Aufgaben anlegen und erledigen

Einleitung
In diesem Video geht es um Aufgaben. Das sind kleine To-dos für dich und dein Team, zum Beispiel Futter bestellen oder die Wiese mähen. Deine offenen Aufgaben siehst du jeden Morgen auf dem Dashboard im Kasten „Aufgaben“. Als Beispiel legen wir die Aufgabe „Wiese mähen“ für die Trainerin Jana Probe an.

Wo du die Aufgaben findest
Klicke im Menü auf „Basisdaten“ und dann auf „Aufgaben“. Hier stehen alle Aufgaben deines Teams mit „Zuständig“, „Status“ und „Fällig“. Die Seite sehen alle Mitarbeiter mit eigenem Zugang. Deine Kunden sehen deine Aufgaben nicht.

Eine Aufgabe anlegen
Klicke rechts oben auf „Aufgabe hinzufügen“. Das Formular hat nur wenige Felder. Ich gehe sie mit dir der Reihe nach durch. Ins Feld „Aufgabe“ schreibst du, was zu tun ist. Schreib es so, dass jeder im Team es ohne Rückfrage versteht. Bei „Fällig“ trägst du ein, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Hier der 6. November. Das Feld kannst du auch leer lassen. Bei „Zuständig“ wählst du, wer sich darum kümmert. Vorgewählt bist du selbst. Wir wählen Jana Probe. Die Aufgabe erscheint dann auf Janas Dashboard, sobald sie sich anmeldet. Die Auswahl enthält alle Kontakte, auch Kunden. Wähle trotzdem nur jemanden aus deinem Team. Der „Status“ steht beim Anlegen auf „Offen“. Das lässt du so. Setzt du diesen Haken, bekommt die zuständige Person eine E-Mail und eine interne Nachricht. Ohne Haken wird niemand benachrichtigt. Klicke unten auf „Aufgabe hinzufügen“. Fertig. Die Aufgabe steht jetzt in der Liste, mit Jana Probe als zuständig, Status „Offen“ und dem Fälligkeitsdatum. Auf deinem eigenen Dashboard erscheint sie nicht. Dort stehen nur Aufgaben, für die du selbst zuständig bist.

Eine Aufgabe erledigen
Ist die Arbeit getan, öffnest du die Aufgabe mit dem Stift rechts in der Zeile. Beim „Status“ gibt es drei Stufen: „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Wichtig: Das Dashboard zeigt nur offene Aufgaben. Steht eine Aufgabe auf „In Bearbeitung“, findest du sie nur noch hier in der Liste. Die Wiese ist gemäht. Also wählst du „Erledigt“. Klicke auf „Änderungen speichern“. In der Liste steht jetzt „Erledigt“. So sieht jeder im Team, dass sich niemand mehr darum kümmern muss.

Tipps
Willst du etwas ändern, zum Beispiel das Fälligkeitsdatum oder die zuständige Person, öffnest du die Aufgabe ebenfalls mit dem Stift. Brauchst du eine Aufgabe gar nicht mehr, löschst du sie mit dem Papierkorb-Symbol. Erledigte Aufgaben kannst du aber auch einfach stehen lassen. Werden es viele Aufgaben, gibst du oben einen Suchbegriff ein und klickst auf „suchen“. Ganz schnell geht es auf dem Dashboard: Tippe die Aufgabe in das Feld „Aufgabe eingeben“ und klicke auf das Plus. So eine Aufgabe gehört immer dir selbst, hat kein Fälligkeitsdatum und benachrichtigt niemanden. Auch über den „Schnellzugriff“ oben links legst du jederzeit eine neue Aufgabe an.

Zusammenfassung
Aufgaben legst du unter „Basisdaten“, „Aufgaben“ an, mit Zuständigkeit und Fälligkeit. Offene Aufgaben stehen auf dem Dashboard der zuständigen Person. Ist etwas getan, setzt du den Status auf „Erledigt“. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du mit dem CRM Gespräche und Wiedervorlagen festhältst.