„Kontaktgruppen“ und „Kundengruppen“

Einleitung
In diesem Video geht es um zwei Arten, deine Kunden einzuteilen: Kontaktgruppen und Kundengruppen. Die Namen klingen ähnlich, sie können aber Verschiedenes. Ein Kunde kann in beliebig vielen Kontaktgruppen sein. Eine Kundengruppe hat er dagegen immer nur eine. Als Beispiel legen wir die Kontaktgruppe „Jagdhunde“ an. Unsere Gruppenstunde „Jagdhunde-Training“ soll nur für diese Kunden sichtbar sein. Danach legen wir die Kundengruppe „Stammkunden“ an.

Eine Kontaktgruppe anlegen
Die Kontaktgruppen findest du im Menü unter „Basisdaten“ und „Kontaktgruppen“. Die Gruppe „Alle Kunden“ legt PetWorkers selbst an. Darin steht automatisch jeder Kontakt mit dem Haken „Kunde“. Klicke auf „Kontaktgruppe hinzufügen“. Trage bei „Name“ den Namen der Gruppe ein, hier „Jagdhunde“. Die Beschreibung ist freiwillig. Schreib hinein, wer in diese Gruppe gehört, damit dein Team es versteht. Kontaktgruppen helfen dir auch beim Newsletter. Hier kannst du zusätzliche Empfänger für diese Gruppe eintragen. Im Bereich „Tagesbetreuung“ legst du fest, welche Leistung die Mitglieder online buchen dürfen. Das zeige ich dir in den Videos zur Tagesbetreuung. Mit dem Haken unter „Optionen“ kommt jeder Neukunde nach der Registrierung automatisch in diese Gruppe. Für Jagdhunde lassen wir ihn aus. Klicke auf „Neue Kontaktgruppe hinzufügen“. Die Kontaktgruppe „Jagdhunde“ steht jetzt in der Liste, noch ohne Mitglieder.

Eine Gruppenstunde nur für eine Kontaktgruppe
Jetzt öffnen wir unter „Hundeschule“ und „Gruppen“ die Gruppe „Jagdhunde-Training“ zum Bearbeiten. Weiter unten steht der Bereich „Eingeschränktes Publikum“. Setze den Haken bei „Sichtbarkeit sowie Freigabe für Buchungen auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken“. Der Haken daneben zeigt die Gruppe trotzdem allen an. Buchen dürfen dann aber nur die ausgewählten Kunden. Wir lassen ihn aus. Klicke auf „Änderungen speichern“. Danach öffnest du die Gruppe wieder und klickst im selben Bereich auf „Hinzufügen“. Setze den Haken vor „Jagdhunde“. Der Haken bei „Buchung freischalten“ erlaubt den Mitgliedern auch das Buchen. Ohne ihn sehen sie die Gruppe nur. Klicke auf „Auswahl speichern“. Die Kontaktgruppe „Jagdhunde“ steht jetzt im Bereich „Eingeschränktes Publikum“, mit Buchungsfreigabe.

So sieht es deine Kundin
So sieht es für unsere Kundin Fenja Beispiel aus. Auf der Seite „Gruppenstunden“ fehlt das Jagdhunde-Training, denn sie ist noch nicht in der Kontaktgruppe.

Kunden in die Kontaktgruppe aufnehmen
Also nehmen wir Fenja auf. Öffne die Kontaktgruppe „Jagdhunde“ zum Bearbeiten. Im Bereich „Mitglieder“ stehen alle Kunden der Gruppe. Klicke auf „Kontakte verwalten“. Es erscheint eine Liste aller Kontakte. Setze den Haken bei Fenja Beispiel. Und klicke auf „Ausgewählte Einträge speichern“. Fenja steht jetzt bei den Mitgliedern. Auch in Fenjas Kartei siehst du im Reiter „Kontaktgruppen“, in welchen Gruppen sie ist. Und so sieht Fenja die Seite jetzt: Das Jagdhunde-Training ist da, und sie kann es buchen. Daran siehst du, dass alles geklappt hat.

Eine Kundengruppe anlegen
Jetzt zu den Kundengruppen. Du findest sie unter „Stammdaten“ und „Kundengruppen“. Diesen Menüpunkt sehen nur Administratoren. Klicke auf „Kundengruppe hinzufügen“. Trage bei „Name“ den Namen ein, hier „Stammkunden“. Die Beschreibung darunter ist freiwillig. Der erste Haken unter „Einstellungen für Tagesbetreuung“ ist der wichtigste: Kunden dieser Gruppe reservieren die Tagesbetreuung online direkt, ohne vorher eine Anfrage zu stellen. Mit dem zweiten Haken bekommen diese Kunden bei direkten Reservierungen eine E-Mail beim Check-in und beim Check-out, mit Foto, falls du eins machst. Unter „Optionen“ machst du eine Gruppe zur Standardgruppe für neue Registrierungen. Es gibt nur eine Standardgruppe. Für Stammkunden lassen wir den Haken aus. Klicke auf „Neue Kundengruppe hinzufügen“. Die Kundengruppe „Stammkunden“ steht jetzt in der Liste.

Die Kundengruppe zuordnen
Die Kundengruppe wählst du direkt beim Kunden. Öffne Fenja zum Bearbeiten. Im Bereich „Kunde“ wählst du bei „Kundengruppe“ den Eintrag „Stammkunden“. Dann klickst du auf „Änderungen speichern“. Reserviert Fenja ab jetzt online Tagesbetreuung, ist die Reservierung sofort gebucht.

Tipps
In der Kontaktliste filterst du mit dem „Kontaktgruppenfilter“ und dem „Kundengruppenfilter“ nach deinen Gruppen. So siehst du zum Beispiel auf einen Blick alle Stammkunden oder alle Kunden mit Jagdhunden.

Zusammenfassung
Kurz zusammengefasst: Kontaktgruppen sind frei kombinierbar und steuern, wer welche Gruppenstunde sieht und bucht. Die Kundengruppe hat jeder Kunde genau einmal, sie steuert die Direktreservierung. Im nächsten Video zeige ich dir das Kundenportal: wie dein Kunde Zugang bekommt und was er dort sieht.