„Eingangsbelege“ erfassen (auch E-Rechnung einlesen)
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So erfasst du deine Ausgaben in PetWorkers. Wir buchen eine Seminarrechnung mit Buchungskonto und PDF-Beleg und lesen danach eine E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) eines Lieferanten ein, sodass Betrag und Steuer automatisch im Formular stehen.
Kapitel im Video
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„Eingangsbelege“ erfassen (auch E-Rechnung einlesen)
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Einleitung
Unter „Eingangsbelege“ erfasst du deine Ausgaben, zum Beispiel Material, Miete oder eine Fortbildung. Den Beleg legst du gleich dazu ab. Wir erfassen eine Seminarrechnung von Hand. Danach lesen wir die E-Rechnung eines Lieferanten ein. Beide Belege sind erfunden. Das lohnt sich: Nur was du hier erfasst, landet im DATEV-Export für dein Steuerbüro und in deinen Auswertungen.
Wo du es findest
Öffne links „Finanzen“ und dann „Eingangsbelege“. Oben liest du E-Rechnungen ein. In der Mitte erfasst du eine Ausgabe, und unten stehen deine bisherigen Ausgaben.
Eine Ausgabe von Hand erfassen
Unser Beispiel ist eine Seminarrechnung über 238 Euro. Trag das Buchungsdatum ein, also den Tag der Zahlung, und wähle die Zahlart, hier „Überweisung“. Bei „Buchungsbetrag“ steht der Gesamtbetrag mit Steuer, also 238 Euro. Bei „Enthaltene USt.“ die Umsatzsteuer aus der Rechnung, 38 Euro. Beide Beträge trägst du positiv ein. Negativ nur, wenn dir ein Lieferant etwas gutschreibt. Wähle das Buchungskonto, hier „4945: Fortbildungskosten“. Es heißt zwar „optional“, für den DATEV-Export brauchst du es aber. Beim Buchungstext schreibst du kurz, wofür die Ausgabe war. Bei „Beleg“ wählst du die Rechnung als PDF oder Bild aus. So liegt sie immer bei der Buchung. Klicke auf „Zahlung hinzufügen“. Unten steht die neue Ausgabe mit Buchungskonto, Betrag, Steuer und Text. Daran siehst du, dass es geklappt hat. Über das PDF-Symbol öffnest du den Beleg jederzeit wieder. Die Liste zeigt alle Ausgaben, die neueste oben. Auch Auszahlungen auf Gutschriften stehen hier. Ein graues Sparschwein heißt: Die Buchung kommt aus dem Kassenbuch und lässt sich hier nicht stornieren.
Eine E-Rechnung einlesen
Viele Lieferanten schicken E-Rechnungen, also eine XML-Datei oder ein PDF mit eingebetteten Daten. Die liest du ein, statt sie abzutippen. Wähle im Kasten „Elektronische Belege“ die Datei aus. Wir nehmen eine Rechnung über Trainingsmaterial. Klicke auf „Datei einlesen“. Die Meldung „Elektronische Rechnung erfolgreich validiert.“ zeigt: Die Datei ist in Ordnung. Betrag und enthaltene Steuer stehen schon im Formular. Als Buchungstext steht die Käuferreferenz aus der E-Rechnung. Die Datei hängt schon als Beleg dran. Du musst sie nicht noch einmal auswählen. Ergänze Datum, Zahlart und Buchungskonto, hier „3400: Wareneingang / Futter und Material“. Den Text kannst du noch genauer machen. Klicke auf „Zahlung hinzufügen“. Auch diese Ausgabe steht jetzt in der Liste.
Sonderfälle und Tipps
Normale PDF-Rechnungen ohne eingebettete Daten lädst du nicht oben ein, sondern unten im Feld „Beleg“. Erscheint „Validierung der elektronischen Rechnung fehlgeschlagen.“, ist die Datei keine gültige E-Rechnung. Dann erfasst du die Ausgabe von Hand und hängst die Datei als Beleg an. Eine gebuchte Ausgabe lässt sich nicht ändern. Hast du dich vertan, stornierst du sie mit diesem Symbol und erfasst sie neu. Im DATEV-Export steht jede Ausgabe mit „A“ und ihrer Nummer. Der hochgeladene Beleg liegt mit derselben Nummer im Beleg-Paket.
Zusammenfassung
Erfasse jede Ausgabe mit Betrag, Steuer, Buchungskonto und Beleg. E-Rechnungen liest du einfach ein und ergänzt den Rest. Im nächsten Video zeige ich dir die Finanzübersicht, die Berichte und die Auswertungen.