Das „Kassenbuch“ und die Quittung

Einleitung
Zahlt ein Kunde bar, gehört das Geld ins Kassenbuch. PetWorkers führt es für dich, mit Kassenbestand nach jeder Buchung und einer Quittung zu jeder Einzahlung. Unser Beispiel: Wir legen ein neues Kassenbuch an, buchen 150 Euro Anfangsbestand und kassieren eine Rechnung von Tom Vorlage über 65 Euro bar. Vorweg die Regeln: Es ist immer genau ein Kassenbuch aktiv. Einträge lassen sich nie löschen oder ändern, und der Bestand kann nie unter null fallen.

Ein Kassenbuch anlegen
Öffne links „Stammdaten“ und dann „Kassenbücher“. Klicke auf „Kassenbuch hinzufügen“. Gib einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel „Kasse Hundeschule 2026“. Wähle ihn mit Bedacht: Er lässt sich später nicht mehr ändern. Bei „Bemerkungen“ kannst du festhalten, wofür die Kasse ist, zum Beispiel „Bargeld am Empfang“. Setze das Häkchen „Aktiv“. Alle anderen Kassenbücher verlieren dann ihren Aktiv-Status, und die Umstellung wird protokolliert. Klicke auf „Kassenbuch hinzufügen“. Das neue Buch steht jetzt in der Liste und ist aktiv. Löschen lässt es sich aus steuerlichen Gründen nicht mehr.

Der erste Eintrag: Anfangsbestand
Gebucht wird unter „Finanzen“, „Kassenbuch“. Oben steht immer das aktive Buch. Das Datum ist heute vorgewählt. Trage hier das Belegdatum ein. Bei „Art“ wählst du „Einzahlung“, wenn Geld in die Kasse kommt, oder „Entnahme“, wenn Geld rausgeht. Der Betrag ist immer positiv, hier 150 Euro. Daneben die enthaltene Umsatzsteuer in Prozent. Beim Anfangsbestand ist das 0. Der Buchungstext ist Pflicht. Schreib ihn so, dass du ihn in einem Jahr noch verstehst. Klicke auf „Speichern“. Die Meldung „Gebucht.“ bestätigt den Eintrag.

Rechnung bar kassieren und Entnahmen
Tom zahlt seine Rechnung über 65 Euro bar. Wir buchen eine Einzahlung von 65 Euro mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Wähle bei „Beleg“ die offene Rechnung. Die Liste zeigt alle offenen Rechnungen mit Nummer, Kunde und offenem Betrag. Dann entsteht auf der Rechnung zusätzlich eine Zahlung mit der Zahlart „Bar“. Der Kontakt wird aus der Rechnung übernommen. Nach dem Speichern steht die Rechnung sofort auf „Bezahlt“. Zahlt der Kunde nur einen Teil, buchst du einfach diesen Betrag. Kaufst du bar ein, wählst du „Entnahme“. Hier 18 Euro 50 für Leckerlis. Unter „Beleg für Entnahme“ kannst du den Kassenzettel als PDF oder Foto hochladen. Willst du mehr entnehmen, als in der Kasse ist, lehnt PetWorkers ab: „Buchung nicht möglich. Kassenbuch kann keine negativen Beträge aufweisen.“ Prüfe dann, ob eine Einzahlung fehlt.

Buchungsliste und Quittung
Unter dem Formular stehen alle Buchungen, die neueste oben. Rechts der Kassenbestand nach jeder Buchung, oben steht, was jetzt in der Kasse liegen muss. Bei der Barzahlung steht in der Spalte „Beleg“ die Rechnungsnummer. Zu jeder Einzahlung gibt es eine Quittung. Klicke auf das rote PDF-Symbol. Die Quittung zeigt Betrag, Umsatzsteuer, den Betrag in Worten, den Zahler und den Zweck. Du kannst sie ausdrucken und dem Kunden mitgeben. Über „CSV“ unter der Liste lädst du das Kassenbuch als Datei für dein Steuerbüro herunter.

Warum du Barzahlungen nicht stornierst
Unter „Finanzen“, „Finanzbuchungen“ steht die Barzahlung auch. Anders als bei den anderen Zahlungen fehlt rechts das Symbol zum Stornieren. Der Grund: Würde die Zahlung storniert, wäre die Rechnung wieder offen, das Geld läge aber weiter in der Kasse. Ist etwas schiefgegangen, gibst du das Geld zurück und buchst eine Entnahme. Für die Rechnung erstellst du eine Gutschrift und buchst die Entnahme darauf.

So sieht es dein Kunde
Tom sieht in seinem Kundenbereich unter „Rechnungen“, dass seine Rechnung jetzt bezahlt ist. Über das PDF-Symbol öffnet er sie jederzeit. Die Quittung bekommt er von dir ausgedruckt.

Zusammenfassung
Einmal ein Kassenbuch anlegen und aktiv setzen, dann jede Bargeldbewegung sofort erfassen. Bar bezahlte Rechnungen wählst du als Beleg. Im nächsten Video zeige ich dir die SEPA-Lastschrift: das Mandat und die Lastschriftdatei.