Anmeldungen und Anzahlung bei Veranstaltungen
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Am Erste-Hilfe-Seminar zeigen wir, wie aus einer Anmeldung eine feste Buchung wird: Mia Beispiel meldet sich online an, zahlt 25 Prozent an und ist damit gebucht. Danach siehst du den Unterschied zwischen einem Storno durch die Kundin, bei dem die Anzahlung einbehalten wird, und einer Absage durch dich als Veranstalter.
Kapitel im Video
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Anmeldungen und Anzahlung bei Veranstaltungen
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Einleitung
In diesem Video geht es um Anmeldungen und Anzahlungen bei Veranstaltungen. Oft soll ein Platz erst sicher sein, wenn Geld da ist. Dafür gibt es die Anmeldung: Sie ist vorgemerkt und wird mit der Zahlung zur festen Buchung. Unser Beispiel ist das Erste-Hilfe-Seminar aus dem letzten Video. Eine Anzahlung von 25 Prozent reicht, und bei einem Storno durch den Kunden behalten wir sie.
Die Regel einstellen
Öffne die Veranstaltung und scrolle zu „Anmeldung und Buchung“. Bei „Anmeldungen automatisch zu Buchungen machen“ wählst du „Bei Zahlungseingang“. „Direkt bei Anmeldung“ heißt: Jede Anmeldung ist sofort gebucht. „Nur manuell“ heißt: Du entscheidest selbst. Wichtig: Nur gebuchte Teilnehmer belegen einen Platz. Mit diesem Haken bekommt der Kunde eine E-Mail, sobald aus seiner Anmeldung eine Buchung wird. Bei „Anzahlung genügt für die Buchung“ wählst du „Prozent der Rechnungssumme“ und trägst 25 ein. Ein fester Betrag geht auch. Bei „Anzahlung bei Absage“ legst du fest, was beim Storno passiert: erstatten, behalten oder nur einen Teil behalten. Wir wählen „Anzahlung behalten“. Achtung, dieser rote Hinweis: Zum Behalten braucht PetWorkers eine Leistung für die Stornogebühr. Sonst wird nichts einbehalten. Speichere die Veranstaltung. Oben steht „Einzelveranstaltung erfolgreich geändert.“
Die Leistung für die Stornogebühr
Die Leistung stellst du einmal ein: unter „Einstellungen“, Bereich „Veranstaltungen“, Zeile „Leistung für die Stornogebühr“. Dort trägst du die Nummer deiner Leistung „Stornogebühr Veranstaltung“ ein. Die Nummer steht in der Leistungsliste. Dann speichern.
So meldet sich deine Kundin an
Jetzt meldet sich Mia Beispiel an. Auf der Seite des Seminars steht: Zur Sicherung des Platzes genügt eine Anzahlung von 18 Euro. Das sind 25 Prozent von 72 Euro, dem Preis mit Frühbucher-Rabatt. Den Rest überweist sie bis zum Zahlungsziel. Mia wählt „Per Rechnung“. Ist Online-Zahlung eingerichtet, kann sie die Anzahlung auch gleich online bezahlen. Sie bestätigt die Hinweise und klickt auf „Zahlungspflichtig anmelden“. Die Meldung sagt: Ihre Anmeldung ist vorgemerkt und wird mit dem Zahlungseingang verbindlich. Die Rechnung bekommt sie per E-Mail. Im Kundenbereich unter „Veranstaltungen“ steht: „Vorgemerkt – noch nicht gebucht“.
Die Anzahlung kommt
Im Büro steht Mia bei „Vorgemerkt“. Die Spalte „Anzahlung“ zeigt: bezahlt 0 Euro von 18 Euro. Mia überweist 18 Euro. Du buchst den Zahlungseingang wie bei jeder Rechnung: Zahlart „Überweisung“, Betrag 18 Euro. Dann klickst du rechts auf „Buchung speichern“. Wie das genau geht, zeigt Video 59. Zurück in der Veranstaltung: Mia steht jetzt bei „Gebucht“. Die Anzahlung hat gereicht, ihr Platz ist sicher. Auch in ihrem Kundenbereich steht jetzt „Gebucht“.
Storno im Büro
Muss eine Buchung storniert werden, öffnest du rechts in der Zeile das Menü und klickst auf „Austragen“. Dann fragt PetWorkers nach. Im Fenster steht genau, was passiert: Die Rechnung wird storniert, und von den 18 Euro werden 18 Euro als Stornogebühr einbehalten. Sagst du ab, nicht der Kunde, setzt du den Haken „Absage durch Veranstalter“. Dann wird nichts einbehalten, und PetWorkers zeigt: Zu erstatten sind 18 Euro. Das Geld überweist du selbst zurück. Dasselbe gilt, wenn du die ganze Veranstaltung absagst. Wir brechen hier ab, denn Mia storniert gleich selbst.
Storno durch die Kundin
So storniert deine Kundin selbst: Im Kundenbereich klickt Mia beim Seminar auf „Stornierungsoptionen“. Sie sieht die Stornofrist und den Satz: Von Ihrer Anzahlung behalten wir 18 Euro ein, 0 Euro erhalten Sie zurück. Sie setzt den Haken und klickt auf „Akzeptieren & stornieren“. Dann steht da: „Ihre Teilnahme an der Veranstaltung Erste-Hilfe-Seminar wurde storniert.“ Unter „Rechnungen“ sieht Mia: Die alte Rechnung ist storniert, dazu kommen die Korrektur und eine bezahlte Rechnung über 18 Euro Stornogebühr. Daran siehst du, dass es geklappt hat.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: „Bei Zahlungseingang“ und eine Anzahlung machen aus Anmeldungen sichere Buchungen. Behalten wird nur, wenn der Kunde absagt. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Stempelkarte verkaufst und abstempelst.