Kontakte und Tiere importieren („Datenimport“)

Einleitung
In diesem Video übernimmst du viele Kunden auf einmal aus einer Datei. Das brauchst du, wenn du von einem anderen Programm oder einer Excel-Liste zu PetWorkers wechselst. Als Beispiel importieren wir drei neue Kunden mit zusammen vier Hunden. Der Datenimport ist in Classic noch als Beta gekennzeichnet.

Wo du es findest
Den Import findest du links im Menü unter „System“ und dann „Datenimport“. Hier klickst du in der Zeile „Kontakte und Tiere“ rechts auf den Pfeil. Diese Zeile sehen nur Administratoren.

Die Datei vorbereiten
So sieht unsere Beispieldatei aus. Jede Zeile ist ein Kunde mit seinem Tier. Du kannst eine Excel-Datei oder eine CSV-Datei nehmen. Wichtig ist die erste Zeile: Dort stehen die Spaltennamen, zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail und Hund. Die Namen dürfen etwas anders heißen, du ordnest sie gleich zu. Hat ein Kunde zwei Tiere, schreibst du ihn zweimal untereinander, mit derselben E-Mail-Adresse. PetWorkers legt Clara Entwurf dann einmal an, mit beiden Hunden. Tipp: Am einfachsten nimmst du als Vorlage die Datei „Kontakte mit Tieren“ aus dem Datenexport. Deren Spalten erkennt der Import von selbst.

Hochladen und zuordnen
Im Kasten „1. Datei hochladen“ klickst du auf das Dateifeld und wählst die Datei auf deinem Computer aus. Dann klickst du auf „Weiter zur Zuordnung“. Keine Sorge: Gespeichert wird erst im letzten Schritt. Der Import verschickt keine E-Mails und vergibt keine Zugangsdaten. Jetzt siehst du links jede Spalte deiner Datei mit Beispielwerten. Rechts bei „Übernehmen als“ steht, wohin PetWorkers sie übernimmt. Die meisten Spalten sind schon richtig erkannt. Unsere Spalte „Hund“ landet zum Beispiel bei „Tiername“. Passt etwas nicht, wählst du rechts das richtige Feld. Spalten, die du nicht brauchst, stellst du auf „nicht importieren“. Pflicht ist ein Nachname oder eine Firma. Für Tiere brauchst du den Tiernamen.

Probelauf und Import
Dann klickst du auf „Probelauf“. PetWorkers prüft die ganze Datei, speichert aber noch nichts. Der Probelauf zeigt: drei neue Kontakte und vier neue Tiere. Darunter stehen Hinweise mit der Zeilennummer. Hier kennt PetWorkers die Rasse „Maltipoo“ nicht. Sie landet deshalb bei „Rasse (Ergänzung)“. Stimmt alles, klickst du auf „4. Jetzt importieren“. PetWorkers fragt noch einmal nach: „Jetzt 3 Kontakte und 4 Tiere importieren?“ Du bestätigst mit „OK“.

So siehst du, dass es geklappt hat
Kurz erscheint oben die Meldung „Import abgeschlossen“ mit der Anzahl. Danach steht der Import unten unter „Bisherige Importe“: drei Kontakte, vier Tiere. In der Kontaktliste findest du die neuen Kunden sofort. Hier die Kartei von Clara Entwurf, mit Anschrift, E-Mail und Handynummer aus der Datei. Rechts stehen ihre beiden Hunde Emma und Paul. Aus zwei Zeilen der Datei ist also ein Kunde mit zwei Tieren geworden. Jeder importierte Kunde bekommt eine Kundennummer und die Standard-Kundengruppe. Für den Kundenbereich setzt er sich über „Kennwort vergessen“ ein eigenes Kennwort.

Rückgängig machen und Sonderfälle
Unter „Bisherige Importe“ steht jeder Import mit Datum und Dateiname. Mit „Rückgängig machen“ kommen alle Kontakte und Tiere dieses Imports in den Papierkorb. Das geht nur, solange an den Kontakten noch nichts hängt, also keine Buchung, Leistung oder Rechnung. Prüfe deshalb direkt nach dem Import. Lädst du dieselbe Datei aus Versehen noch einmal hoch, meldet der Probelauf: null neue Kontakte, drei gibt es schon. Bestehende Kunden bleiben unverändert, doppelte Tiere werden übersprungen. In dem Fall klickst du auf „Abbrechen“, dann wird nichts gespeichert. Eine Datei darf höchstens 5000 Zeilen haben, größere Listen teilst du auf.

Zusammenfassung
Kontakte importierst du unter „System“ und „Datenimport“: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Probelauf prüfen, importieren. Ein falscher Import lässt sich rückgängig machen, solange nichts daran hängt. Im nächsten Video zeige ich dir den Papierkorb: wie du Gelöschtes zurückholst und was sich gar nicht erst löschen lässt.