Stornieren und Gutschrift
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So korrigierst du eine Rechnung in PetWorkers. Wir zeigen, wie du einen Entwurf änderst, eine abgeschlossene Rechnung für Tom Vorlage komplett stornierst und neu schreibst, und wie Fenja Beispiel eine Gutschrift über 20 Euro bekommt, die du ihr auszahlst.
Kapitel im Video
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Stornieren und Gutschrift
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Einleitung
Eine Rechnung ist falsch? Das passiert jedem. In diesem Video zeige ich dir die drei Wege, sie zu korrigieren. Ist sie noch ein Entwurf, änderst du ihn einfach. Ist sie abgeschlossen, stornierst du sie ganz oder schreibst eine Gutschrift über einen Teilbetrag.
Fall 1: Der Entwurf ist falsch
Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Eine falsche Position nimmst du mit dem kleinen Kreuz herunter. Sie bleibt beim Kunden offen. Soll der ganze Entwurf weg, klickst du auf „Entwurf löschen“ und bestätigst. Die Positionen stehen danach wieder offen beim Kunden.
Fall 2: Die ganze Rechnung stornieren
Jetzt eine abgeschlossene Rechnung. Tom Vorlage hat vier Gruppenstunden berechnet bekommen, war aber nur dreimal da. Eine abgeschlossene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Wir stornieren sie und schreiben eine neue. Öffne die Rechnung mit dem Stift und klicke oben links auf „Rechnung stornieren“. Die Seite „Rechnung stornieren“ öffnet sich. Lies den Hinweis: Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Schon gebuchte Zahlungen werden mit storniert, je Zahlung entsteht eine Gegenbuchung. Darunter stehen Nummer, Datum und Betrag der Rechnung. Prüfe, ob es die richtige ist. Klicke auf „Rechnung stornieren“. In der Liste steht die alte Rechnung jetzt auf „Storniert“. Dazu gibt es eine Korrekturrechnung mit derselben Nummer und dem Zusatz „-S“, mit minus 80 Euro. Das schwarze PDF-Symbol bei der stornierten Rechnung öffnet diesen Stornobeleg. Der Kunde bekommt keine Mail. Willst du ihm den Beleg schicken, nimm bei der Korrekturrechnung das At-Zeichen. Wichtig: Die Positionen werden nicht wieder offen. Die richtige Rechnung schreibst du neu, hier mit drei Gruppenstunden aus dem Katalog. Dann abschließen wie gewohnt.
Fall 3: Eine Gutschrift
Nur ein Teil soll zurück? Dann schreibst du eine Gutschrift. Fenja Beispiel bekommt 20 Euro für eine ausgefallene Gruppenstunde. Lege für Fenja eine neue Rechnung an, wie im Video „Eine Rechnung schreiben“. Dann klickst du auf die Lupe für die freie Position. Bei „Leistung“ schreibst du, wofür die Gutschrift ist, hier „Gutschrift ausgefallene Gruppenstunde“ mit Datum. Darunter den Grund. Wähle denselben Steuersatz wie auf der ursprünglichen Rechnung. Beim Preis trägst du den Betrag mit Minus ein: minus 20. Dann speichern. Weil die Summe negativ ist, steht oben rechts jetzt „Gutschrift“ statt „Rechnung“. Das macht PetWorkers von selbst. Ändere den Betreff in „Gutschrift“, damit Fenja gleich sieht, worum es geht. Dann speichern. Der Gesamtpreis ist minus 20 Euro. Schließe die Gutschrift ab wie eine Rechnung: „Bearbeitung abschließen“, dann „Rechnung abschließen“. Auf Wunsch mit dem Haken für den Versand. In der Liste steht sie jetzt als „Gutschrift“ mit eigener Nummer und dem Status „Offen“. Offen heißt hier: Das Geld ist noch nicht zurückgezahlt.
Die Gutschrift auszahlen
Überweise Fenja die 20 Euro über deine Bank. Dann buchst du die Auszahlung unter „Finanzen“, „Ausgangsbelege“. Die Gutschrift steht dort wie eine Rechnung. Der Buchungstext lautet „Zahlungsausgang auf Gutschrift“, der Betrag ist mit minus 20 vorbelegt. Wähle die Zahlart und klicke auf Speichern. Jetzt steht die Gutschrift auf „Bezahlt“. Statt auszuzahlen, kannst du die Minus-Position auch auf Fenjas nächste Rechnung setzen. Dann wird diese einfach kleiner.
Wenn das Storno nicht geht
Gibt es für eine Position schon eine Gutschrift, lässt sich die Rechnung nicht mehr stornieren. Dann hilft nur eine Gutschrift in der gewünschten Höhe. Auch Zahlungen aus dem Kassenbuch verhindern das Storno. Wie du dort korrigierst, zeigt das Video zum Kassenbuch.
So sieht es dein Kunde
So sieht es Tom in seinem Kundenbereich: die alte Rechnung als „Storniert“, die Korrekturrechnung mit minus 80 Euro und die neue Rechnung. Und Fenja sieht ihre Gutschrift über minus 20 Euro. Weil du die Auszahlung gebucht hast, steht sie auf „Bezahlt“.
Zusammenfassung
Entwurf: einfach ändern. Ganze Rechnung falsch: stornieren und neu schreiben. Nur ein Teil: Gutschrift mit Minusbetrag, dann auszahlen oder verrechnen. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du an offene Rechnungen erinnerst und mahnst.