Termin- und Stornoanfragen bearbeiten („Terminverwaltung → Anfragen“)

Einleitung
Unter „Anfragen“ landen zwei Arten von Kundenwünschen: Terminanfragen und Stornoanfragen. In beiden Fällen passiert nichts von selbst. Erst deine Entscheidung bucht ein, lehnt ab oder storniert. Im Beispiel bearbeiten wir die Anfragen von Fenja Beispiel.

Wo du von Anfragen erfährst
Links hinter „Terminverwaltung“ und „Anfragen“ steht eine rote Zahl. Sie zählt offene Termin- und Stornoanfragen zusammen. In der Terminfreigabe steht oben ein roter Hinweis. Außerdem bekommst du eine Mail an deine Firmenadresse.

Eine Terminanfrage einbuchen
Im Kasten „Terminanfragen“ steht Fenjas Anfrage: 24. November, 14 Uhr, Trainerin Jana Probe, dazu Bruno und ihr Text zum Termin. Rechts stehen drei Knöpfe: „Einbuchen“, „Ablehnen“ und „Ablehnen & Nachricht“. Klicke auf „Einbuchen“. Das Formular für den Einzeltermin öffnet sich. Terminart, Datum, Uhrzeit, Kundin und Trainerin sind schon eingetragen. Unter „Onlinereservierung“ steht, was Fenja bei ihrer Anfrage geschrieben hat. Die gewählte Leistung ist übernommen. Prüfe den Faktor und ergänze bei Bedarf Anfahrtskosten. Den Treffpunkt wählst du selbst, hier den „Trainingsplatz Hundeschule“. Wichtig: Setze den Haken „Kunde und Mitarbeiter über den Termin benachrichtigen“. Sonst erfährt Fenja nicht, dass ihr Termin steht. Klicke auf „Einzeltermin hinzufügen“. Brichst du ab, bleibt die Anfrage offen. Der Termin steht jetzt bei den Einzelterminen und wird abgerechnet wie jeder andere. Die Anfrage ist aus der Liste verschwunden.

Eine Terminanfrage ablehnen
„Ablehnen“ löst die Reservierung sofort und ohne Rückfrage. Die Freigabe ist wieder frei. Der Kunde bekommt keine Nachricht. Willst du ihm schreiben, nimm „Ablehnen & Nachricht“. So lehnen wir Fenjas zweite Anfrage für den 4. Dezember ab. Bestätige mit „Ablehnen und Nachricht verfassen“. Die Reservierung ist damit gelöst. Das Nachrichtenfenster öffnet sich mit Fenja als Empfängerin und einem vorbereiteten Text. Passe ihn an, zum Beispiel mit einem Ersatztermin. Erst mit „Jetzt versenden“ geht die Nachricht raus. Schließt du das Fenster, bleibt die Anfrage trotzdem abgelehnt.

Die Stornoanfrage der Kundin
Jetzt die andere Richtung: Fenja will ihren Termin am 17. November absagen. Im Kundenbereich schreibt sie einen Grund und klickt auf „Stornierung anfragen“. Nach einer Rückfrage bekommt sie diese Bestätigung. Der Termin bleibt bestehen, bis du entscheidest. Bei ihrem Termin steht jetzt „Stornierung angefragt“. Bis zu deiner Entscheidung kann sie die Anfrage zurückziehen.

Stornoanfragen bearbeiten
Bei dir erscheint die Anfrage im Kasten „Stornoanfragen“, mit Termin, Kundin, Datum der Anfrage und Begründung. Auch hier gibt es drei Knöpfe: „Stornieren“, „Ablehnen“ und „Ablehnen & Nachricht“. „Ablehnen“ heißt: Der Termin findet statt, und Fenja bekommt dazu eine Mail. Bei „Ablehnen & Nachricht“ schreibst du den Text vorher selbst. Bruno ist krank, also klicken wir auf „Stornieren“. Bestätige mit „Stornieren und Kunden benachrichtigen“. Fenja bekommt eine Absage per Mail. PetWorkers meldet „Die Stornierung wurde ausgeführt.“ Die Anfrage verschwindet aus der Liste, die Abrechnung wird zurückgedreht wie beim Absagen. Stammte der Termin aus einer Freigabe, ist die Freigabe danach wieder frei. Soll sie nicht mehr angeboten werden, löschst du sie in der Terminfreigabe.

Die Frist für Stornoanfragen
Bis wann Kunden eine Stornierung anfragen dürfen, steht in den Einstellungen unter „Terminfreigabe“. Ab Werk sind es 48 Stunden. Für einzelne Termine oder Freigaben trägst du im Feld mit demselben Namen eine eigene Frist ein. Leer heißt: Es gilt die Vorgabe. Steht die Vorgabe auf 0 und am Termin nichts, kann der Kunde keine Stornierung anfragen. Nach Ablauf der Frist sieht er statt des Knopfs einen Hinweis.

Zusammenfassung
Terminanfragen buchst du ein oder lehnst sie ab. Stornoanfragen stornierst du oder lehnst sie ab. Ohne deine Entscheidung ändert sich nichts. Im nächsten Video zeige ich dir Sperrzeiten, Schulferien und Feiertage.