Der Dienstplan
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So planst du mit dem Dienstplan von PetWorkers die Woche deines Teams. Am Beispiel von Trainerin Jana Probe legen wir eine Schichtvorlage an, tragen Frühdienste ein, veröffentlichen die Woche ohne E-Mail und bestätigen die tatsächliche Arbeitszeit.
Kapitel im Video
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Der Dienstplan
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Transkript anzeigen
Einleitung
In diesem Video planst du mit dem Dienstplan eine Arbeitswoche für dein Team. Als Beispiel bekommt Trainerin Jana Probe in der Woche ab dem 2. November drei Frühdienste.
Wo du den Dienstplan findest
Klicke links auf „Dienstplan“. Du siehst eine Woche: links die Mitarbeiter, daneben die Tage. Mit „Vorwoche“ und „Nächste Woche“ blätterst du. Über „Bereich“ und „Mitarbeiter“ filterst du die Ansicht. Unter jedem Tag steht, wie viele Hunde in Tagesbetreuung und Pension angemeldet sind. So siehst du, wie viele Leute du brauchst.
Eine Schichtvorlage anlegen
Damit du Zeiten nicht jedes Mal tippst, legst du zuerst eine Schichtvorlage an. Klicke auf „Stammdaten“ und dann auf „Schichtvorlagen“. Klicke auf „Schichtvorlage hinzufügen“. Bei „Bezeichnung“ steht „Frühdienst“, Beginn 7:00 Uhr, Ende 13:00 Uhr, 30 Minuten Pause, Bereich „Büro / Empfang“. Klicke auf „Speichern & zurück“. Die Meldung „Gespeichert.“ zeigt, dass die Vorlage angelegt ist.
Eine Schicht eintragen
Zurück im Dienstplan klickst du in der Zeile von Jana Probe beim Montag auf das Plus. Mitarbeiterin und Datum sind schon eingetragen. Bei „Vorlage“ wählst du „Frühdienst“. PetWorkers übernimmt Zeiten, Pause und Bereich von selbst. Du kannst die Zeiten trotzdem ändern. Liegt das Ende vor dem Beginn, gilt die Schicht als Nachtdienst bis zum nächsten Tag. Die Notiz sieht die Mitarbeiterin, hier: „Bitte den Torschlüssel mitnehmen.“ Beim Status bleibt „Entwurf“ stehen. Entwürfe sieht nur das Büro. Klicke auf „Speichern & zurück“. Genauso trägst du Dienstag und Mittwoch ein. Jetzt stehen drei Schichten mit dem Hinweis „Entwurf“ im Plan, jeweils mit Zeit, Bereich und Stunden.
Die Woche veröffentlichen
Ist die Woche fertig geplant, klickst du auf „Veröffentlichen …“. Ein Fenster fragt nach. Alle Entwürfe dieser Woche werden veröffentlicht. Mit diesem Haken bekommt jeder Mitarbeiter seine Woche per E-Mail. Ohne Haken geht keine Mail raus. Wir lassen ihn heute leer. Klicke auf „Bestätigen“. Die Meldung lautet „3 Schichten veröffentlicht.“ Die Schichten tragen jetzt „Veröffentlicht“. Ab sofort sieht Jana Probe sie, sobald sie sich anmeldet.
Tipps und Sonderfälle
Über „Bearbeiten“ änderst du eine Schicht, über „Löschen“ kommt sie in den Papierkorb. Überschneiden sich zwei Schichten derselben Person, speichert PetWorkers nicht. Die Meldung beginnt mit „Überschneidet sich mit der Schicht am …“. Auch bei Urlaub ist keine Schicht möglich. Ähnelt die nächste Woche der letzten, klickst du auf „Vorwoche übernehmen“. Alle Schichten der Vorwoche kommen als Entwürfe herein. Überschneidungen und Urlaube werden übersprungen. Die „Monatsübersicht“ zeigt je Mitarbeiter Schichten, Planstunden und bestätigte Stunden.
Die Arbeitszeit bestätigen
Ist eine Schicht angefangen, erscheint „Ist-Zeit bestätigen“. Damit hältst du fest, wie lange wirklich gearbeitet wurde. Trage Beginn, Ende und Pause ein. War die Person nicht da, setzt du den Haken bei „Nicht angetreten“. Nach „Bestätigen“ steht an der Schicht die bestätigte Stundenzahl. Die Mitarbeiterabrechnung rechnet mit diesen Zeiten.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: Vorlage anlegen, Schichten als Entwurf eintragen, Woche veröffentlichen und danach die Ist-Zeiten bestätigen. Im nächsten Video zeige ich dir Aufgaben, Teams und wiederkehrende Aufgaben.