Eingangsbelege erfassen
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So erfasst du deine Ausgaben in PetWorkers: Rechnungen von Lieferanten mit Betrag, Steuer, Buchungskonto und Beleg-PDF. Am Beispiel einer Rechnung über Clicker und Schleppleinen zeigen wir jedes Feld, den Upload des Belegs, E-Rechnungen und das Stornieren einer falschen Buchung.
Kapitel im Video
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Eingangsbelege erfassen
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Einleitung
In diesem Video geht es um Eingangsbelege. Das sind die Rechnungen, die du selbst bezahlst, zum Beispiel für Futter, Material oder Miete. Erfasst du sie in PetWorkers, hast du alle Ausgaben samt Beleg an einem Ort. Dein Steuerbüro bekommt sie später mit dem Export. Unser Beispiel: eine Rechnung der Firma Sonnfeld Trainingsbedarf über Clicker und Schleppleinen, 59,50 € inklusive 9,50 € Umsatzsteuer. Die Firma ist erfunden.
Wo du es findest
Öffne links „Finanzen“ und klicke auf „Eingangsbelege“. Oben neben dem Titel siehst du, wie viel du im laufenden Monat schon ausgegeben hast und wie viele Belege es sind. Die Seite hat drei Teile: oben „Elektronische Belege“, darunter das Formular „Belegdaten & Dokument“ und ganz unten die Liste deiner Ausgaben.
Den Beleg eintragen
„Buchungsdatum“ ist der Tag, an dem du bezahlt hast. Heute ist vorgegeben, das passt bei uns. Bei „Zahlart“ wählst du, wie du bezahlt hast. Wir haben überwiesen, also „Überweisung“. Bei „Buchungsbetrag“ trägst du den Endbetrag der Rechnung ein, also 59,50. Bei „Enthaltene USt.“ die Umsatzsteuer, hier 9,50. Beide Zahlen gibst du positiv ein. Nur eine Gutschrift vom Lieferanten bekommt ein Minus davor. Darunter folgen Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und Leistungsdatum. Du findest alles auf der Rechnung. Diese Felder sind freiwillig, helfen aber beim Wiederfinden. Beim „Buchungskonto“ sagst du, wofür das Geld war. Für Material nehmen wir „3400: Wareneingang / Futter und Material“. Der „Buchungstext“ ist Pflicht. Schreib kurz hinein, was gekauft wurde, hier „Clicker und Schleppleinen für die Gruppenstunden“.
Den Beleg hochladen
Rechts bei „Beleg“ klickst du auf „Datei auswählen“ und wählst die Rechnung aus. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG, also auch ein Handyfoto. Zum Schluss klickst du auf „Zahlung hinzufügen“. Geschafft. Die Ausgabe steht jetzt oben in der Liste, mit Konto, Betrag, Steuer, Lieferant und Belegnummer. Ausgaben erscheinen hier mit Minus. Das rote PDF-Zeichen zeigt: Der Beleg ist angehängt. Ein Klick darauf öffnet ihn. So prüfst du jederzeit, ob die richtige Datei hinterlegt ist. Auch oben hat sich die Monatssumme geändert. Daran siehst du ebenfalls, dass die Buchung gespeichert ist.
Sonderfälle und Tipps
Hat eine Rechnung zwei Steuersätze, zum Beispiel Futter mit 7 % und Zubehör mit 19 %, nutze die „Aufteilung nach Steuersätzen“. Je Zeile wählst du den Satz und trägst den Bruttobetrag ein. PetWorkers rechnet daraus Betrag und Steuer der Buchung. Kommt die Rechnung ohne Steuer aus dem EU-Ausland, wähle rechts bei „Steuerschuld beim Empfänger“ die passende Zeile. Frag im Zweifel dein Steuerbüro. Bekommst du eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, lade sie oben hoch und klicke auf „Datei einlesen“. PetWorkers füllt dann Betrag, Steuer, Lieferant, Belegnummer und Datum selbst aus. Die Datei musst du unten nicht noch einmal wählen. Vertippt? Klicke in der Liste auf das rote Kreuz. Die Rückfrage bestätigst du mit „Stornieren“ und erfasst den Beleg danach richtig neu.
Zusammenfassung
Unter „Finanzen“ und „Eingangsbelege“ erfasst du jede Ausgabe mit Betrag, Steuer, Konto und Buchungstext. Häng immer den Beleg an, dann ist alles beisammen. Im nächsten Video zeige ich dir die Auswertungen und Berichte, damit du siehst, wie dein Betrieb läuft.