erreicht. Sie ist aber kein Pflichtfeld. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht. Mit ihr meldet sich Jana später an, deshalb braucht jeder Mitarbeiter seine eigene Adresse. Unter „Kennwort“ schlägt PetWorkers ein zufälliges Kennwort vor. Du kannst auch ein eigenes eintragen. Achte beim Kopieren und Einfügen auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Setzt du den Haken darunter, bekommt Jana ihre Zugangsdaten per E-Mail. Sonst gibst du ihr das Kennwort persönlich.

Rechte: die Sicherheitsgruppe
Die Rechte bestimmt die Sicherheitsgruppe. Neue Kontakte stehen zunächst auf „Kunden / Lieferanten“, das musst du hier umstellen. Für Mitarbeiter gibt es vier Stufen, von oben nach unten mit immer weniger Rechten. „Administratoren“ dürfen alles, auch Einstellungen, Leistungen und das Layout der Website. Diese Gruppe gibst du nur Inhabern. „BackOffice (Büro & Buchhaltung)“ arbeitet zusätzlich mit Finanzen und Buchhaltung und sieht den Bereich „Unternehmen“. „BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung)“ bearbeitet Rechnungen und Vorgänge im Büro. „Beratung, Training & Betreuung“ ist die Gruppe für Trainer und Betreuer: Kunden, Tiere, Termine und die tägliche Arbeit. Die wählen wir für Jana. Die übrigen Gruppen gelten für Kunden und Gäste. Mit ihnen kommt man nicht ins Büro. Der Haken bei „Account ist aktiv“ ist schon gesetzt. Lass ihn so, ohne ihn kann sich Jana nicht anmelden. Klicke auf „Speichern & zurück“. Der Kontakt ist angelegt.

Schritt 2: Das Mitarbeiterprofil
Jetzt machst du Jana zur Mitarbeiterin. Klicke unter „Unternehmen“, „Mitarbeiter“ auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Wähle bei „Kontakt“ den eben angelegten Kontakt aus, also „Probe, Jana“. Fehlt ein ehemaliger Mitarbeiter in der Auswahl, liegt er im Papierkorb. Dann steht hier ein Hinweis mit Link. Wiederherstellen klappt, solange deine Lizenz noch Platz für einen Mitarbeiter hat. Die Berufsbezeichnung ist Pflicht, zum Beispiel Hundetrainerin. Kurzbeschreibung und Beschreibung sind freiwillig. Hier steht zum Beispiel, wofür Jana zuständig ist. Unter „Zugang“ erinnert PetWorkers dich: Für die Anmeldung im Büro braucht der Kontakt mindestens die Gruppe für Mitarbeiter und ein aktives Konto. Lass „Mitarbeiter aktiv“ angehakt. Nur aktive Mitarbeiter erscheinen in der Auswahl, zum Beispiel bei Terminen, und zählen für deine Lizenz. Klicke auf „Speichern & zurück“. Jana steht jetzt in der Liste deiner Mitarbeiter. Öffnest du ihr Profil, siehst du unter „Zugang“, wie sie sich anmeldet: im Büro, mit ihrer E-Mail-Adresse als Anmeldename. So siehst du, dass alles geklappt hat.

So sieht es Jana
So sieht es Jana nach der Anmeldung. Im Menü fehlen Bereiche wie Finanzen, Leistungen und Einstellungen, weil sie dafür keine Rechte hat.

Wenn jemand ausscheidet
Verlässt dich ein Mitarbeiter, löschst du ihn nicht. Klicke stattdessen in seinem Profil auf „Ausgeschieden …“. Hier siehst du seine künftigen Termine und Reservierungen und wählst, wer sie übernimmt. Dann setzt du den Haken und klickst auf „Ausscheiden“. Danach kann er sich nicht mehr anmelden und belegt keinen Lizenzplatz, bisherige Termine bleiben erhalten.

Zusammenfassung
Ein Mitarbeiter ist ein Kontakt mit Zugang plus ein Mitarbeiterprofil. Die Rechte bestimmt die Sicherheitsgruppe, und wer geht, wird deaktiviert statt gelöscht. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Einstellungen findest und änderst.