Fahrtkosten und Entfernung zum Kunden
PetWorkers Classic · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
So siehst du, wie weit deine Kunden entfernt wohnen, und rechnest Fahrtkosten ab. Wir legen Anfahrtsleistungen an und planen ein Einzeltraining bei Lena Vorlage zu Hause, mit Anfahrtspauschale und Kilometern. Zum Schluss: Fahrtkosten im Fahrdienst der Tagesbetreuung.
Kapitel im Video
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Fahrtkosten und Entfernung zum Kunden
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Einleitung
In diesem Video geht es um Fahrtkosten. Fährst du zu deinen Kunden, willst du wissen, wie weit es ist, und die Fahrt sauber abrechnen. Unser Beispiel ist Lena Vorlage aus Aschaffenburg. Sie bekommt ein Einzeltraining bei sich zu Hause, mit Anfahrtspauschale und Kilometergeld. In Lenas Kartei steht unter der Anschrift schon die Entfernung: 8 Kilometer, 10 bis 14 Minuten Fahrzeit. Fährst du mit der Maus darüber, erklärt PetWorkers die Angabe.
Der Startpunkt
Gemessen wird immer ab deiner Firmenanschrift. Die findest du links unter „Unternehmen“ und „Firmendaten“. Wichtig sind Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Fehlt hier etwas, kann PetWorkers keine Entfernung berechnen.
Die Entfernung zum Kunden
Die Entfernung siehst du auch in der Kontaktliste unter „Basisdaten“ und „Kontakte“, direkt unter der Anschrift. Es ist die einfache Strecke mit dem Auto. Die Fahrzeit reicht von freier Fahrt bis zu starkem Verkehr und ist geschätzt. Steht dort nur ein grauer Strich, ist die Strecke noch nicht berechnet. Fahre mit der Maus darüber, dann siehst du den Grund. PetWorkers rechnet alle fünf Minuten ein paar Kontakte nach. Heißt es „Anschrift nicht gefunden“, prüfe Straße, Postleitzahl und Ort in der Kartei. Die Entfernung ist nur eine Anzeige. Sie rechnet nichts von selbst ab. Dafür brauchst du Anfahrtsleistungen.
Anfahrtsleistungen anlegen
Öffne links „Stammdaten“ und klicke auf „Leistungen“. Fahrtkosten sind Leistungen der Art „Waren & Dienstleistungen“. Klicke dort auf „Leistung für Waren & Dienstleistungen hinzufügen“. Wir legen zuerst das Kilometergeld an. Wähle als „Typ“ „Dienstleistung“, den Steuersatz 19 Prozent und als „Einheit“ „pro Kilometer“. Beim Namen trägst du „Anfahrt je Kilometer“ ein. Die Beschreibung erscheint später auf der Rechnung. Beim „Endkundenpreis“ trägst du den Preis für einen Kilometer ein, bei uns 50 Cent. Jetzt der wichtigste Haken: „Anfahrtsleistung“. Nur Leistungen mit diesem Haken stehen später bei den Fahrtkosten zur Auswahl. Klicke auf „Leistung anlegen“. Genauso legen wir die „Anfahrtspauschale Einzeltraining“ an, mit der Einheit „Pauschale“ und 10 Euro. Beide stehen jetzt in der Liste, mit dem Zeichen „Anfahrtsleistung“.
Ein Einzeltermin mit Fahrtkosten
Jetzt planen wir Lenas Einzeltraining. Öffne „Terminverwaltung“ und „Einzeltermine“ und klicke auf „Termin hinzufügen“. Wähle die Terminart, das Datum, den 19. November, und die Zeit von 10 bis 11 Uhr. Dazu Lena Vorlage als Kundin und die Trainerin. Den Haken für die Benachrichtigung lassen wir hier weg. Mit Haken bekommt Lena eine E-Mail zum Termin. Unter „Kosten“ wählst du die Leistung für das Training selbst, hier die „Einzelstunde“. Bei „Anfahrtspauschale“ wählst du die „Anfahrtspauschale Einzeltraining“. Der Faktor 1 heißt: einmal berechnen. Bei „Anfahrtkosten“ wählst du „Anfahrt je Kilometer“. Bei „Anzahl“ trägst du die Kilometer ein: 8 hin und 8 zurück, also 16. Die Kilometer trägst du selbst ein. Die Entfernung aus der Kartei hilft dir dabei. „Anfahrtszeit“ und „Abfahrtszeit“ musst du nicht pflegen. Beim Speichern füllt PetWorkers sie mit der gemessenen Fahrzeit zum Treffpunkt. Als „Treffpunkt“ wählst du „Adresse des Kunden“. So misst PetWorkers die Strecke zu Lenas Anschrift. Klicke unten auf „Einzeltermin hinzufügen“. Der Termin steht in der Liste. Darunter stehen 10 Minuten An- und Abfahrt und die 8 Kilometer zum Treffpunkt. Daran siehst du, dass es geklappt hat.
Wo die Fahrtkosten landen
In Lenas Kartei unter „Leistungen“ stehen jetzt drei Posten: die Einzelstunde, die Pauschale und die 16 Kilometer. Fahrtkosten sind immer eigene Posten auf der Rechnung. Eine Stempelkarte bezahlt sie nie. Achtung: Leistung und Fahrtkosten legst du nur beim Anlegen fest. Stimmt etwas nicht, sag den Termin ab und lege ihn neu an.
Fahrtkosten im Fahrdienst
Fahrtkosten gibt es auch beim Fahrdienst der Tagesbetreuung. Dort wählst du an der Betreuungsleistung eine Pauschale und eine Leistung je Kilometer. Die Kilometer rechnet PetWorkers dort selbst, aus der Entfernung zum Kunden. In den Einstellungen unter „Tagesbetreuung“ legst du mit „Strecke doppelt berechnen“ fest, ob Hin- und Rückweg zählen. Mehr dazu im Video zum Fahrdienst.
Zusammenfassung
Die Entfernung misst PetWorkers ab deiner Firmenanschrift. Abgerechnet wird über eigene Leistungen mit dem Haken „Anfahrtsleistung“. Im nächsten Video richten wir die Tagesbetreuung ein.