Aufgaben, Teams und wiederkehrende Aufgaben
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So verteilst du in PetWorkers Aufgaben an dein Team. Wir legen eine einzelne Aufgabe an, bilden das Team „Außenanlage“ und richten die wiederkehrende Aufgabe „Wiese mähen“ ein, die jeden Montag von selbst entsteht – bis zum Annehmen und Erledigen.
Kapitel im Video
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Aufgaben, Teams und wiederkehrende Aufgaben
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Einleitung
In diesem Video verteilst du Aufgaben an dein Team: einzeln, an ein ganzes Team und als wiederkehrende Aufgabe. Als Beispiel soll das Team „Außenanlage“ jeden Montag die Wiese mähen.
Wo du die Aufgaben findest
Klicke links auf „Aktivitäten“ und dann auf „Aufgaben“. Oben siehst du vier Reiter: deine eigenen Aufgaben, die anderer Mitarbeiter, die deiner Teams und Aufgaben von Kontakten.
Eine einzelne Aufgabe anlegen
Für eine einzelne Aufgabe klickst du auf „Aufgabe hinzufügen“. Bei „Aufgabe“ steht, was zu tun ist: „Erste-Hilfe-Koffer auffüllen“. Bei „Zuständig“ wählst du Jana Probe, bei „Fällig“ den 6. November. Statt einer Person kannst du auch ein Team wählen. Mit dem Haken darunter bekäme die Person eine E-Mail. Wir lassen ihn leer. Nach „Speichern & zurück“ steht die Aufgabe im Reiter „Aufgaben anderer Mitarbeiter“.
Ein Team anlegen
Ein Team ist eine feste Gruppe von Mitarbeitern. Klicke auf „Stammdaten“ und dann auf „Teams“. Klicke auf „Team hinzufügen“. Der Name ist „Außenanlage“, die Beschreibung „Platzpflege und Gelände“. Als Teamleiterin wählen wir Jana Probe. Unten hakst du die Mitglieder an. Wichtig: Die Teamleitung ist nicht von selbst Mitglied. Hake sie also auch hier an. Nach dem Speichern steht das Team in der Liste, mit Teamleiterin und drei Mitgliedern.
Eine wiederkehrende Aufgabe einrichten
Jetzt die Aufgabe, die sich wiederholt. Klicke unter „Stammdaten“ auf „Wiederkehrende Aufgaben“. Klicke auf „Wiederkehrende Aufgabe hinzufügen“. Bei „Aufgabe“ steht „Wiese mähen“. „Aktiv“ bleibt angehakt. Den Haken für eine E-Mail bei jeder Anlage lassen wir leer. Bei „Wiederholung“ wählst du „Wöchentlich“ und als Wochentag „Montag“. Es gibt auch täglich, monatlich und jährlich. „Fällig nach (Tage)“ ist 2: Die Wiese muss bis Mittwoch gemäht sein. Mit „Erst ab“ und „Letztmalig am“ begrenzt du den Zeitraum, zum Beispiel auf die Saison. Unter „Für wen“ hakst du das Team „Außenanlage“ an. Hier könntest du zusätzlich eine einzelne Person wählen. Sie bekäme dann eine eigene Aufgabe. Nach dem Speichern steht der Plan in der Liste: „Jeden Montag“, Team „Außenanlage“.
Die Team-Aufgabe annehmen und erledigen
Die Aufgabe entsteht nicht sofort. PetWorkers legt sie in der Nacht zum Stichtag an, also in der Nacht auf Montag. Am Montag steht „Wiese mähen“ im Reiter „Aufgaben meiner Teams“. Jedes Mitglied sieht sie. Wer sie übernimmt, klickt rechts in der Zeile auf das Menüsymbol mit den drei Strichen. Dann klickt er auf die Hand. Sie heißt „Annehmen“. Bestätige mit „Annehmen“. Danach bist du dafür zuständig, und die anderen sehen, dass sie vergeben ist. Jetzt steht die Aufgabe bei dir unter „Eigene Aufgaben“. Ist die Wiese gemäht, öffnest du wieder das Menü. Klicke auf das grüne Häkchen „Als erledigt kennzeichnen“. Bestätige mit „Als erledigt markieren“. Nächsten Montag kommt die Aufgabe von selbst wieder.
Tipps
Tipp: Nimmst du den Haken bei „Aktiv“ heraus, pausiert der Plan. Er bleibt erhalten, erzeugt aber nichts mehr. Monatlich am 31.? In kürzeren Monaten nimmt PetWorkers dann den letzten Tag des Monats.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: Einzelne Aufgaben legst du unter „Aufgaben“ an. Teams und wiederkehrende Aufgaben richtest du einmal in den Stammdaten ein. Im nächsten Video zeige ich dir Pinnwand, Wissen, Projekte und Downloads.