Das Abrechnungssystem: Leistungen beim Kontakt hinterlegen und abrechnen
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So rechnet PetWorkers ab: Jede Leistung wird zuerst beim Kontakt hinterlegt und von dort auf die Rechnung übernommen. Am Beispiel einer Einzelstunde für Mia Beispiel zeigen wir den ganzen Weg bis zur fertigen Rechnung – und den häufigsten Fehler, der Kunden doppelt berechnet.
Kapitel im Video
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Das Abrechnungssystem: Leistungen beim Kontakt hinterlegen und abrechnen
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Einleitung
In diesem Video geht es um das Wichtigste beim Abrechnen mit PetWorkers: Wie eine Leistung auf die Rechnung kommt. Wir spielen ein Beispiel durch. Mia Beispiel hatte eine Einzelstunde, und genau die berechnen wir ihr jetzt.
So funktioniert das Abrechnungssystem
Jeder Kontakt hat den Reiter „Leistungen“. Dort sammelt PetWorkers alles, was du dem Kunden berechnen willst. Buchungen wie Gruppenstunden, Kurse, Termine oder Pension landen von selbst hier. Alles andere trägst du hier von Hand ein. Ist die Spalte „Rechnung“ leer, ist die Leistung offen, also noch nicht berechnet. Die Rechnung holt sich genau diese offenen Leistungen ab. Merke dir: Erst zum Kontakt, dann auf die Rechnung.
Eine Leistung beim Kontakt hinterlegen
Öffne links „Basisdaten“ und dann „Kontakte“. Such dir den Kunden heraus, hier Mia Beispiel. In der Kartei klickst du auf den Reiter „Leistungen“. Noch steht hier nichts. Klicke rechts auf „Leistung hinzufügen“. Hier gibt es zwei Wege: oben eine freie Position, darunter den Leistungskatalog mit all deinen Leistungen. Im Katalog suchst du die passende Leistung. Bei uns ist es die „Einzelstunde“ für 50 Euro. Setze links den Haken. Rechts bei „Anzahl“ bleibt die 1 stehen, denn Mia hatte eine Stunde. Gibt es die Leistung nicht im Katalog, nimm die freie Position und trage Bezeichnung, Steuersatz, Anzahl und Preis selbst ein. Ganz unten klickst du auf „Speichern“. Fertig. Die Einzelstunde steht jetzt bei Mia. Die Spalte „Rechnung“ ist leer, sie ist also offen.
Die Rechnung erstellen
Jetzt kommt die Rechnung. Wechsle in den Reiter „Rechnungen“ und klicke auf „Rechnung erstellen“. Mia ist als Kontakt schon eingetragen. Betreff, Datum und Zahlungsziel füllt PetWorkers vor. Klicke oben rechts auf „Speichern“, um den Kontakt zu bestätigen. Sofort fragt PetWorkers: „Nicht berechnete Leistungen übernehmen?“ Hier stehen alle offenen Leistungen von Mia, mit Haken. Lass den Haken bei der Einzelstunde und klicke auf „Auswahl hinzufügen“. Die Einzelstunde steht jetzt auf der Rechnung, darunter die Summe mit Mehrwertsteuer. Achte auf das Schild „übernommen“. Es zeigt dir: Diese Position kommt vom Kontakt. Genau so soll es sein. Passt alles, klickst du oben auf „Bearbeitung abschließen“. Mit dem Haken „als PDF versenden“ bekommt Mia die Rechnung per E-Mail. Für unser Beispiel lassen wir ihn weg. Klicke unten auf „Rechnung abschließen“. PetWorkers fragt noch einmal nach. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern, nur stornieren. Klicke auf „Abschließen“. Die Rechnung ist fertig und hat ihre Nummer. Oben steht „offen“, bis Mia bezahlt hat. So siehst du, dass es geklappt hat: Beim Kontakt steht in der Spalte „Rechnung“ jetzt die Rechnungsnummer.
Der häufigste Fehler: doppelt berechnet
Jetzt der Fehler, den du nie machen solltest. Mia hatte eine zweite Einzelstunde, sie steht schon offen beim Kontakt. Beim neuen Entwurf klickt man aus Versehen auf „Nein, nicht übernehmen“. Dann sucht man die Einzelstunde unten auf der Rechnung noch einmal heraus und klickt auf „Hinzufügen“. Die Rechnung sieht richtig aus. Aber das Schild „übernommen“ fehlt. Diese Position ist neu und hat mit der Leistung beim Kontakt nichts zu tun. Schau in die Leistungen von Mia: Jetzt gibt es zwei Einzelstunden. Eine steht auf dem Entwurf, die andere ist weiter offen. Die offene Stunde bietet dir PetWorkers bei der nächsten Rechnung wieder an. Dann zahlt Mia dieselbe Stunde zweimal. Darum gilt: Was beim Kontakt steht, nie zusätzlich von Hand auf die Rechnung setzen. Von Hand nur, was es beim Kontakt nicht gibt.
Den Fehler beheben
Passiert es doch, behebst du es, solange die Rechnung ein Entwurf ist: Lösche die von Hand eingetragene Position mit dem Papierkorb. Klicke dann rechts neben „Hinzufügen“ auf das Symbol mit den zwei Haken: „Nicht berechnete Leistungen auswählen und hinzufügen“. Die offene Einzelstunde erscheint wieder mit Haken. Leistungen in der Zukunft sind nicht angehakt. Klicke auf „Auswahl hinzufügen“. Jetzt hat die Einzelstunde das Schild „übernommen“. So ist es richtig. Nach dem Abschließen steht beim Kontakt jede Einzelstunde auf genau einer Rechnung. Nichts ist doppelt, nichts bleibt offen.
Offene Leistungen im Blick
Alle offenen Leistungen aller Kunden findest du unter „Finanzen“, „Leistungsverwaltung“. Mit dem Status „Unberechnet“ siehst du, was noch auf keiner Rechnung steht. Hakst du dort Leistungen an, erstellt der „Assistent für automatische Rechnungen“ daraus Rechnungen für viele Kunden auf einmal. Mehr dazu in einem eigenen Video.
So sieht es Mia
Und so sieht es Mia. In ihrem Kundenbereich stehen unter „Rechnungen“ beide Rechnungen, mit Nummer, Datum, Betrag und Status. Mit dem roten Symbol öffnet sie die Rechnung als PDF. Entwürfe sieht sie nie, nur abgeschlossene Rechnungen.
Zusammenfassung
Jede Leistung gehört zuerst zum Kontakt. Die Rechnung übernimmt sie von dort, erkennbar am Schild „übernommen“. Setz nie dieselbe Leistung zusätzlich von Hand auf die Rechnung. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine neue Leistung anlegst.