Mailkonto einrichten

Einleitung
In diesem Video richtest du ein E-Mail-Konto ein. Darüber verschickt PetWorkers Bestätigungen, Rechnungen und Nachrichten an deine Kunden. Als Beispiel tragen wir die Adresse info@beispiel-hundeschule.de ein. Die Zugangsdaten bekommst du von deinem Mail-Anbieter.

Wo du es findest
Klicke links auf „System“ und dann auf „Einstellungen“. Klicke oben auf „E-Mail-Einstellungen“. Unter „Versandkonten“ siehst du alle Konten, über die PetWorkers Mails verschickt. Das Konto mit „Standard“ ist schon eingerichtet. Für ein neues Konto klickst du auf „E-Mail-Konto hinzufügen“.

Die Zugangsdaten eintragen
Jetzt siehst du die Maske für das neue Konto. Felder mit Stern musst du ausfüllen. Bei „Bezeichnung“ gibst du dem Konto einen Namen für dich, zum Beispiel „Hundeschule Info“. Den „Absendernamen“ sieht dein Kunde in seinem Postfach. Wir nehmen „Hundeschule Beispiel“. Bei „Absenderadresse“ steht die E-Mail-Adresse, von der die Mails kommen. Bei „SMTP-Server“ trägst du den Postausgangsserver deines Anbieters ein, hier mail.beispiel-hundeschule.de. „Port“ und „Verschlüsselung“ gehören zusammen: üblich ist 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS. Beim „SMTP-Benutzernamen“ steht meist die E-Mail-Adresse selbst. Manche Anbieter vergeben eine eigene Kennung. Ins Feld „SMTP-Passwort“ kommt das Kennwort des Postfachs. Wenn du das Kennwort kopierst und einfügst: Achte darauf, dass am Anfang und am Ende kein Leerzeichen mitkommt. Sonst schlägt die Anmeldung fehl. Die „Webmail-URL“ ist freiwillig. Dann steht in der Kontenliste ein Link zu deinem Postfach im Browser. Schalte „Konto aktiv“ ein, sonst geht über dieses Konto nichts hinaus.

Bestätigen und speichern
Mit „Testen“ prüft PetWorkers, ob die Anmeldung beim Mailserver klappt. Eine Mail geht dabei nicht hinaus. Dann klickst du auf „Bestätigungscode senden“. PetWorkers schickt einen Code an die Absenderadresse, mit genau diesen Zugangsdaten. Den Code aus der Mail trägst du bei „Bestätigungscode“ ein. So steht fest, dass Postfach und Absender zusammenpassen. Zum Schluss klickst du auf „Speichern“. Das neue Konto steht dann in der Liste der Versandkonten. Unter „Versandgrenzen“ trägst du ein, wie viele Mails dein Anbieter pro Stunde oder Tag erlaubt. Leer heißt: keine Grenze.

Mails im Posteingang abrufen
Willst du die Mails des Postfachs auch in PetWorkers lesen, füllst du den Bereich „Rückläufer (IMAP)“ aus. Hier steht der Posteingangsserver, meist mit Port 993. Leere Felder übernehmen die Angaben von oben. Klicke auf „IMAP-Verbindung testen“. Die Schalter darunter lassen sich erst nach einem erfolgreichen Test speichern. Schalte „Dieses Postfach für Posteingang abrufen“ ein. Am Postfach selbst wird dabei nichts gelöscht oder verschoben. Bei „Wer sieht dieses Postfach im Posteingang?“ hakst du die Mitarbeiter an. Ohne Haken sieht es niemand, auch kein Administrator. „Rückläufer auswerten“ nimmt Adressen, die es nicht gibt, aus dem Newsletter-Versand.

Weitere Wege und Tipps
Unter „Verwendungszwecke“ legst du fest, welches Konto wofür gilt: Buchungen, Rechnungen oder Newsletter. Jeder Mitarbeiter kann im Posteingang über „Persönliches Postfach“ sein eigenes Postfach einbinden. Das sieht nur er selbst. Es wird nie für Buchungen, Rechnungen oder Newsletter verwendet. Kommt die Meldung „Die Anmeldung wurde abgelehnt. Bitte Benutzername und Kennwort prüfen.“, prüfe zuerst das Kennwort auf Leerzeichen.

Zusammenfassung
Ein Mailkonto braucht Server, Port, Benutzername und Kennwort. Gespeichert wird es erst mit dem Bestätigungscode. Im nächsten Video zeige ich dir den Posteingang: Mails lesen, beantworten und einem Kunden zuordnen.