Automatische Rechnungen (Sammelabrechnung der offenen Positionen)
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So rechnest du in PetWorkers die offenen Leistungen vieler Kunden auf einmal ab: Leistungsverwaltung filtern, Positionen markieren und mit dem Assistenten für automatische Rechnungen je Kunde eine Rechnung erstellen – auf Wunsch gleich abgeschlossen und versendet.
Kapitel im Video
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Automatische Rechnungen (Sammelabrechnung der offenen Positionen)
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Einleitung
In diesem Video rechnest du offene Leistungen vieler Kunden auf einmal ab. Das spart dir am Monatsende viel Zeit. Unser Beispiel: Nora Feldmann hatte vier Gruppenstunden. Ben Kessler hatte eine Einzelstunde mit Anfahrtspauschale. Beides steht offen bei den Kunden. Wichtig: Der Assistent nimmt nur Leistungen, die schon beim Kontakt stehen. Genau so, wie es in Video 20 erklärt ist.
Die offenen Leistungen finden
Öffne links „Finanzen“ und dann „Leistungsverwaltung“. Hier stehen alle Leistungen aller Kunden, ob schon berechnet oder noch offen. Wähle oben bei „Von“ und „Bis“ den Zeitraum. Am Monatsende ist das der ganze Monat, in unserem Beispiel nur heute. Stell den „Status“ auf „Unberechnet“. Dann siehst du nur Leistungen, die noch auf keiner Rechnung stehen. Bei „Kontakt“ kannst du die Liste auf einen Kunden beschränken. Für die Sammelabrechnung lässt du das Feld leer. Klicke auf „Auswahl anzeigen“. Jetzt stehen hier alle offenen Leistungen im Zeitraum, mit Datum, Kunde, Leistung und Preis.
Leistungen auswählen
Setze vorne den Haken bei jeder Leistung, die du jetzt abrechnen willst. Hier die vier Gruppenstunden von Nora. Dazu die Einzelstunde und die Anfahrtspauschale von Ben. Die Leistungen von Mia lassen wir diesmal weg, sie bleiben offen. Sobald etwas angehakt ist, erscheint über der Liste der Knopf „Assistent für automatische Rechnungen“. Klicke darauf.
Rechnungen erstellen
Der Assistent zeigt dir noch einmal alle gewählten Leistungen. Bereits berechnete Leistungen überspringt er von selbst. Ohne Haken erstellt er nur Entwürfe. Die prüfst und schließt du danach selbst ab. Mit „Rechnungsentwürfe automatisch abschließen“ bekommen die Rechnungen gleich ihre Nummer. Wir setzen diesen Haken. „Rechnungen automatisch versenden“ schickt sie zusätzlich per E-Mail an die Kunden. Den lassen wir weg. Klicke auf „Rechnungen erstellen“. Bei vielen Kunden dauert das einen Moment, warte, bis die Seite fertig ist. Unter „Zuletzt erstellte Rechnungen“ steht je Kunde genau eine Rechnung. Nora mit einer Position über 80 Euro, Ben mit zwei Positionen über 77 Euro. In der Spalte „Stand“ steht „abgeschlossen“. Mit dem Pfeil rechts öffnest du die Rechnung.
So prüfst du das Ergebnis
Bens Rechnung enthält beide Leistungen. Alles, was ein Kunde hatte, landet auf einer gemeinsamen Rechnung. Sie hat ihre Rechnungsnummer und ist festgeschrieben, wie nach einem Abschluss von Hand. In der Leistungsverwaltung stehen die Leistungen jetzt unter „Berechnet“, mit der Rechnungsnummer. Sie werden nicht noch einmal angeboten.
Tipps
Fehlt bei einem Kunden etwas, zum Beispiel das Land in der Anschrift, bleibt seine Rechnung ein Entwurf. Die übrigen Kunden werden trotzdem abgerechnet. In der Spalte „Stand“ steht dann „Entwurf“ mit dem Grund. Ergänze die fehlende Angabe und schließe die Rechnung von Hand ab. Willst du automatisch versenden, prüfe vorher die E-Mail-Adressen deiner Kunden. Rechnungen über 0 Euro verschickt der Assistent nicht.
Zusammenfassung
Leistungsverwaltung filtern, Leistungen anhaken, Assistent starten: So entsteht je Kunde eine Rechnung, auf Wunsch gleich abgeschlossen. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Zahlung erfasst, wenn der Kunde überweist.