Einen Einzeltermin anlegen, abrechnen und absagen

Einleitung
Ein Einzeltermin ist ein Termin mit genau einem Kunden, zum Beispiel eine Trainingsstunde, eine Beratung oder ein Pflegetermin. Als Beispiel bekommt Fenja Beispiel mit ihrem Hund Bruno eine Einzelstunde bei Trainerin Jana Probe, am 17. November um 14 Uhr. Klicke links auf „Terminverwaltung“ und dann auf „Einzeltermine“. Oben stehen die anstehenden Termine, darunter die vergangenen. Jede Zeile zeigt Termin, Halter, Trainer, Zahlweise und Treffpunkt.

Den Termin anlegen
Klicke oben rechts auf „Termin hinzufügen“. Das Formular hat mehrere Abschnitte. Über diese Leiste springst du direkt dorthin. Oben stehen die aktuellen Sperrzeiten, also Urlaube und Schließtage. Sie sind nur ein Hinweis für dich, gesperrt wird nichts. Bei „Terminart“ wählst du „Einzeltermin Hundeschule“. Dann trägst du Datum, Beginn und Ende ein: den 17. November, von 14 bis 15 Uhr. Bei „Kunde“ wählst du Fenja Beispiel. In Klammern stehen ihre Tiere, hier Bruno. Bei „Mitarbeiter“ wählst du Jana Probe. Ein Co-Mitarbeiter ist freiwillig, zum Beispiel für eine Auszubildende. Unter „Terminnotizen für den Kunden“ schreibst du, was Fenja vorab wissen soll. Der Text steht in ihrer Terminmail. Mit diesem Haken bekommen Fenja und Jana eine Terminmail. Ohne Haken geht keine Mail raus. Wir lassen ihn heute leer. Das Feld „Stornoanfragen möglich vor dem Termin“ lassen wir leer. Dann gilt die Vorgabe aus den Einstellungen, ab Werk 48 Stunden.

Kosten, Treffpunkt und Notizen
Im Abschnitt „Kosten“ wählst du die Leistung „Einzelstunde“. Der Faktor ist die Anzahl der Einheiten, für eineinhalb Stunden trägst du 1,5 ein. Fährst du zum Kunden, wählst du hier eine Anfahrtspauschale oder Anfahrtkosten je Kilometer. Als Treffpunkt nehmen wir den „Trainingsplatz Hundeschule“. Mit „Benutzerdefiniert“ beschreibst du einen anderen Ort im Feld darunter. Mit „Zahlung per Gruppen-Multipass“ bezahlt der Kunde den Termin mit seiner Stempelkarte für Gruppenstunden. Dieser zweite Abschnitt ist für längere Texte, etwa Trainingsinhalte und Hausaufgaben. Fenja liest ihn im Kundenbereich beim Termin. Unter „Interne Vermerke“ schreibst du Notizen nur für dein Team. Fenja sieht sie nie. Zum Schluss klickst du auf „Einzeltermin hinzufügen“. Der Termin steht jetzt in der Liste und im Terminplaner, mit Fenja, Jana und dem Treffpunkt.

So rechnet PetWorkers ab
Unter „Zahlweise“ steht „Rechnung/Bar“. Die Stunde liegt jetzt als offene Position in der Leistungsverwaltung und kommt auf die nächste Rechnung. Hat Fenja eine gültige Stempelkarte für genau diese Leistung, bucht PetWorkers den Termin stattdessen von der Karte ab. Wichtig: Kunde, Leistung und Faktor legst du nur beim Anlegen fest. Danach sind sie gesperrt, weil die Abrechnung daran hängt.

Ändern und absagen
Zum Ändern klickst du in der Zeile auf den Stift. Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Treffpunkt kannst du ändern. Der Mail-Haken ist dabei immer leer. Setze ihn, wenn Fenja die neuen Daten bekommen soll. Stimmt der Kunde oder die Leistung nicht, sagst du den Termin ab und legst ihn neu an. Zum Absagen klickst du in der Zeile auf den Papierkorb. PetWorkers fragt nach und warnt: Die Buchung wird gelöscht oder storniert, wenn nötig mit Gutschrift. Mit diesem Haken bekommt Fenja eine Absage per Mail. Dann klickst du auf „Termin absagen“. Ist die Stunde noch nicht abgerechnet, verschwindet die Position. Sonst entsteht eine Gutschrift. Eine Stempelkarte bekommt ihre Einheiten zurück.

Archivieren und weitere Wege
Oben rechts stehen zwei Symbole. Das zweite archiviert sofort alle Termine, die länger als 7 Tage zurückliegen. Archivierte Termine verschwinden aus den Listen, bleiben aber mit allen Daten erhalten. Archiviere erst, wenn die Termine abgerechnet sind. Mit dem ersten Symbol öffnest du das Archiv. Einen einzelnen Termin archivierst du im Formular mit dem Haken „Termin archivieren“. Schneller geht es aus der Kartei des Kunden. Mit diesem Symbol ist Fenja im neuen Termin schon eingetragen. Oder du nimmst links oben den Schnellzugriff mit „Einzeltermin anlegen“.

So sieht es deine Kundin
Fenja öffnet im Kundenbereich den Reiter „Einzeltermine“. Dort steht der Termin mit Uhrzeit, Trainerin und Treffpunkt. Unter „Protokoll & Bemerkungen zum Termin“ liest sie deine Notizen zur Stunde. Bis zur Frist kann sie hier eine Stornierung anfragen. Wie du darauf antwortest, zeige ich dir in einem eigenen Video.

Zusammenfassung
Termin hinzufügen, Terminart, Datum, Kunde und Mitarbeiter wählen, dann Leistung und Treffpunkt. PetWorkers rechnet über Stempelkarte oder Rechnung ab. Im nächsten Video zeige ich dir den Terminplaner, deinen Kalender mit allen Terminen.