Rechnungseinstellungen: Zahlungsziel, Texte, Rechnungsnummern, Zahlungs-QR

Einleitung
Zahlungsziel, Einleitungssatz, Bedingungen und QR-Code: Vieles auf deinen Rechnungen kommt aus den Einstellungen. Du stellst es einmal ein, und jede neue Rechnung übernimmt es. Als Beispiel ändern wir das Zahlungsziel von 10 auf 14 Tage.

Wo du es findest
Öffne links „System“ und dann „Einstellungen“. Klicke oben in der Linkleiste auf „Finanzen“. Der Bereich klappt auf. Jede Zeile ist eine Einstellung: links der Name mit einer kurzen Erklärung, in der Mitte der Wert, rechts der Stift zum Bearbeiten. Wichtig sind zuerst die Steuerangaben. Ohne „Steuernummer“ oder „UmsatzsteuerID“ lässt sich keine Rechnung abschließen.

Beispiel: das Zahlungsziel ändern
Das „Zahlungsziel“ sind die Tage bis zur Fälligkeit. Fällig ist eine Rechnung am Rechnungsdatum plus diese Tage. Klicke rechts in der Zeile auf den Stift. Trage die neue Zahl ein, in unserem Beispiel 14. Klicke auf „Speichern“. Du landest wieder in der Liste. In der Spalte „Wert“ steht jetzt 14. Das gilt für alle Rechnungen, die du ab jetzt anlegst. Ein eigenes Zahlungsziel je Kunde gibt es nicht. So änderst du jede andere Einstellung genauso: Stift, Wert, Speichern.

Texte und Vorbelegungen
Der „Einleitungssatz“ steht am Anfang jeder neuen Rechnung. Im Entwurf kannst du ihn je Rechnung noch ändern. „Zahlungsbedingungen und Bemerkungen“ steht unter den Positionen. Der Platzhalter invoice_target wird durch das Fälligkeitsdatum ersetzt. Auf der fertigen Rechnung steht dann zum Beispiel: „Zahlbar bis spätestens 16.10.2026“. Mit „Vorbelegung Rechnungsbetreff“ und „Vorbelegung Leistungszeitraum“ legst du fest, was in neuen Rechnungen schon eingetragen ist. Bei „Währung“ steht das Zeichen, zum Beispiel das Euro-Zeichen. Der „ISO 4217 Code“ ist EUR für Euro oder CHF für Schweizer Franken. Danach richten sich die Beträge und der QR-Code.

Die Texte der Rechnungs-Mails
Hier stehen Betreff und Text der Mail, mit der die Rechnung rausgeht. Für Zahlungserinnerung und Mahnung gibt es je ein eigenes Paar. Platzhalter wie rechnungsnummer, datum, betrag, offen und faellig setzt PetWorkers beim Versand automatisch ein.

Der Zahlungs-QR-Code
Steht „Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen“ auf „Ja“, druckt PetWorkers am Ende der Rechnung einen QR-Code zum Überweisen. Dein Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App. Empfänger, IBAN, offener Betrag und Rechnungsnummer sind schon ausgefüllt. Dafür braucht PetWorkers eine gültige IBAN unter „Unternehmen“, „Firmendaten“. In unserer Testversion steht deshalb ein Beispiel-Code mit dem Hinweis „DEMO“. Rechnest du in Franken, entsteht statt des GiroCodes eine Schweizer QR-Rechnung. Die QR-IBAN deiner Bank trägst du hier ein. Zusätzlich gibt es einen PayPal.me-Code. Schalte ihn ein und trage bei „PayPal.me-Name“ deinen Namen aus dem PayPal-Link ein. PayPal-Zahlungen landen nicht auf deinem Bankkonto. Du erfasst sie von Hand als Zahlung. Schreibst du nur an Privatkunden, kannst du hier abschalten, dass die E-Rechnung als XML-Datei an jeder Rechnungsmail hängt.

Die Rechnungsnummern
Den Aufbau deiner Rechnungsnummern legst du über den Knopf „Rechnungsnummern“ oben in den Einstellungen fest. Hier steht das Format, zum Beispiel R, Jahr, Monat und laufende Nummer, und welche Nummer die nächste Rechnung bekommt. Vor der ersten Rechnung kannst du Format, Stellen und nächste Nummer selbst festlegen. Sobald die erste Rechnung abgeschlossen ist, steht der Nummernkreis fest. Deshalb siehst du hier nur noch den Hinweis und keine Felder mehr.

Zusammenfassung
Alles rund um deine Rechnungen findest du unter „System“, „Einstellungen“, „Finanzen“. Stift, Wert, Speichern, und neue Rechnungen übernehmen es. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du mehrere Rechnungen auf einmal als ZIP-Datei herunterlädst.