Viele Rechnungen auf einmal: Rechnungsassistent und Abo-Rechnungen

Einleitung
Am Monatsende willst du nicht jede Rechnung einzeln schreiben. Dafür gibt es zwei Helfer: den Rechnungsassistenten und die automatischen Abo-Rechnungen. Im Beispiel rechnen wir Tom Vorlage vier Gruppenstunden und Fenja Beispiel einen Trainingsplan ab, beides in einem Durchgang.

Offene Leistungen auswählen
Öffne links „Finanzen“ und klicke auf „Leistungsverwaltung“. Hier stehen alle Leistungen deiner Kunden. Stelle bei „Von“ und „Bis“ den Monat ein, den du abrechnen willst, hier November 2026. Wähle beim „Status“ „Unberechnet“. Dann siehst du nur Leistungen, die noch auf keiner Rechnung stehen. Klicke auf „Auswahl anzeigen“. Jede Zeile ist eine offene Leistung. Sortiert nach Kontakt findest du schnell, was zu wem gehört. Setze den Haken vor jeder Leistung, die auf eine Rechnung soll. Hier die vier Gruppenstunden von Tom Vorlage … … und den Trainingsplan von Fenja Beispiel. Der Haken oben in der Kopfzeile wählt alle angezeigten Leistungen auf einmal. Bereits berechnete lassen sich nicht anhaken. Dann klickst du auf „Assistent für automatische Rechnungen“.

Der Rechnungsassistent
Der Rechnungsassistent zeigt deine Auswahl noch einmal. Prüfe die Liste. Der Assistent macht je Kunde genau eine Rechnung mit allen gewählten Leistungen dieses Kunden. Darunter stehen zwei Haken. Ohne Haken entstehen nur Entwürfe. Die kannst du noch ändern, und kein Kunde bekommt etwas. Mit „Rechnungsentwürfe automatisch abschließen“ bekommen die Rechnungen gleich Nummer und PDF. Mit „Rechnungen automatisch versenden“ gehen sie zusätzlich per E-Mail an die Kunden. Mein Tipp: Mach beim ersten Mal nur Entwürfe und sieh sie dir an. Wir lassen beide Haken leer. Klicke auf „Rechnungen erstellen“. Bei vielen Kunden dauert das einen Moment. Schließ die Seite nicht. Oben steht das Ergebnis: „2 Rechnung(en) erfolgreich erstellt.“ Abgeschlossen und versendet wurde nichts. Im Kasten „Zuletzt erstellte Rechnungen“ siehst du je Kunde die Summe. Mit dem Symbol rechts öffnest du die Rechnung.

Die Entwürfe abschließen
Unter „Finanzen“, „Rechnungen“ stehen die beiden neuen Rechnungen als Entwurf. Prüfe sie und schließe sie ab, wie im letzten Video gezeigt. Viele Entwürfe auf einmal: Hake sie in der blauen Spalte an und klicke unten auf „Rechnungen automatisch abschließen und versenden“. Achtung: Diese Aktion schickt die Rechnungen sofort per E-Mail. Auch schon versendete offene Rechnungen gehen noch einmal raus. Markiere nur, was wirklich raus soll. Fehlen bei einem Entwurf Pflichtangaben, bleibt er Entwurf und geht nicht raus. Die Meldung nennt, was fehlt.

Abo-Rechnungen beim Verlängern
Abos rechnest du noch bequemer ab. Öffne „Finanzen“ und „Abonnements“. Im Kasten „Verlängerungsoptionen für Abonnements“ verlängerst du jeden Monat alle Abos. Wie das geht, zeigt das Video zum Abo. Setzt du hier den ersten Haken, entsteht beim Verlängern für jedes Abo gleich ein Rechnungsentwurf mit dem Monatsbeitrag. Das Datum in der Zeile ist das Zahlungsziel dieser Rechnungen. Vorbelegt ist der Erste des nächsten Monats. Als Betreff setzt PetWorkers Monat und Jahr, zum Beispiel 12/2026. So sieht dein Kunde sofort, wofür er zahlt. Der zweite Haken schließt die Entwürfe gleich ab, ohne Versand. Der dritte schickt sie zusätzlich per E-Mail. Die Haken bauen aufeinander auf: Versenden setzt die beiden anderen mit. Danach klickst du auf „Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen“. Ohne Haken bleiben die Abo-Monate offen, und du rechnest sie später über die Leistungsverwaltung ab.

Zusammenfassung
Offene Leistungen rechnest du in der Leistungsverwaltung mit dem Rechnungsassistenten ab, Abos direkt beim Verlängern. Fang mit Entwürfen an und versende erst, wenn alles stimmt. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Zahlung erfasst, wenn das Geld da ist.