Firmendaten, Logos und Bankverbindung
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So trägst du die Daten deines Betriebs ein – Name und Anschrift unter Unternehmen, Firmendaten, die Bankverbindung, die Steuernummer und deine beiden Logos. Zum Schluss siehst du, wo diese Angaben auf der Rechnung und im Kundenportal erscheinen.
Kapitel im Video
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Firmendaten, Logos und Bankverbindung
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Einleitung
In diesem Video trägst du die Daten deines Betriebs ein: Name, Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und Logos. Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung, in deinen E-Mails und im Kundenportal. Es lohnt sich also, sie sorgfältig auszufüllen.
Wo du die Firmendaten findest
Klicke im Menü links auf „Unternehmen“ und dann auf „Firmendaten“. Es öffnet sich „Unternehmensdaten bearbeiten“. Deine Firma ist in PetWorkers selbst ein Kontakt, und zwar immer Kontakt Nummer 1. Deshalb sieht das Formular aus wie bei einem Kunden. Oben stehen alle Abschnitte als Links. Ein Klick springt direkt dorthin, zum Beispiel zur Bankverbindung.
Name und Anschrift
Unter „Firma“ steht der Name deines Betriebs, so wie er auf Rechnungen erscheint. Darunter Vor- und Nachname der Inhaberin oder des Inhabers. Trag Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land ein. Die zweite Adresszeile brauchst du nur für einen Zusatz, zum Beispiel ein Gebäude. Bei den Telefonnummern genügt eine. Firmenname, Anschrift, E-Mail und eine Telefonnummer sind Pflicht, sonst lässt sich keine Rechnung abschließen. Jeder Abschnitt hat rechts oben einen Knopf „Speichern“. Er speichert immer das ganze Formular. Unter „Zugangsdaten“ steht deine E-Mail-Adresse. Sie ist zugleich deine Anmeldeadresse. Ändere sie nur, wenn du dich künftig mit der neuen Adresse anmelden willst. Den Haken „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden“ lässt du hier leer. Unter „Zugriffskontrolle“ bleibt die Sicherheitsgruppe immer „Administratoren“. Daran änderst du nichts.
Die Bankverbindung
Im Abschnitt „Bankverbindung“ trägst du Kontoinhaber, Name der Bank, IBAN und BIC ein, so wie sie auf deinem Kontoauszug stehen. Am besten kopierst du die IBAN aus deinem Online-Banking. Achte beim Einfügen auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Die Bankverbindung steht dann auf jeder Rechnung, zusammen mit einem QR-Code zum Bezahlen. Den Abschnitt „SEPA-Mandat“ brauchst du bei deiner eigenen Firma nicht. Er gehört zu Kunden, die per Lastschrift bezahlen. Unter „Website & Soziale Netzwerke“ trägst du die Adresse deiner Website ein. Sie steht in der Fußzeile deiner Rechnungen und E-Mails. Ganz unten sicherst du alles mit „Änderungen speichern“. Erst dann sind deine Angaben übernommen.
Steuernummer
Die Steuernummer steht nicht in den Firmendaten, sondern unter System, Einstellungen, Bereich „Finanzen“. Ohne Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleiben Rechnungen im Entwurf.
Die Logos hochladen
Für deine Logos öffnest du im Menü „System“ die „Einstellungen“ und klickst oben auf den Knopf „Zentrale Logos“. Hier lädst du zwei Logos hoch: eines quadratisch und eines im Querformat. Das quadratische Logo erscheint im Browser-Tab und im Menü deines Kundenportals. Ideal sind 400 mal 400 Pixel als PNG. Klicke auf „Datei auswählen“ und such dein Logo auf dem Computer aus. Der Dateiname erscheint dann daneben. Dann klickst du auf „Hochladen“. Größere Bilder verkleinert PetWorkers von selbst. Das Logo im Querformat steht im Kopf deiner Rechnungen, in deinen E-Mails und auf der Anmeldeseite. Ideal sind 400 mal 150 Pixel, am besten mit durchsichtigem Hintergrund.
So sieht es dein Kunde
So sieht dein Kunde deine Angaben auf der Rechnung, hier eine Beispielrechnung. Oben steht dein Logo im Querformat. Darunter die Absenderzeile mit Firma, Name und Anschrift, direkt über der Anschrift deines Kunden. In der Fußzeile stehen deine Firmendaten, Telefon, E-Mail und Website. Daneben steht deine Bankverbindung. Hier ist sie noch leer, weil im Beispiel keine gespeichert ist. Und im Kundenportal steht oben links dein quadratisches Logo.
Tipp: Bankkonten
Nicht verwechseln: Unter „Unternehmen“, „Bankkonten“ verbindest du dein Konto mit PetWorkers, damit Zahlungen abgeglichen werden. Das zeige ich in einem eigenen Video.
Zusammenfassung
Firmendaten und Bankverbindung pflegst du unter „Unternehmen“, „Firmendaten“, die Steuernummer unter „Finanzen“ und die Logos unter „Zentrale Logos“. Im nächsten Video zeige ich dir, wo du Impressum und Rechtstexte hinterlegst.