Fuhrpark und Fahrtenbuch
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So verwaltest du deine Fahrzeuge in PetWorkers und führst dein Fahrtenbuch: Fahrzeug mit Kennzeichen und HU/AU-Terminen anlegen, die Fahrt beim Termin eintragen und das Fahrtenbuch mit allen Kilometern lesen und herunterladen. Beispiel: ein Hundebus für den Social Walk.
Kapitel im Video
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Fuhrpark und Fahrtenbuch
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Einleitung
In diesem Video geht es um deine Fahrzeuge. Im Fuhrpark legst du sie an, und das Fahrtenbuch sammelt die gefahrenen Kilometer deiner Termine. So hast du deine dienstlichen Fahrten jederzeit belegt. Unser Beispiel: Wir legen den „Hundebus“ mit dem erfundenen Kennzeichen MU-HB 72 an und fahren damit zum Social Walk.
Ein Fahrzeug anlegen
Öffne links „Unternehmen“ und klicke auf „Fuhrpark“. Hier stehen alle Fahrzeuge. Ein HU- oder AU-Termin in Orange ist in den nächsten 30 Tagen fällig, in Rot ist er schon überschritten. Klicke oben rechts auf „Fahrzeug hinzufügen“. Bei „Bezeichnung“ trägst du einen Namen ein, hier „Hundebus“. So erscheint das Fahrzeug später in der Auswahl am Termin und im Fahrtenbuch. Rechts daneben kommt das Kennzeichen hin. Bei Hauptuntersuchung und Abgasuntersuchung trägst du ein, wann sie fällig sind, hier jeweils der 30. Juni 2027. In die Beschreibung kannst du freiwillig etwas zum Fahrzeug schreiben, zum Beispiel die Zahl der Hundeboxen. Klicke auf „Speichern“. Der Hundebus steht jetzt im Fuhrpark, mit Kennzeichen und beiden Prüfterminen. Lege so jedes Fahrzeug an, mit dem du zu Terminen fährst, auch dein Privatauto, wenn du es dienstlich nutzt.
Eine Fahrt eintragen
Eine Fahrt trägst du direkt beim Termin ein. Wir öffnen den Gruppentermin „Social Walk“ vom 29. Oktober. Das geht genauso bei Einzelterminen, Kursterminen und Veranstaltungen. Weiter unten findest du den Abschnitt „Fahrtenbuch“. Bei „Fahrzeug“ wählst du den Hundebus aus. Bei „Entfernung Hinweg“ und „Entfernung Rückweg“ trägst du die Kilometer ein, hier je 18. Dann klickst du auf „Speichern“. Fahrtkosten, die du deinem Kunden berechnest, sind etwas anderes. Die zeige ich dir im Video „Fahrtkosten“.
Das Fahrtenbuch lesen
Jetzt schauen wir ins Fahrtenbuch. Du findest es links unter „Finanzen“ und „Fahrtenbuch“. Hier ist unsere Fahrt: Datum, Uhrzeit, Termin, Ort, Mitarbeiter, Fahrzeug und die Kilometer, zusammen 36. Daran siehst du, dass es geklappt hat. Oben wählst du den Zeitraum und auf Wunsch ein Fahrzeug oder einen Mitarbeiter. Wir wählen bei „Fahrzeug“ den Hundebus und klicken auf „Anzeigen“. Genauso siehst du über „Mitarbeiter“, welche Fahrten eine Trainerin gemacht hat. Über der Liste steht die Summe der Kilometer und wie viele Fahrten es waren, daneben die Kilometer je Fahrzeug. Mit „Excel“ oder „CSV“ lädst du das Fahrtenbuch herunter, zum Beispiel für dein Steuerbüro.
Sonderfälle und Tipps
Steht die nächste HU an, öffnest du das Fahrzeug über das Menü rechts in seiner Zeile und trägst das neue Datum ein. Verkaufst du ein Fahrzeug, lösche es nicht. Trage im Fahrzeug „Außer Dienst seit“ ein. Ab diesem Tag steht es nicht mehr zur Auswahl. Alte Termine und das Fahrtenbuch behalten es aber. Ohne Fahrzeug und ohne Kilometer erscheint ein Termin nicht im Fahrtenbuch. Trag die Fahrt also am besten gleich nach dem Termin ein.
Zusammenfassung
Im Fuhrpark legst du deine Fahrzeuge mit Kennzeichen und Prüfterminen an. Beim Termin trägst du Fahrzeug und Kilometer ein, und das Fahrtenbuch zählt alles zusammen. Damit ist der Block Finanzen geschafft. Im nächsten Video zeige ich dir den Dienstplan, den Start in den Bereich Team und Organisation.