„Terminfreigabe“: freie Termine online anbieten (einzeln und als Serie)

Einleitung
Mit der Terminfreigabe bietest du freie Zeitfenster für Einzeltermine online an. Der Kunde wählt einen Termin und schickt eine Anfrage. Gebucht ist der Termin erst, wenn du die Anfrage einbuchst. Im Beispiel gibt Trainerin Jana Probe den 24. November um 14 Uhr frei, danach eine ganze Serie. Du findest alles links unter „Terminverwaltung“ und „Terminfreigabe“.

Einmalig einrichten
Unter „Stammdaten“ und „Terminarten“ hat jede Terminart zwei Namen. Die Bezeichnung siehst nur du, den Namen im Kalender liest dein Kunde. In der Seitenverwaltung wählst du für eine Seite das Seitenmodul „Einzeltermine“ und daneben die Terminart. Diese Seite zeigt dann genau diese Freigaben. Unter „System“, „Einstellungen“, Gruppe „Terminfreigabe“, stellst du die Texte der Buchungsseite ein. Hier steht auch die Frist für Stornoanfragen. Ab Werk kann der Kunde bis 48 Stunden vor dem Termin eine Stornierung anfragen.

Eine einzelne Freigabe anlegen
Zurück in der Terminfreigabe klickst du auf „Terminfreigabe hinzufügen“. Bei „Mitarbeiter / Platz“ wählst du Jana Probe, bei „Terminart“ den „Einzeltermin Hundeschule“. Dann Datum, Beginn und Ende: 24. November, 14 bis 15 Uhr. Das erste Feld legt fest, ab wann Kunden die Freigabe sehen, hier 30 Tage vorher. Das zweite ist der Anfrageschluss, hier 24 Stunden vor dem Termin. Die Stornofrist lässt du leer. Dann gilt die Vorgabe aus den Einstellungen. Mit „Im Kalender verbergen“ fehlt die Freigabe im Kalender des Kundenportals. Auf der Buchungsseite bleibt sie sichtbar. Unter „Leistungen“ hakst du an, was der Kunde buchen darf. Mindestens eine Leistung ist Pflicht. Wir nehmen die „Einzelstunde“. Hakst du unter „Einschränkungen“ Kontaktgruppen an, sehen nur deren Mitglieder die Freigabe. Ohne Haken sehen sie alle angemeldeten Kunden. Klicke auf „Speichern“. PetWorkers meldet „Freigabe erfolgreich angelegt.“ Die Zeile zeigt Termin, Trainerin, Leistung und den Zeitraum, in dem Kunden sie sehen.

Selbst einbuchen und löschen
Ruft ein Kunde an, wählst du ihn unter „Kontakt“ und klickst auf „Einbuchen“. Das Formular für den Einzeltermin öffnet sich schon ausgefüllt. Mit dem Papierkorb löschst du eine Freigabe. Hatte ein Kunde sie schon angefragt, verschwindet seine Anfrage ohne Nachricht. Lehne die Anfrage deshalb vorher ab.

Eine Serie anlegen
Für viele Termine auf einmal klickst du auf „Terminfreigabeserie erstellen“. Wieder Jana Probe und der „Einzeltermin Hundeschule“. Dann der Zeitraum, hier vom 30. November bis zum 11. Dezember. Die Sichtbarkeit steht hier ab Werk auf 90 Tage. Bei „Jede n. Woche“ bedeutet 1 jede Woche, 2 jede zweite Woche. Unter „Wochentage“ haken wir Montag, Mittwoch und Freitag an. Achtung: „Sperrzeiten ignorieren“ ist schon angehakt. Dann entstehen auch in deinem Urlaub Freigaben. Nimm den Haken heraus. Dann überspringt die Serie Schließtage und Janas Urlaub. Unter „Termine“ stehen die Zeitfenster eines Tages, bis zu zehn. Wir nehmen 9 bis 10 und 10 bis 11 Uhr. Dann haken wir die „Einzelstunde“ an und speichern. PetWorkers meldet „Serie erfolgreich angelegt.“ Für jeden Tag und jedes Zeitfenster entsteht eine eigene Freigabe, hier zwölf. Eine Serie lässt sich danach nicht mehr ändern. Einzelne Freigaben bearbeitest oder löschst du in der Liste.

So sieht es dein Kunde
Auf der Website steht die Seite „Einzelcoaching“. Wer nicht angemeldet ist, liest nur diesen Hinweis. Anfragen können nur angemeldete Kunden. Fenja ist angemeldet. Unter „Terminauswahl“ stehen alle freien Termine dieser Terminart. Je Termin sieht sie Tag, Uhrzeit, Trainerin und Leistung mit Preis. Sie wählt am 24. November die „Einzelstunde“. Darunter beschreibt sie, worum es gehen soll. Das ist Pflicht. Sie bestätigt die Bedingungen und klickt auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen“. Die Anfrage ist eingegangen. Der Termin ist für Fenja reserviert und für andere Kunden nicht mehr zu sehen. In ihrem Kundenbereich steht die Anfrage als „noch nicht bestätigt“. Hier kann sie sie auch zurückziehen. Bei dir steht in der Terminfreigabe oben „Es liegen Terminanfragen zur Bearbeitung vor.“ In der Zeile steht jetzt Fenja als Reservierung.

Serien verwalten und löschen
Unter „Terminfreigabeserien verwalten“ steht jede Serie mit Zeitraum, Tagen und Leistungen. Mit dem Papierkorb löschst du eine Serie. Gelöscht werden nur die freien Freigaben. Angefragte und eingebuchte Termine bleiben bestehen.

Zusammenfassung
Freigabe anlegen: Mitarbeiter, Terminart, Zeit und Leistung. Für viele Termine nimmst du eine Serie, ohne den Haken „Sperrzeiten ignorieren“. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Termin- und Stornoanfragen bearbeitest.