Kontakte importieren

Einleitung
In diesem Video übernimmst du viele Kunden auf einmal aus einer Datei. Das brauchst du, wenn du von einem anderen Programm oder einer Excel-Liste zu PetWorkers wechselst. Als Beispiel importieren wir drei neue Kunden mit zusammen vier Hunden. Ich zeige dir die Datei, die Zuordnung, den Probelauf und wie du einen Import wieder zurücknimmst.

Wo du es findest
Den Import findest du links im Menü unter „System“ und dann „Datenimport“. Hier klickst du in der Zeile „Kontakte und Tiere“ rechts auf den Pfeil. Diese Zeile sehen nur Administratoren.

Die Datei vorbereiten
So sieht unsere Beispieldatei aus. Jede Zeile ist ein Kunde mit seinem Tier. Du kannst eine Excel-Datei oder eine CSV-Datei nehmen. Wichtig ist die erste Zeile: Dort stehen die Spaltennamen, zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail und Hund. Die Namen dürfen auch etwas anders heißen, du ordnest sie gleich zu. Hat ein Kunde zwei Tiere, schreibst du ihn zweimal untereinander, mit derselben E-Mail-Adresse. PetWorkers legt Clara Brandt dann einmal an, mit beiden Hunden. Tipp: Am einfachsten nimmst du als Vorlage die Datei „Kontakte mit Tieren“ aus dem Datenexport. Deren Spalten erkennt der Import von selbst.

Hochladen und zuordnen
Auf der Importseite klickst du auf „Datei auswählen“ und wählst die Datei auf deinem Computer aus. Neben dem Knopf steht jetzt der Dateiname. Dann klickst du auf „Weiter zur Zuordnung“. Keine Sorge: Gespeichert wird erst im letzten Schritt. Der Import verschickt keine E-Mails und vergibt keine Zugangsdaten. Jetzt siehst du links jede Spalte deiner Datei mit Beispielwerten. Rechts steht, wohin PetWorkers sie übernimmt. Die meisten Spalten hat PetWorkers schon richtig erkannt. Unsere Spalte „Hund“ landet zum Beispiel bei „Tiername“. Passt etwas nicht, wählst du rechts das richtige Feld. Spalten, die du nicht brauchst, stellst du auf „nicht importieren“. Pflicht ist ein Nachname oder eine Firma. Für Tiere brauchst du den Tiernamen.

Probelauf und Import
Dann klickst du auf „Probelauf“. PetWorkers prüft die ganze Datei, speichert aber noch nichts. Der Probelauf zeigt: drei neue Kontakte und vier neue Tiere. Gibt es Probleme, stehen sie hier mit der Zeilennummer, zum Beispiel eine Rasse, die PetWorkers nicht kennt. Stimmt alles, klickst du auf „4. Jetzt importieren“. PetWorkers fragt noch einmal nach: „Jetzt 3 Kontakte und 4 Tiere importieren?“ Du bestätigst mit „OK“.

So siehst du, dass es geklappt hat
Oben erscheint die Meldung „Import abgeschlossen: 3 neue Kontakte, 4 neue Tiere.“ In der Kontaktliste findest du die neuen Kunden sofort. Hier die Kartei von Clara Brandt, mit Anschrift, E-Mail und Handynummer aus der Datei. Rechts stehen ihre beiden Hunde Emma und Fiete. Aus zwei Zeilen der Datei ist also ein Kunde mit zwei Tieren geworden. Jeder importierte Kunde bekommt eine Kundennummer, die Kundengruppe „Standard“ und ein zufälliges Kennwort. Für den Kundenbereich setzt er sich über „Kennwort vergessen“ ein eigenes.

Rückgängig machen und Sonderfälle
Unter „Bisherige Importe“ steht jeder Import mit Datum und Dateiname. Mit „Rückgängig machen“ löschst du alle Kontakte und Tiere dieses Imports wieder endgültig. Das geht nur, solange an den Kontakten noch nichts hängt, also keine Buchung, Leistung oder Rechnung. Prüfe deshalb direkt nach dem Import. Lädst du dieselbe Datei aus Versehen noch einmal hoch, meldet der Probelauf: null neue Kontakte, drei gibt es schon. Bestehende Kunden bleiben unverändert, doppelte Tiere werden übersprungen. In dem Fall klickst du auf „Abbrechen“, dann wird nichts gespeichert. Eine Datei darf höchstens 5000 Zeilen haben, größere Listen teilst du auf.

Zusammenfassung
Kontakte importierst du unter „System“ und „Datenimport“: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Probelauf prüfen, importieren. Ein falscher Import lässt sich rückgängig machen, solange nichts daran hängt. Im nächsten Video zeige ich dir den Papierkorb: wie du Gelöschtes zurückholst und was gar nicht erst gelöscht werden kann.