Rechnung abschließen und senden (Pflichtangaben, E-Rechnung)

Einleitung
Im letzten Video hast du für Fenja Beispiel einen Rechnungsentwurf über 73,50 Euro geschrieben. Jetzt schließt du ihn ab und schickst ihn ihr per E-Mail. Erst dann ist es eine echte Rechnung mit Nummer.

Die Rechnung abschließen
Öffne „Finanzen“, „Rechnungen“ und klicke beim Entwurf rechts auf den Stift, „Bearbeiten / Details“. Prüfe noch einmal alles: Positionen, Leistungszeitraum und Datum. Nach dem Abschließen lässt sich nichts mehr ändern. Passt alles, klickst du oben rechts auf „Bearbeitung abschließen“. Die Seite „Rechnung abschließen“ öffnet sich. Oben siehst du Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag zur Kontrolle.

Per E-Mail senden
Soll Fenja die Rechnung gleich bekommen, setze den Haken „als PDF versenden“. Daneben steht ihre E-Mail-Adresse. Im Feld „An“ steht die Adresse aus der Kundenkartei. Ändern kannst du sie nur dort. Bei „CC-Empfänger“ trägst du zusätzliche Empfänger ein, zum Beispiel dein Steuerbüro. Mehrere trennst du mit Semikolon. Betreff und Nachrichtentext sind vorbelegt. Die Platzhalter in geschweiften Klammern füllt PetWorkers beim Versand, zum Beispiel mit Rechnungsnummer und Betrag. Den Text kannst du für diese Mail anpassen. Das PDF und die E-Rechnung hängt PetWorkers selbst an. Klicke auf „Rechnung abschließen“. Ohne Haken bekommt die Rechnung nur Nummer und PDF, und Fenja erfährt noch nichts.

Was beim Abschließen passiert
Zurück in der Liste hat die Rechnung jetzt ihre Nummer, hier R26110334. Der Status ist „Offen“, sie wartet also auf Zahlung. Das kleine Briefsymbol mit Datum und deinem Namen zeigt: Die Rechnung wurde verschickt. Öffnest du die Rechnung, steht oben rechts „Rechnung Offen“. Die Zeile zum Hinzufügen von Positionen ist weg. Eine abgeschlossene Rechnung ist gesperrt. Ist doch etwas falsch, gibt es nur noch „Rechnung stornieren“ oder eine Gutschrift. Das zeige ich dir in einem eigenen Video.

Wenn Pflichtangaben fehlen
Manchmal lässt sich eine Rechnung nicht abschließen. Dann steht oben „Rechnung bleibt Entwurf: Pflichtangaben fehlen.“ Pflicht sind deine Steuernummer, deine Firmendaten, eine vollständige Rechnungsadresse des Kunden und mindestens eine Position. Jede Zeile sagt, was fehlt. Hier fehlen PLZ und Ort des Kunden. Der Link am Ende führt direkt zur richtigen Stelle. Solange etwas fehlt, ist der Knopf „Rechnung abschließen“ blass. Ergänze die Angabe, öffne den Entwurf erneut und schließe dann ab.

PDF und E-Rechnung
In der Rechnungsliste öffnet dieses Symbol das PDF. Mit der rechten Maustaste lädst du es direkt herunter. So sieht Fenjas Rechnung aus: mit deinem Logo, ihrer Anschrift, Nummer, Leistungszeitraum, Positionen und Zahlungsziel. Im PDF steckt zusätzlich die E-Rechnung. Das ist eine Datei, die Buchhaltungsprogramme automatisch lesen können. Das Symbol daneben öffnet die E-Rechnung einzeln als XML-Datei. Manche Firmenkunden verlangen genau diese Datei.

Eine Rechnung nochmal senden
Hat Fenja die Mail nicht bekommen? Klicke auf das orange At-Zeichen, „Rechnungsversand“. Wähle „Nochmaliger Versand“, prüfe den Text und klicke unten auf „Rechnung versenden“. Zahlungserinnerung und Mahnung zeige ich dir in einem eigenen Video.

So sieht es deine Kundin
Und so sieht es Fenja. In ihrem Kundenbereich steht unter „Rechnungen“ die neue Rechnung mit dem Status „Offen“. Mit dem PDF-Symbol lädt sie die Rechnung jederzeit herunter, auch wenn du sie nicht per Mail geschickt hast.

Zusammenfassung
Erst prüfen, dann „Bearbeitung abschließen“ und „Rechnung abschließen“, auf Wunsch mit dem Haken für den Versand. Fehlt eine Pflichtangabe, sagt dir PetWorkers genau, welche. Im nächsten Video schreibst du viele Rechnungen auf einmal, mit dem Rechnungsassistenten und den Abo-Rechnungen.