„DATEV Export“ ans Steuerbüro („Buchungskonten (DATEV)“)
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So bekommt dein Steuerbüro deine Einnahmen und Ausgaben. Wir tragen die DATEV-Stammdaten ein, legen ein Buchungskonto an, weisen Leistungen ihr Konto zu, beheben eine typische Fehlermeldung und exportieren den Monat als EXTF-Datei, Belege und Stammdaten.
Kapitel im Video
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„DATEV Export“ ans Steuerbüro („Buchungskonten (DATEV)“)
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Einleitung
Dein Steuerbüro braucht jeden Monat deine Einnahmen und Ausgaben. Mit dem DATEV-Export bekommst du sie als Datei, die das Steuerbüro direkt einlesen kann. Ich zeige dir die einmalige Einrichtung und dann den Export für Oktober. Dabei kommt eine Fehlermeldung, und wir beheben sie gemeinsam.
Die Seite DATEV Export
Du findest den Export links unter „Finanzen“, „DATEV Export“. Es gibt drei Knöpfe. „EXTF-Datei exportieren“ erstellt die Buchungen des Monats. Diese Datei liest das Steuerbüro ein. „Stammdaten exportieren“ liefert die Liste deiner Kunden. „Belege exportieren“ packt die Rechnungen und Ausgabebelege des Monats in eine ZIP-Datei. Darunter wählst du, was in den Export soll: nur Einnahmen, nur Ausgaben oder beides.
Einmalig: die DATEV-Stammdaten
Vor dem ersten Export fragst du dein Steuerbüro nach ein paar Angaben. Die trägst du unter „System“, „Einstellungen“ im Bereich „DATEV“ ein. Das sind Beraternummer, Mandantennummer, der Beginn des Wirtschaftsjahres, die Sachkontenlänge und das Gegenkonto für Ausgaben, zum Beispiel deine Bank. Zum Ändern klickst du beim Eintrag auf den Stift, trägst den Wert ein und speicherst. Hier siehst du eine erfundene Beraternummer. Den Beginn des Wirtschaftsjahres schreibst du ohne Punkte: erst das Jahr, dann Monat und Tag.
Einmalig: Buchungskonten anlegen
Als Nächstes brauchst du Buchungskonten. Öffne „Stammdaten“ und dann „Buchungskonten (DATEV)“. Einnahmen-Konten sind für deine Leistungen, zum Beispiel 8400 für Umsätze mit 19 Prozent. Ausgaben-Konten sind für deine Kosten. Welche Nummern du brauchst, sagt dir dein Steuerbüro. Für jeden Steuersatz brauchst du ein eigenes Einnahmen-Konto. Wir legen ein Konto für Fortbildungen an. Klicke auf „Buchungskonto hinzufügen“. Wähle den Typ „Ausgaben“. Trag als Konto 4945 ein und als Beschreibung „Fortbildungskosten“. Klicke auf „Buchungskonto hinzufügen“. Das neue Konto steht jetzt in der Liste.
Einmalig: Konten zuweisen
Jede Leistung braucht ihr Einnahmen-Konto. Du wählst es in der Leistung im Feld „Buchungskonto (DATEV)“. Ausgaben bekommen ihr Konto, wenn du sie unter „Eingangsbelege“ erfasst. Freie Positionen auf einer Rechnung bekommen es beim Anlegen.
Der Monatsexport
Prüfe vorher, ob alle Rechnungen des Monats abgeschlossen und alle Ausgaben erfasst sind. Dann wähle Monat und Jahr, hier Oktober 2026. Als Umfang nehmen wir „Einnahmen und Ausgaben“. Klicke auf „EXTF-Datei exportieren“. Statt der Datei kommt eine Liste mit Fehlern: „Buchungskonto für Leistung 175 nicht angegeben.“ Die Zahl ist die Nummer der Leistung. Öffne unter „Stammdaten“, „Leistungen“ die Leistung 175, bei uns die „Einzelstunde 60 Minuten“. Wähle das Konto 8400 „Umsätze 19%“. Klicke auf „Speichern“. Danach exportierst du noch einmal. Jetzt klappt es, und die Datei wird heruntergeladen. So sieht ein Ausschnitt aus, zur Ansicht als Tabelle geöffnet. Oben stehen Ausgaben, im Belegfeld mit „A“ und der Nummer der Buchung. Darunter die Rechnungspositionen mit Rechnungsnummer und Kundenkonto. Maßgeblich ist bei Rechnungen das Rechnungsdatum, bei Ausgaben das Buchungsdatum. Entwürfe sind nie im Export. Klicke danach auf „Belege exportieren“. Du bekommst eine ZIP-Datei mit den Rechnungen und deinen Ausgabebelegen. Beim ersten Mal, oder wenn das Steuerbüro darum bittet, klickst du auf „Stammdaten exportieren“. Darin stehen Kundennummer und Name aller Kontakte. Die Kundennummer ist eine 1 vor der Kontaktnummer, mit Nullen aufgefüllt. Fenja mit der Nummer 248 wird zu 10248. Schick die Dateien an dein Steuerbüro. Den Export kannst du beliebig oft wiederholen. Er ändert nichts an deinen Daten.
Tipps bei Fehlern
Der Haken „Fehler beim Export ignorieren“ erzwingt die Datei trotz Fehlern. Dann fehlen darin Konten, die jemand von Hand nachtragen muss. Nimm ihn nur im Notfall. Behebe Fehler lieber gleich. Eine Ausgabe ohne Konto stornierst du und erfasst sie neu mit Konto.
Zusammenfassung
Einmal Stammdaten und Buchungskonten einrichten und jeder Leistung ein Konto geben. Dann jeden Monat die Datei und die Belege exportieren. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Eingangsbelege erfasst und E-Rechnungen einliest.