Tagesbetreuung: „Reservierungen“ und „Anfragen“

Einleitung
In diesem Video geht es um Reservierungen und Anfragen in der Tagesbetreuung. Eine Reservierung ist ein fest gebuchter Betreuungstag. Wir buchen Bruno von Fenja Beispiel für heute im Büro ein. Danach fragt Fenja selbst zwei Tage online an, und wir bearbeiten die Anfragen.

Die Liste der Reservierungen
Du findest alles unter „Tagesbetreuung“ und „Reservierungen“. Beim Öffnen siehst du den heutigen Tag. Mit den blauen Pfeilen blätterst du einen Tag oder eine Woche weiter. Im Kasten „Filter“ stellst du einen anderen Zeitraum oder ein einzelnes Tier ein. Jede Zeile zeigt Nummer, Datum und Betreuungsgruppe, die geplanten Zeiten, das Tier mit Halter und später Check-in und Check-out. Rechts stehen drei Symbole: „kostenpflichtig nicht genutzt“, „löschen“ und „erweiterter Check-in und Check-out“.

Eine Reservierung anlegen
Für eine neue Reservierung klickst du auf „Reservierung hinzufügen“. Trage das Reservierungsdatum ein, hier den heutigen 2. November. Die Bring- und Abholzeit sind freiwillig: 8 Uhr und 16 Uhr 30. Bei „Speichern als“ wählst du die Art. Die beiden Buchungsanfragen sind nur Anfragen. Die drei Reservierungen sind fest gebucht. Die Art entscheidet auch über die Mail: ohne Benachrichtigung bekommt der Kunde nichts. Mit erweiterter Benachrichtigung bekommt er zusätzlich beim Check-in und Check-out eine Mail. Wähle das Tier, hier Bruno, dann die Betreuungsgruppe „Verträgliche Hunde“ und die Leistung „Ganztagsbetreuung“. Bei „Einheiten / Faktor“ lässt du die 0 stehen. Dann verbraucht der Tag so viel, wie an der Leistung steht. Kommt ein Hund jede Woche, setze unten „Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen“, wähle die Wochentage und das Enddatum. Klicke auf „Neue Reservierung hinzufügen“. Bruno steht jetzt in der Liste für heute. Daran siehst du, dass es geklappt hat. Beim Speichern sucht PetWorkers sofort, wie der Tag bezahlt wird: zuerst ein Abo, dann eine Stempelkarte, sonst eine Rechnungsposition. Gelb oben steht ein Hinweis: Bruno ist heute auch in der Pension eingeplant. So fallen doppelte Buchungen sofort auf.

So fragt dein Kunde an
Jetzt die Kundensicht. Fenja öffnet die Onlinereservierung und hakt im Kalender Bruno am 6. und am 9. November an. Unten sammelt sich die Auswahl. Fenja braucht keinen Fahrdienst und trägt die Bringzeit und die Abholzeit ein. Sie bestätigt die Bedingungen und den Datenschutz und klickt auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen“. Sie sieht beide Tage als Anfrage. Ihre Kundengruppe darf nicht direkt reservieren, also musst du die Anfrage noch bestätigen.

Anfragen bestätigen oder ablehnen
Offene Anfragen findest du unter „Tagesbetreuung“ und „Anfragen“. Hier stehen Fenjas beiden Tage mit Datum, Tier, Leistung, Zeiten und Fahrdienst. Achtung: Die rote Zahl am Menüpunkt zählt nur Abo-Anfragen, nicht diese Tage. Den 6. November nehmen wir an. Klicke dafür auf den Haken. Wähle bei „Speichern als“ eine Reservierungsart, hier ohne Benachrichtigung, und die Betreuungsgruppe. Unter „Bemerkungen“ notierst du Hinweise für dein Team. Klicke auf „Speichern“. Erst jetzt ist der Tag fest gebucht und wird abgerechnet. Den 9. November lehnen wir ab. Klicke auf das Kreuz. PetWorkers fragt nach. Mit „Löschen“ ist die Anfrage weg. Fenja wird dabei nicht benachrichtigt, sag ihr also selbst Bescheid.

Nicht genutzt und löschen
Kommt ein Hund nicht, soll den Tag aber trotzdem bezahlen, löschst du ihn nicht. Klicke stattdessen auf das Symbol „kostenpflichtig nicht genutzt“. Bestätige mit „Markieren“. Die Bezahlung bleibt, wie sie ist. Der Tag verschwindet aus Check-in, Check-out und Belegung plus. Alle so markierten Tage findest du über das Symbol oben rechts, „Kostenpflichtig nicht genutzte Reservierungen“. Hier steht Brunos Tag vom 6. November. Fällt ein Tag ganz weg, klickst du auf den Papierkorb. Willst du den Kunden informieren, setze den Haken für die Mail. „Unwiederbringlich löschen“ bucht verbrauchte Einheiten zurück. Ist die Rechnung schon abgeschlossen, entsteht eine Gutschrift. Wir brechen hier ab, Bruno bleibt heute gebucht.

So sieht es dein Kunde
Im Kundenbereich unter „HuTa“ sieht Fenja Brunos Tage mit Zeiten und Betreuungsgruppe. Der 6. November steht dort als „Nicht in Anspruch genommen“. Über „Stornierungsoptionen“ storniert sie einen Tag selbst, solange die Frist ihrer Kontaktgruppe noch läuft.

Zusammenfassung
Im Büro legst du Reservierungen direkt an, Online-Anfragen bestätigst oder löschst du unter „Anfragen“. Kommt ein Hund nicht, markierst du den Tag als nicht genutzt. Im nächsten Video checken wir Bruno morgens ein und abends wieder aus.